Il processo di contabilizzazione (dalla raccolta dei documenti al bilancio mensile)

In questo articolo ho deciso di descrivere come funziona, nei fatti, il processo di contabilizzazione.

Il processo di contabilizzazione inizia con la raccolta dei documenti contabili e termina con la messa a disposizione del bilancio mensile, servizio fiore all’occhiello del mio Studio.

Vedremo insieme come i clienti dello Studio forniscono i documenti che non possiamo recuperare dal cassetto fatture e corrispettivi e la tempistica di registrazione.

Archiviazione documenti per la registrazione

I clienti utilizzano questi sistemi di messa a disposizione dei documenti non reperibili da cassetto:

  • INVIO TRAMITE E-MAIL (in questo caso i documenti vengono salvati in drive dallo Studio)
  • CARICAMENTO IN DRIVE/ONEDRIVE
  • CARICAMENTO IN DROPBOX
  • CARICAMENTO SU FATTURA24
  • CARICAMENTO SI FATTUREINCLOUDE

CARICAMENTO SU QONTO ed altri conti correnti che consentono l’archiviazione

Accesso agli archivi contabilità e paghe

Ciascun collaboratore viene rendicontato, in sede di assegnazione del cliente, sulla modalità di messa a disposizione scelta dal cliente.

DRIVE: nel mio Studio è stata creata una cartella condivisa accessibile da tutti i collaboratori che forniscono il proprio indirizzo e-mail. In questa cartella è presente la sottocartella CLIENTI che, a sua volta contiene le cartelle dedicate a ciascun cliente che ha scelto questa modalità di archiviazione. E’ la modalità scelta dallo Studio per i clienti che inviano la documentazione via e-mail/whatsapp.

ONEDRIVE: i clienti vengono invitati a condividere la cartella con l’indirizzo e-mail messo a disposizione dallo Studio a ciascun collaboratore, in modo che questi possa accedere e prelevare i documenti

DROPBOX: per non intasare lo spazio Dropbox gratuito del Dropbox dei collaboratori condividendo le cartelle, si è deciso di utilizzare un account gmail ad hoc,la cui password viene condivisa all’inizio al momento opportuno. I collaboratori accedono tramite questo account.

FATTURA24-FATTUREINCLOUD-QONTO (ed altri conti correnti): i clienti delegano lo Studio all’accesso per la consultazione; lo Studio fornisce ai collaboratori le credenziali di accesso (utente e password).

Note su invio e-mail

Le e-mail ai clienti vengono inviate, dai contabili e da chi gestisce le scadenze da un indirizzo e-mail creato ad hoc.

L’e-mail deve essere firmata dal collaboratore; è un modo carino per personalizzare il rapporto cliente/Studio.

Step 1 : richiesta e registrazione fatture

Il primo giorno del mese i contabili procedono con la richiesta delle fatture attive passive; non appena disponibili si procede con la registrazione.

Scelte dello Studio:

  • Le fatture di acquisto vanno registrata per data di ricezione a SDI e NON per data fattura;
  • le fatture la cui descrizione lascia dei dubbi vanno registrate in un conto transitorio;
  • Il giorno 13 va chiesto uno scarico cautelativo delle sole fatture emesse.

Step 2: registrazione estratto conto/lista movimenti-sollecito documenti

  • Lo Studio, tramite un collaboratore ad hoc,  invia, a tutti i clienti, una e-mail circolare con un promemoria dei documenti che questi devono produrre/mettere a disposizione (lista movimenti, fatture cartacee estere, quietanze di polizze, ecc.)
  • Entro il giorno 05 i clienti devono aver messo a disposizione la lista movimenti.
  • Chi non ha ancora proceduto va sollecitato direttamente dai contabili.
  • Il giorno 09 viene inviato un ulteriore sollecito.
  • L’obiettivo è ottenere la lista al massimo entro  il giorno  10 perché registrando la lista movimenti si ha la possibilità di comprendere se il cliente ha prodotto tutta la documentazione necessaria.

IN PRIMIS LE FATTURE CARTACEE ESTERE

          (memo invio autofattura entro il giorno 15 del mese successivo)

IN SECUNDIS EVENTUALI RITENUTE DI ACCONTO

  • Una volta registrato l’estratto conto, se insorgono/permangono dubbi e/o mancano documenti, Il contabile invia un’e-mail per richiedere documenti/chiarimenti.

