L’importanza dei files di gestione – I 5 files di gestione

In un recente articolo ho descritto i 6 step per avere un bilancio controllato mensilmente.

6 step che i contabili devono percorrere in modo da ottenere il prodotto fiore all’occhiello dello Studio: la Contabilità Controllata mensile.

In questo articolo voglio descriverti come, nonostante il rapporto virtuale, la dislocazione in varie regioni d’Italia, la mancanza del contatto fisico ed il lavoro svolto in orari non convenzionali, io riesco a mantenere il controllo della situazione, ad essere costantemente aggiornato sullo status dei lavori, sulle eventuali problematiche da affrontare e da risolvere.

Supervisione generale, su tutto ciò che accade nel mio Studio on line, proprio come se i collaboratori fossero a pochi metri da me; controllo che riesco ad ottenere grazie ai files di report.

I files di report sono molti, uno per ciascun settore e per ciascun adempimento, ma hanno una caratteristica in comune: sono fondamentali.

In questo articolo mi concentrerò sui files di report che devono essere compilati pressoché quotidianamente dai contabili ossia:

  • Il file Excel “Eventi clienti”
  • Il file Excel “Eventi Collaboratori”
  • Il file Excel “Report aggiornamento mensile contabilità
  • Il file Excel “Scadenze
  • Il file Excel “Report collaboratori per contabilità e pratiche

Sei pronto ad entrare nel mondo dei files di gestione?

Cominciamo…

Il file “Eventi clienti”

Quando si registra una contabilità, così come quando si interloquisce con il cliente, può capitare che emergano informazioni che è opportuno inserire in un file, sia a titolo di promemoria per i mesi a venire che per consentire ad altri collaboratori di svolgere la propria attività.

Faccio qualche esempio, per essere più chiaro.

Un cliente effettua un corposo versamento di fondi personali sul conto corrente della società, in questo caso si tratta di finanziamento socio, che va verbalizzato.

Un amministratore chiede il rimborso chilometrico, anche in questo caso occorre un verbale, il verbale che autorizza l’amministratore ad usare la propria auto.

Una S.r.l. affitta un locale ed intesta nuove utenze, in questo caso occorre predisporre una pratica di ComUnica (apertura UL).

E via dicendo.

Ovviamente, non è sufficiente compilare il file.

Se riporta informazioni utili per la contabilità, occorre ricordarsi di consultarlo il mese successivo.

Se contiene informazioni utili ai colleghi che si occupano dei verbali e/o delle pratiche di ComUnica, occorre avvisare (per agevolare queste comunicazioni, nel mio Studio online ho deciso di utilizzare i gruppi di WhatsApp).

Come si compila?

In modo semplice e intuitivo.

Il file si compone di diversi fogli, ciascun foglio è dedicato ad una società cliente.

È sufficiente inserire la data e la descrizione dell’ “evento” nel foglio dedicato alla società.

Ed il gioco è fatto.

Il file viene rivisto con me durante la riunione settimanale.

Il file “Eventi Collaboratori”

Ciascun collaboratore può trovarsi a dover chiudere piccoli, medi e grossi task, di varia natura.

I contabili non sono esentati da questo onere.

Nel mio Studio online i contabili non si limitano a registrare ma sono multitasking.

A volte un cliente chiede ausilio per la compilazione di un report di dati contabili, altre volte chiede un check particolare, altre volte la compilazione di format (note spesa, rimborsi chilometrici ed altro).

Capita spesso che questi task non vengano chiesti direttamente al contabile, ma vengano chiesti a me o ai collaboratori che, per varie ragioni, hanno rapporti più frequenti con i clienti.

Questi task vengono inseriti in un file, molto simile nella struttura a quello analizzato nel paragrafo precedente.

Vi è una sola differenza: i singoli fogli sono dedicati non alle società clienti, ma a ciascun collaboratore.

Ovviamente, anche in questo caso, il collaboratore non viene abbandonato a se stesso, viene avvisato, sempre tramite gruppo WhatsApp, dell’esistenza di un task da evadere.

L’esito del task verrà, poi, visto con me durante la riunione settimanale.

Il file “Report aggiornamento mensile contabilità”

E’ un file di estrema importanza.

Serve per tenere monitorato lo status delle registrazioni.

Quando, per un qualsiasi motivo (un impegno personale, un ritardo nella messa a disposizione dei documenti da parte del cliente, ecc.) una contabilità non può essere registrata dalla A e Z in un’unica occasione, è sufficiente indicare nel file cosa si è registrato e cosa no.

