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Ciao, in questo articolo voglio farti conoscere come il mio Studio online si organizza e affronta il periodo delle scadenze.
Premessa
Lo Studio ha scelto di affidare il settore delle scadenze non ai collaboratori che gestiscono le singole ditte clienti ma ad un collaboratore ad hoc cui viene chiesto di seguire l’iter illustrato nelle slide successive.
Lo Studio garantisce a ciascun cliente un appuntamento mensile per visionare il bilancio relativo al mese appena chiuso. Ciò implica che ciascuna ditta venga gestita come se fosse in regime mensile per cassa (con registrazione MENSILE sia delle fatture che dell’estratto conto), anche se il regime in essere è trimestrale ordinario. Ciò implica una pronta rilevazione sia delle ritenute che di altre scadenze «spot» (ad esempio le ritenute sugli utili distribuiti, l’imposta di bollo, ecc.).
Raccordo tra settore Contabilità e settore Scadenze
Ciascun contabile, ogniqualvolta rileva, registrando, un evento che genera una scadenza fiscale:
1) avvisa il Collaboratore incaricato di gestire le scadenze nel gruppo WhatsApp dedicato;
2) aggiorna il report Excel in Drive, inserendo l’importo da versare nell’apposita casella;
3) anticipa via e-mail al cliente che, alla data x, dovrà essere versato l’importo y per il tributo z
La gestione della scadenza
Il Collaboratore, cui è affidata la gestione della scadenza, una volta avvisato dal Contabile, verifica a quale tipologia di cliente appartiene la ditta ossia:
«E» (Entratel), ossia cliente che affida allo Studio la trasmissione degli F24
oppure
«C» (Cartaceo), ossia il cliente che, una volta ricevuto il modello F24, si occupa, in autonomia, del versamento tramite Home Banking o F24 Web
ATTENZIONE
Vi sono clienti «ibridi», ossia clienti che normalmente si occupano in autonomia del pagamento ma che, saltuariamente, delegano lo Studio alla presentazione tramite Entratel (quando vi sono tributi a credito, quando il cliente è fuori Ufficio, ecc.).
Nel caso in cui su Passepartout siano presenti più coordinate bancarie occorre ricordarsi di chiedere al cliente su quale IBAN addebitare il modello F24.
In caso di F24 generati dalla procedura dei dichiarativi occorre ricordarsi di verificare IBAN di addebito proposto dal programma in quanto potrebbe essere rimasto agganciato un IBAN in disuso inserito in occasione di precedenti dichiarativi ed attualmente non più in uso.
La Gestione del Cliente «E» parte prima
a. Scadenze generate dal Programma di contabilità (IVA, ritenute, imposta di bollo FE, imposte sui redditi)
Il collaboratore che gestisce le scadenze, una volta avvisato della scadenza dal contabile o dal collaboratore che gestisce i dichiarativi:
1) genera il modello F24 seguendo la procedura da manuale;
2) invia, al cliente, un’e-mail allegando il modello F24 e chiedendo autorizzazione all’addebito,
3) in caso di imposte sui redditi, fornisce l’importo totale ma, contestualmente, chiede indicazioni sul numero di rate in cui, eventualmente, il cliente desidera suddividere i tributi,
4) qualora non ottenga un riscontro, invia un sollecito, un ulteriore sollecito ed avvisa, nel gruppo dedicato alla scadenza, del mancato riscontro, in modo che, chi si occupa ei rapporti con i clienti prenda contatto diversamente ed ottenga una risposta,
5) gestisce la scadenza, in base alle indicazioni del contabile (via WhatsApp) e del cliente (via e-mail),
6) invia la scadenza tramite Entratel,
7) monitora la scadenza (pallino grigio e giallo sul software Pass),
8) aggiorna, step by step, il report condiviso in Drive,
9) dopo la scadenza, sincronizza e scarica le ricevute (pallino verde in Pass)
La Gestione del Cliente «E» parte seconda
B) Scadenze NON generate dal programma (paghe, F24 trimestrali INPS artigiani e commercianti F24 da comunicazione di irregolarità ed altri F24 forniti dai clienti)
B1: PAGHE
Il Collaboratore, che si occupa dei rapporti tra Clienti e Consulenti del lavoro, segue un’apposita procedura sino ad arrivare alla conferma del cliente all’addebito, a questo punto: 1) salva il modello F24 in una cartella Drive, denominata «Paghe», creata nella cartella «Mese X» nella cartella Scadenze in Drive, come da screenshot gruppo
2) avvisa il Collaboratore che si occupa delle scadenze nel gruppo WhatsApp
3) aggiorna il report
Il Collaboratore che gestisce le scadenze:
1) preleva il modello dalla cartella Drive e lo carica su Pass seguendo la procedura da manuale,
2) invia la scadenza tramite Entratel,
3) monitora la scadenza (pallino grigio e giallo sul software Pass)
4) aggiorna, step by step, il report condiviso in Drive
