Il compito dei contabili e la collaborazione del cliente. I 6 step per avere un bilancio aggiornato mensilmente

Oggi voglio ritornare su un argomento che ho già precedentemente trattato.

Voglio soffermarmi di nuovo su questo argomento, perché penso che sia di fondamentale importanza il fatto che venga compreso appieno non solo da chi sta già collaborando con me, nel mio Studio, ma anche da chi leggendo i miei articoli, sia in procinto di proporre la propria candidatura.

Una volta chiara la data entro la quale le registrazioni devono essere fatte, i contabili possono, nella massima autonomia organizzativa, gestire il lavoro tenendo conto di due importanti punti:

  • la data di consegna del lavoro
  • la massima precisione del lavoro che verrà consegnato

I due punti sono importantissimi, perché permetteranno, a chi si occupa di gestire gli incontri mensili con i clienti, di fornire bilanci, su cui l’imprenditore, con l’aiuto dello Studio, svilupperà pianificazioni e strategie.

Per i passaggi specifici vi suggerisco di leggere un articolo dedicato proprio a questo.

L’aspetto su cui mi preme fermare, oggi, la vostra attenzione riguarda soprattutto i due punti evidenziati sopra.

Solo una disponibile collaborazione, la serietà, il rispetto degli impegni presi e la correttezza nello svolgere e presentare (al meglio) il proprio lavoro nel tempo stabilito, permettono di contraddistinguere il mio Studio fornendo quello che reputo essere il fiore all’occhiello: il servizio del bilancio controllato mensile.

Essere proattivi

C’è un termine che amo usare: “proattività”.

Cosa intendo con questo termine? Intendo la capacità di attivarsi in modo spontaneo per risolvere un problema.

E, quando un collaboratore dello Studio ha la possibilità di dimostrare di possedere questa capacità?

Quando non aspetta che cada la manna dal cielo e si attiva per “procurarsi” ciò che gli occorre per poter proseguire il proprio lavoro e consegnarlo nei tempi previsti e stabiliti.

Ciascun collaboratore di Studio può trovarsi nella situazione di dover dimostrare di possedere questa capacità, ma in questo articolo voglio concentrarmi sui contabili.

Il fiore all’occhiello dello Studio, il servizio per cui i clienti scelgono questo Studio, è il Bilancio controllato mensile finalizzato ad ottimizzare l’Efficacia fiscale.

Giocoforza il ruolo dei contabili è fondamentale.

Il compito dei contabili

Quando un cliente non mette a disposizione, spontaneamente, i documenti necessari per aggiornare la contabilità è compito dei contabili insistere per ottenerli.

Lo stesso nel caso in cui, contabilizzando, ci si accorga che occorrono delucidazioni, informazioni, ulteriore documentazione.

Non importa che un cliente sia in contabilità trimestrale, non importa che abbia o non abbia fissato un appuntamento: lo Studio deve essere in condizioni di poter consegnare il bilancio aggiornato mensilmente.

E, l’impossibilità di farlo deve essere per totale responsabilità del cliente (a cui verrà data prova scritta di essere stato ripetutamente sollecitato), non per disattenzione o scarso impegno del contabile.

Gli step

Io sono consapevole del fatto che, nella maggior parte degli Studi “non funziona così”, che il bilancio controllato, se si fa, è una volta all’anno a ridosso delle scadenze, e che i contabili non sono abituati a questo modus operandi.

Per questo ho delineato un vero e proprio percorso a step, che monitoro personalmente grazie ad una serie di report (argomento che approfondirò in un altro articolo).

Ed ecco gli step:

  1. Import fatture di acquisto e vendita e registrazione delle stesse, nei primissimi giorni del mese (ATTENZIONE: occorre stare molto attenti ad effettuare l’import correttamente, ossia in base al metodo di liquidazione che viene scelto dallo Studi. Si può decidere di inserire nella liquidazione mensile, o trimestrale che sia, tutte le fatture con data a fine mese/fine ultimo mese del trimestre comprese quelle inviate a SDI nei 12 giorni successivi alla fine del mese/ultimo mese del trimestre, oppure, si può decidere di inserire, nella liquidazione mensile o trimestrale, le sole fatture inviate a SDI entro l’ultimo giorno del mese/ultimo giorno del trimestre. Io ho scelto questo secondo metodo di liquidazione.
  2. Registrazione lista movimenti mensile (CC, carte, PayPal, ecc.).
  3. Registrazioni ricavi e costi non rappresentati da pezze contabili, ma emergenti dalla registrazione della lista movimenti (ad esempio, le assicurazioni…e qui si potrebbe aprire il discorso dei ratei, dei risconti e degli automatismi, ma ne parleremo successivamente).
  4. Registrazione fatture estere (ed eventuale registrazione fatture integrative estere, nel caso in cui non se ne occupi il cliente).
  5. Verifica che il cliente non abbia inviato a SDI fatture di vendita nei 12 giorni (procedendo con un nuovo import; i gestionali di nuova generazione riconoscono le fatture già registrate da quelle da registrare e propongono solo queste ultime per la contabilizzazione).
  6. Last but not least: il controllo dei protocolli.

La collaborazione del cliente

Questi, elencati sopra, i 6 step.

Leggendoli vedrai che di questi 6 punti,

  • 4 sono in totale autonomia del collaboratore
  • solo 2 necessitano della collaborazione del cliente: i punti 2 e 4.

E, se teniamo conto del fatto che i clienti dello Studio ci scelgono per fruire del servizio di contabilità controllata mensile, intuirete da soli che, salvo rari casi, i clienti sono sempre disponibili ad esaudire, in tempi rapidi, rispondendo ad ogni richiesta.

Richiesta che, se viene inviata via e-mail, oltre a “lasciare traccia” , può essere monitorata anche da altri collaboratori; fermo restando che, in questa catena di montaggio che porta alla produzione di un servizio perfetto, nessun collaboratore viene lasciato in balia di se stesso.

Conclusioni

Con questo articolo, seppur breve, penso di aver spiegato quanto sia fondamentale la capacità di un collaboratore di essere autonomo, quanto sia importante rispettare gli step e quanto sia necessario “cercarsi” il lavoro quando il lavoro tarda ad arrivare da solo.

Ed ho anche fatto accenno agli argomenti dei prossimi articoli: i report e gli automatismi.

A questo punto, dopo aver dedicato tutto l’articolo ai contabili, voglio ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.

Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.

Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).

Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.

Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.

Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.

Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.

Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi all’e-mail info@contabilionline.com.

A presto.

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