Questo file è molto utile anche ai collaboratori che si occupano degli incontri mensili, perché consultandolo possono sapere, in autonomia, a che punto è la contabilizzazione, se è possibile fare l’incontro o se è opportuno concordare, con il cliente, uno slittamento.

Come va compilato?

Non esiste uno schema standard.

Ti riporto quello che io ho scelto per il mio Studio online

DENOMINAZIONE DITTAESITONOTE
1FATTURE ATTIVE
2CORRISPETTIVI
3FATTURE PASSIVE
4FATTURE ESTERErilevate da estratto conto
5CHECK PROTOCOLLO
Acquisti
Vendite
Autofatture
6LISTE MOVIMENTI (registrazione e verifica saldo)incluse PayPal, carte, Stripe, ecc.
7ALTRI RICAVI/ENTRATE DA EC
8ALTRI COSTI/USCITE DA EC
9INVIO A CLIENTE Transitorio 1
10INVIO A CLIENTE Transitorio 2

A questo punto, immagino ti starai domandando cosa sono i conti “Transitorio 1” e “Transitorio 2”.

Si tratta dei sottoconti (uno patrimoniale, l’altro economico) per cui occorre la collaborazione del cliente.

A volte manca un documento (una fattura cartacea estera, la ricevuta di un collaboratore, una quietanza di assicurazione), altre volte si acquista da un fornitore che in fattura descrive il bene o il servizio con un codice, rendendo praticamente impossibile l’individuazione del sottoconto da movimentare.

In questi casi, come in ogni caso in cui vi sia un dubbio, l’operazione va comunque registrata in un sottoconto “transitorio”, che va inviato al cliente in modo da poter chiudere la contabilità.

Il file “Scadenze”

Si tratta di un file la cui corretta compilazione è fondamentale.

Come ho già scritto in un precedente articolo, nel mio Studio online ho deciso di affidare l’importantissimo settore delle scadenze ad un collaboratore dedicato a queste, e solo a queste, in modo che non sia distratto dal resto dell’attività di Studio.

Trattandosi di un collaboratore a sé stante, che non registra la contabilità, va avvisato ogni volta in cui, registrando, emerge una scadenza.

Come avviene questa interazione tra settore contabilità e settore scadenze?

Semplicemente inviando un messaggio nel gruppo WhatsApp dedicato ed aggiornando il report inserendo l’importo della scadenza nella casella corrispondente alla ditta e al tributo.

Un passaggio brevissimo, semplice ma fondamentale.

La corretta compilazione di questo file è uno degli aspetti su cui sono intransigente.

Il file “Report collaboratori per contabilità e pratiche”

Passo, ora, ad una rapida carrellata su questo file, comune a tutti i collaboratori di Studio non solo ai contabili, ed estraneo, in sé, alla contabilità, ai verbali, alle pratiche di ComUnica ed ai task.

Per essere breve, si tratta del file sulla cui base i collaboratori elaborano il compenso che spetta loro.

Ho voluto menzionarlo in questo articolo, dedicato ai contabili, perché il file dei contabili si compone di due sezioni:

– la rendicontazione delle prestazioni remunerate “a numero” (il gestionale in uso allo Studio consente di contare le registrazioni contabili).

– la rendicontazione delle pratiche “a tempo” (i task assegnati, gli incontri Meet con i clienti, l’invio delle e-mail di sollecito, ecc.).

In questo file ho aggiunto due campi che definisco “a scopo statistico”, destinati  a raccogliere dati che elaboro in ottica migliorativa.

Li descrivo con uno screenshot.

TEMPO NORMALMENTE DEDICATO ALLA PRATICA OFF LINETEMPO NORMALMENTE DEDICATO ALLA PRATICA ON LINEMOTIVAZIONE DELLO SCOSTAMENTO

Ebbene sì, sono consapevole che a lavorare online si hanno  numerosi vantaggi e pochissimi svantaggi.

Ed io, che sono un antesignano dello smart working, mi sono proposto di eliminare anche questi pochissimi svantaggi chiedendo ai collaboratori, in sintesi, di spiegarmi i motivi per cui una pratica on line è di più articolata realizzazione rispetto ad una pratica identica posta in essere in uno Studio fisico. Intervenendo in ottica risolutiva e migliorativa, se il motivo dipende dalla mia organizzazione.

Conclusioni

Leggendo questo articolo hai sicuramente compreso l’importanza dei files di gestione e sono certo che, se avrai l’occasione di collaborare con me, non sottovaluterai l’importanza di una corretta, quotidiana, costante compilazione e aggiornamento.

A questo punto, dopo aver dedicato tutto l’articolo ai contabili, voglio ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.

Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.

Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).

Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.

Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.

Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.

Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.

Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi all’e-mail info@contabilionline.com.

A presto.

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