La gestione delle scadenze (parte prima)

 I contabili

  1. Inviano ai clienti un’e-mail INFORMATIVA con indicato importo IVA a debito e ritenute di acconto rilevate; qualora la liquidazione mensile si chiuda con un credito IVA, tale circostanza va comunicata al cliente, così come va comunicata l’assenza di ritenute di acconto. Non occorre allegare F24. Gli F24 vengono generati e gestiti dai collaboratori che si occupano della gestione delle scadenze.
  2. Avvisano i collaboratori che gestiscono le scadenze, tramite un messaggio nel gruppo dedicato alle scadenze, ed aggiornano il report presente nella cartella drive, indicando l’importo a debito nella casella dedicata al tributo.

La gestione delle scadenze (parte seconda)

 I collaboratori che gestiscono le scadenze

1)            Inviano una e-mail al cliente in particolare:

  • Clienti Entratel: viene inviata un’e-mail con copia del modello F24 cartaceo chiedendo autorizzazione all’addebito. In caso di mancata risposta vanno inviati ulteriori 2 solleciti e messo un messaggio nel gruppo scadenze in modo che, chi gestisce il rapporto telefonico con il cliente, provveda a contattarlo. La fase successiva è l’invio del modello F24 tramite la funzione messa a disposizione dal gestionale.
  • Clienti che gestiscono da sé le scadenze: viene inviata un’e-mail con copia del modello F24, precisando la data della scadenza;

2)      aggiornano il report step by step

Raccordo contabilità e bilanci mensili

I clienti fissano l’appuntamento per il bilancio mensile tramite una app di prenotazione (noi usiamo Koalendar). Man mano che gli appuntamenti vengono fissati, la data viene indicata in un file Excel presente nella cartella drive condivisa.

Entro il giorno 30/31 di ciascun mese il bilancio mensile viene, comunque,  inviato ai clienti (in modo da rispettare l’impegno anche con i clienti che non fissano l’appuntamento).

OGGETTO DELL’INCONTRO/E-MAIL DI FINE MESE

– il bilancio relativo al mese precedente;

– il file Excel con lo sviluppo dell’IVA a debito e dell’IVA a credito.

ELABORATI SULLA BASE DI CIO’ CHE I CLIENTI HANNO FORNITO spontaneamente e su richiesta del contabile.

I CONTABILI SONO, QUINDI, TENUTI A:

•       controllare le date di prenotazione degli appuntamenti su Koalendar e, in ogni caso, a registrare/richiedere/sollecitare per poter inviare il bilancio a fine mese.

Check list registrazioni contabili

Ogni mese

  1. va effettuata la stampa registri IVA acquisti e vendite per il controllo dei protocolli;
  2. va verificato che una fattura non sia stata, per errore, registrata due volte (il software ha un meccanismo di controllo ma è opportuno un doppio controllo);
  3. va verificato di aver registrato la fattura cartacea estera nel mese in cui è stata messa a disposizione dal cliente e va verificato che la relativa autofattura sia stata inviata (a seconda del caso), da noi o dal cliente, nei tempi di legge, ovverosia entro il 15 del mese successivo, la registrazione della fattura cartacea;
  4. va verificato di aver registrato le fatture nei sezionali corretti (precedentemente impostati) e/o va adottato un nuovo sezionale, se del caso;
  5. in sede di registrazione di fatture emesse o ricevute dall’estero, va controllato che l’anagrafica sia completa (incluso il numero di VAT, che solo in determinate circostanze può essere costituito da una serie di numeri 9);
  6. prestare attenzione al contenuto della fattura: in particolar modo alla presenza di risconti, cespiti, depositi cauzionali;
  7. in caso di leasing/mutui/prestiti fare attenzione a registrare correttamente la quota capitale, gli interessi e le eventuali spese di avviso rata;
  8. controllare il sottoconto normalmente utilizzato per una determinata prestazione: evitare di utilizzare conti diversi da un mese all’altro;
  9. controllare di non utilizzare, per distrazione, un conto patrimoniale, anziché un conto economico e viceversa (taluni sottoconti, se richiamati con una parola chiave, hanno una descrizione molto simile pur essendo di diversa natura);
  10. fare attenzione a registrare correttamente le paghe mensili;
  11. fare attenzione a rilevare correttamente i cespiti (natura del cespite, aliquota, durata di ammortamento);
  12. ricordarsi di registrare TUTTE le voci dell’estratto conto evitando di lasciare indietro le movimentazioni non chiare in attesa di risposte del cliente: in questi casi procedere alla registrazione utilizzando, TRANSITORIAMENTE, i conti (di natura patrimoniale) denominati  CLIENTI;
  13. CONTO ANTICIPI o FORNITORI CONTO ANTICIPI oppure il conto (di natura economica) denominato CONTO SOSPESO PER CORRETTA IMPUTAZIONE COSTO;
  14. ricordarsi, a fine anno, di rilevare  costi e ricavi qualora i clienti abbiano incassato importi o pagato importi senza aver emesso o aver ricevuto la relativa fattura con utilizzo, per tali operazioni di incasso e pagamento, DEI CONTI (DI NATURA PATRIMONIALE)  CLIENTI C/ANTICIPI e FORNITORI C/ANTICIPI;
  15. ricordarsi di chiedere ai clienti l’ammontare delle rimanenze entro il mese di gennaio dell’esercizio appena chiuso;
  16. utilizzare gli automatismi del software per registrare ratei/ risconti/ fatture da ricevere/fatture da emettere;
  17. caricare in allegato alla scrittura contabile il relativo documento tramite la funzione «docuvision»;
  18. utilizzare l’automatismo del software per registrare le fatture con ritenuta d’acconto e/o in regime forfettario al fine della corretta elaborazione delle CU e/o 770.