5) dopo la scadenza, sincronizza e scarica le ricevute (pallino verde in Pass)
B2: F24 CONTRIBUTI TRIMESTRALI INPS ARTIGIANI E COMMERCIANTI
Il Collaboratore che gestisce le scadenze:
1) preleva il modello dal sito INPS e lo carica su Pass seguendo la procedura da manuale,
2) invia, al cliente, un’e-mail allegando il modello F24 e chiedendo autorizzazione all’addebito,
3) qualora non ottenga un riscontro, invia un sollecito, un ulteriore sollecito, ed avvisa nel gruppo dedicato alla scadenza del mancato riscontro in modo che, chi si occupa dei rapporti con i clienti, prenda contatto diversamente ed ottenga una risposta,
4) gestisce la scadenza in base alle indicazioni del cliente
5) invia la scadenza tramite Entratel ,
6) monitora la scadenza (pallino grigio e giallo sul software Pass)
7) aggiorna, step by step, il report condiviso in Drive
8) dopo la scadenza, sincronizza e scarica le ricevute (pallino verde in Pass)
B3: F24 da comunicazione di irregolarità ed altri F24 forniti dai clienti
Il Collaboratore che gestisce le scadenze:
1) ottiene il modello F24 dal collaboratore che ha verificato l’irregolarità o ricevuto il modello F24 dal cliente
oppure
2) verifica l’irregolarità, interloquisce con il cliente via e-mail, simulando le rate, ed ottiene indicazioni dal cliente,
3) carica il modello F24 su Pass, seguendo la procedura da manuale,
4) in caso di rate, prima della scadenza invia, al cliente, un’e-mail allegando il modello F24 chiedendo autorizzazione all’addebito,
5) qualora non ottenga un riscontro, invia un sollecito, un ulteriore sollecito, ed avvisa, nel gruppo dedicato alla scadenza, del mancato riscontro in modo che, chi si occupa dei rapporti con i clienti, prenda contatto diversamente ed ottenga una risposta,
6) gestisce la scadenza in base alle indicazioni del cliente,
7) invia la scadenza tramite Entratel,
8) monitora la scadenza (pallino grigio e giallo sul software Pass),
9) aggiorna, step by step, il report condiviso in Drive,
10) dopo la scadenza, sincronizza e scarica le ricevute (pallino verde in Pass)
La Gestione del Cliente «C»
A) Scadenze generate dal Programma di contabilità (IVA, ritenute, imposta di bollo FE, imposte sui redditi)
Il Collaboratore che gestisce le scadenze, una volta avvisato della scadenza dal contabile o dal collaboratore che gestisce i dichiarativi:
1) genera il modello F24 seguendo la procedura da manuale,
2) in caso di imposte sui redditi, fornisce l’importo totale ma, contestualmente, chiede indicazioni sul numero di rate in cui, eventualmente, il cliente desidera suddividere i tributi,
3) invia, al cliente, un’e-mail allegando il modello F24, precisando la data entro la quale il pagamento va effettuato,
4) aggiorna il report Excel condiviso in Drive,
5) in caso di imposte sui redditi rateizzate, invia, prima della scadenza, un promemoria della scadenza stessa.
B) Scadenze NON generate dal programma (paghe, F24 trimestrali INPS artigiani e commercianti F24 da comunicazione di irregolarità ed altri F24 forniti dai clienti)
B1: PAGHE
Il Collaboratore che gestisce le scadenze non deve fare nulla, perché l’intera procedura è seguita da altro Collaboratore.
B2: F24 CONTRIBUTI TRIMESTRALI INPS ARTIGIANI E COMMERCIANTI
Il Collaboratore che gestisce le scadenze:
1) preleva il modello dal sito INPS,
2) invia, al cliente, un’e-mail allegando il modello F24, precisando la data entro la quale il pagamento va effettuato,
3) aggiorna il report Excel condiviso in Drive.
B3: F24 da comunicazione di irregolarità ed altri F24 forniti dai clienti)
Il Collaboratore che gestisce le scadenze:
B3a) se è stato incaricato di verificare l’irregolarità
1) verifica l’irregolarità, interloquisce con il cliente via e-mail, simulando le rate, ed ottiene indicazioni dal cliente,
2) invia gli F24 cartacei al cliente, affinché gestisca la scadenza,
3) in caso di rate, prima della scadenza, invia, al cliente, un’e-mail di promemoria per ricordare la scadenza.
B3b) se l’irregolarità è stata verificata da altri collaboratori
1) riceve le indicazioni dal collaboratore in merito al numero di rate,
2) aggiorna il report in Excel e, prima della scadenza, invia al cliente un’e-mail di promemoria per ricordare la scadenza (non occorre allegare F24, già a mani del cliente).
Conclusioni
Con questo articolo ho voluto farti conoscere un altro aspetto del mio Studio e farti capire, un po’ più nel profondo, come io e il mio staff di collaboratori contabili ci muoviamo e interagiamo nel mio Studio.
A questo punto voglio, però, ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.
Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi alla e-mail info@contabilionline.com.
A presto.