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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog dei contabili online per descriverti uno strumento che si sta rivelando molto importante per supplire le criticità che rischiano di inficiare le collaborazioni totalmente online, lo scambio di documenti ed informazioni tra Studio/clienti e lo scambio di informazioni tra membri dello Staff di Studio.
Come ho scritto in altri articoli, gli Studi interamente online corrono un grandissimo rischio: un “buco” nello scambio di informazioni necessarie per rendere perfetto il servizio al cliente.
Ovviamente questo rischio si corre anche negli Studi fisici, ma in uno Studio online, in cui magari il cliente è a Bergamo, un collaboratore a Roma ed un altro ad Agrigento, il rischio — beh — è evidente: è molto più grande e concreto.
Posso dire di aver risolto questo problema e di essere nella fase in cui sto migliorando, avvalendomi di tutto ciò che la tecnologia offre man mano che lo offre.
E ho deciso di condividere con te che stai leggendo — e che in futuro potresti entrare a far parte del mio Staff — il metodo vincente che ho adottato.
Distinguo due categorie di gruppi di Whatsapp:
– con i responsabili (soci/amministratori/impiegati) delle S.r.l. clienti dello Studio
– con i collaboratori di Studio che si occupano, come responsabili o esecutivi, di un determinato settore
In questo articolo mi concentrerò sul primo tipo di gruppo di Whatsapp: i gruppi con i clienti dello Studio.
Il mio punto di vista sui social network e WhatsApp
I social network, spesso, sono collegati allo svago, al divertimento, al relax: strumenti estremamente user-friendly con cui “staccare” e rilassarsi.
Il mio approccio è ben diverso.
Lo è stato fin dal loro comparire e li ho inseriti — ormai da anni — tra gli strumenti a supporto della mia attività totalmente online, imparando a sfruttare ogni aggiornamento non appena disponibile.
Oggi voglio descriverti come Whatsapp si sta dimostrando un ottimo alleato per la mia attività di commercialista.
I gruppi di WhatsApp con i clienti
Che Whatsapp sia un sistema di messaggistica istantanea è noto a tutti, così come è altrettanto noto che esistano altri sistemi di messaggistica, più formali, in uso agli Studi di vario genere che, come me, operano online.
Ed è proprio su quest’ultimo punto che voglio attirare la tua attenzione, in quanto lo ritengo estremamente utile.
Nessuno mi impedisce di sottoscrivere un abbonamento con una piattaforma in cui l’Utente A (cliente) pone un quesito o espone una necessità, ed un Utente B (professionista o collaboratore di Studio) risponde in un tempo non preventivabile.
Perché non l’ho mai voluto fare?
Per un motivo molto semplice: tutto ciò sarebbe, allo stesso tempo, professionale e moderno, ma aggiungo un terzo aggettivo: “freddo”.
Eh sì, il fatto che io abbia uno Studio completamente online, con clienti sparsi in tutta Italia e che molto difficilmente incontrerò di persona, non mi rende una persona distaccata, un robot che “a domanda risponde o fa rispondere”.
Il rapporto con il cliente (benché spesso solo virtuale) è una mia priorità, così come lo è fornire un’assistenza immediata (nei limiti in cui la natura dell’esigenza consente immediatezza).
Come ho conciliato tutto ciò?
Con uno strumento magnifico: i gruppi di Whatsapp.
Lo scopo e i risultati
Ho pensato di creare, con ciascun cliente, un gruppo Whatsapp in cui inserire me stesso (io ci sono sempre 😊), ovviamente il cliente, il collaboratore che si occuperà della tenuta della contabilità ed i collaboratori che, a mano a mano, potrebbero essere necessari per rispondere ad un quesito, prendere in carico una pratica, ecc.
Ciò non sostituisce il sistema di comunicazione più formale come l’invio di e-mail e PEC, ma si aggiunge per rendere più fluido, scorrevole, immediato il rapporto con il cliente.
Consente uno scambio immediato di opinioni, per richiedere, inviare, ricevere velocemente un documento, per ottenere, altrettanto velocemente una risposta mentre si sta registrando (senza dover uscire dalla registrazione, inviare l’e-mail, attendere la risposta con il rischio che passino giorni tra domanda e risposta).
Lo strumento delle e-mail, ovviamente, non viene abbandonato, per mille motivi: tra cui creare un archivio di corrispondenza, avere a disposizione quanto necessario per manlevare lo Studio o poter controbattere ad un cliente smemorato che accusa una mancanza.
Ma, dal punto di vista pratico, ti assicuro che i gruppi di Whatsapp non sono solo uno strumento formidabile, ma sono molto apprezzati sia dai clienti che dai collaboratori stessi.
Conclusioni
Ora conosci il motivo per cui, se comincerai a collaborare con il mio Studio, ti avviserò che verrai inserito in gruppi di Whatsapp in cui troverai, oltre a me e qualche tuo collega, anche il cliente (e a volte membri del suo staff) che ti forniranno documenti ed informazioni in tempo reale.
E sono certa che apprezzerai, in tempi brevissimi, sia la motivazione che lo scopo.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto voglio, però, ricordarti che nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.
Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come la trascrizione dei podcast o la stesura di articoli (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono comunque permetterti di entrare a far parte del team.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo agli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi, puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti, scrivimi all’indirizzo info@contabilionline.com .
A presto.