Appendice 1) Panoramica cartella drive condivisa

Panoramica del contenuto cartella drive condivisa «Contabilità gestite da collaboratori»

Appendice 2) Descrizione cartella drive condivisa

Le cartelle di interesse dei contabili sono queste:

SOTTOCARTELLA CLIENTI: all’interno si trovano le cartelle di tutti i clienti che hanno selezionato questa modalità di archiviazione o che inviano i documenti via e-mail (salvati in drive di nostra iniziativa):

  • Il file Excel denominato «REPORT AGGIORNAMENTO MENSILE CONTABILITA’», si tratta di un report utile per rendicontare Simone sullo status dei lavori;
  • Il file Excel denominato APPUNTAMENTI MENSILI CLIENTI», in cui vengono indicate le date in cui i clienti fissano gli appuntamenti per visionare il bilancio aggiornato al mese precedente. Chi non prenota l’appuntamento riceve comunque il bilancio (redatto con le sole informazioni disponibili) a fine mese.
  • Il file Word denominato «PAGHE»: contiene il link per accedere alla cartella paghe in cui vengono salvati i documenti relativi alle paghe elaborate dallo Studio.

SOTTOCARTELLA SCADENZE: in questa cartella è presente il report che va aggiornato ogniqualvolta, registrando, emerge un tributo da versare o per comunicare che un mese/trimestre chiude con un credito IVA ed assenza Di altri tributi da versare (ad esempio ritenute 1040).

SOTTOCARTELLA MATERIALE PER COLLABORAZIONE contiene:

  • i manuali ed  i video tutorial,
  • il file EXCEL denominato «DISTRIBUZIONE DITTE E ACCESSI» recante l’elenco delle ditte dei clienti, l’assegnazione ai collaboratori, le credenziali di accesso a cassetto fiscale, cassetto fatture e corrispettivi, INPS  e portali vari per cui abbiamo ottenuto la delega dal cliente, l’elenco dei clienti iscritti ad INPS e gli indirizzi e-mail dei clienti;

il file Excel denominato « REPORT COLLABORATORI PER CONTABILITA’ E PRESTAZIONI» ossia il facsimile del report che ciascun collaboratore deve compilare

Conclusioni

Grazie a questo articolo ora sai come, io e il mio staff di collaboratori contabili, ci muoviamo durante il processo di contabilizzazione, dalla raccolta dei documenti contabili sino alla messa a disposizione del bilancio mensile. E conosci anche come i clienti dello Studio forniscono i documenti che non possiamo recuperare dal cassetto fatture e corrispettivi e la tempistica di registrazione.

A questo punto voglio, però, ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.

Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.

Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).

Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.

Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.

Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.

Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.

Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi all’e-mail info@contabilionline.com.

A presto.

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