Preparazione della chiusura dei bilanci 2023: checklist per i contabili

Nel mondo della contabilità, la chiusura dei bilanci è un momento cruciale dell’anno.

È il momento in cui si fa il punto della situazione, si analizzano i risultati ottenuti e si gettano le basi per l’anno successivo.

Per affrontare al meglio questo momento, è fondamentale essere ben organizzati e avere a disposizione una checklist dettagliata delle operazioni da svolgere.

In questo articolo condividerò con te la mia esperienza e ti fornirò una checklist per la preparazione della chiusura dei bilanci 2023.

Questa checklist è frutto della mia esperienza nel settore e spero possa essere di aiuto a tutti i contabili che si trovano ad affrontare questa importante fase del lavoro.

Come vedrai, proseguendo nella scrittura, la chiusura del bilancio è un lavoro di squadra che coinvolge il contabile, il cliente e chi si occupa di calcolare le imposte. Un lavoro di squadra che va organizzato, sincronizzato e che comporta il rispetto reciproco del lavoro di ciascuno.

Checklist

1.       Verifica saldi Conto Corrente

È fondamentale verificare i saldi dei conti correnti perché il saldo in contabilità deve essere identico, al centesimo, a quello riportato sugli estratti conto ufficiali.

2.       Verifica saldi clienti e fornitori

È necessario che i saldi dei clienti e fornitori rispecchino la realtà. In questa fase è fondamentale la collaborazione del cliente che deve confermare debiti e crediti, riferire eventuali accordi (ad esempio le compensazioni) e pagamenti/incassi in contanti.

3.       Verifica imputazione costi/ricavi

È importante verificare che tutti i costi e i ricavi siano stati imputati correttamente. In cosa consiste questa verifica? Consiste nel verificare che una determinata voce di costo sia inserita in bilancio come da indicazione del cliente (ovviamente se questa indicazione è plausibile). Capita spesso che servizi informatici siano considerati servizi internet da alcuni, spese di pubblicità da altri, sponsorizzate da altri ancora. Altrettanto spesso, ahimè, capita che, nella fretta, il contabile dimentichi di modificare il sottoconto che il programma propone di default (normalmente merci conto acquisti) con la conseguenza, imbarazzante, di dover spiegare al cliente il motivo per cui, ad esempio, un’utenza elettrica compare tra le merci acquistate. Ecco, questo va assolutamente evitato.

4.       Verifica effettiva consistenza dei debiti/crediti tributari

È fondamentale verificare che le voci di debito/credito tributario coincidano con la situazione che emerge accedendo al cassetto fiscale. Se non si presta la dovuta attenzione e non si controlla il cassetto può capitare che un F24 di importo pari a zero a seguito di compensazione, non comportando movimenti di banca, non venga registrato. Con la spiacevole conseguenza di lasciare, in bilancio, un debito ed un credito inesistenti.

5.       Verifica cassetto fatture estero

Dal 2022 le fatture ricevute da fornitori esteri devono essere trasmesse al SDI utilizzando degli appositi codici documento. E’ fondamentale verificare che tutte le fatture siano state trasmesse, per evitare che il cliente venga sanzionato.

6.       Verifica ammortamenti

Scrittura finale di esercizio di fondamentale importanza posto che, talvolta, il “peso” delle quote di ammortamento è tale da sovvertire i risultati di bilancio (come nel caso nelle aziende che hanno investito in modo corposo in macchinari, licenze, marchi, know how ecc.). Occorre, quindi, verificare di aver registrato questa importante cosa, prima di presentare il bilancio al cliente.

7.       Verifica ratei e risconti

Esattamente come gli ammortamenti, anche ratei e risconti possono incidere anche pesantemente sui risultati di bilancio. Pertanto, è importante che siano, in primo luogo, individuati e, di conseguenza, registrati. Nel caso dei risconti può essere necessario l’intervento del cliente. Questo perché, se in alcuni casi, la competenza costo o un ricavo è palese, facilmente ricavabile dai documenti , (come nel caso delle assicurazioni)in altri casi deve essere il cliente a dirci se, ad esempio, un costo ha esaurito la sua funzione nell’anno in cui è stato sostenuto oppure va imputato a più anni (capita spesso nel caso di consulenze tecniche e corsi di formazione). 

8.       Verifica generale scritture di fine esercizio

Oltre agli ammortamenti, ai ratei, ai risconti di cui ho parlato sopra, possono esserci altre scritture di “fine esercizio”. Ciò dipende dalla peculiarità delle singole ditte (rilevazione rimanenze di magazzino, tfr, tfm, royalties, ratei ferie e permessi, ecc.).

9.       Verifica avvenuta verbalizzazione delle operazioni da verbalizzare

È importante verificare che tutte le operazioni che richiedono una verbalizzazione siano state correttamente documentate. Ricordiamoci sempre che, oltre alla contabilità, c’è la burocrazia imposta dalla legge. Ed è importante, mentre si registra, verificare che questa venga rispettata. Faccio l’esempio della registrazione di una spesa per auto non di proprietà della società. Occorre verificare che, il verbale che autorizza l’uso della propria auto, sia stato redatto, firmato e inserito nel libro sociale ad hoc.

10.     Calcolo imposte

Infine, è necessario calcolare le imposte dovute in base ai risultati dell’esercizio.

All’imprenditore va presentato il bilancio ante imposte, il file di calcolo delle imposte e il bilancio post imposte.

Non pensiate sia l’aspetto più semplice.

Non si tratta, infatti, di applicare una percentuale ad un totale, ma di porre in essere un importante lavoro di variazioni in aumento e in diminuzione che parte dall’utile/ perdita civilistica per arrivare all’utile/perdita fiscale (ricordando che la base imponibile IRES è diversa da quella IRAP).

È fondamentale che il contabile fornisca, a chi calcola le  imposte, una base di lavoro verificata e corretta.

Faccio l’esempio della voce “carburanti”, così come di qualsiasi voce di costo legata agli autoveicoli.

È necessario che il contabile precisi se si tratta di carburante per autovettura o per autocarro, se  si tratta di mezzo messo a disposizione degli amministratori, ecc. in quanto la percentuale di deducibilità del costo varia in modo considerevole.

E questo è solo uno dei tanti esempi che potrei fare.

Consiglio per i contabili

La preparazione della chiusura dei bilanci è un compito complesso che richiede tempo e attenzione.

Non si deve aspettare l’ultimo minuto, anche per non correre il rischio di incorrere in errori dovuti alla fretta, ma occorre iniziare ad organizzarsi con anticipo.

Conclusioni

Grazie a questo articolo ora hai le idee chiare su cosa sia la chiusura del bilancio e quanto sia fondamentale la collaborazione tra contabile e cliente e la sinergia tra contabile e collaboratore che si occupa del calcolo delle imposte.

Hai compreso che non si tratta di un lavoro che va preso alla leggera e che va “organizzato” per tempo, in modo da fornire al cliente un lavoro perfetto, com’è abituato a fornire il mio Studio.

A questo punto voglio, però, ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.

Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.

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A presto.

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