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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili online per tornare su alcuni argomenti che, come ben saprai se hai letto gli articoli precedenti, considero fondamentale per poter avviare (o proseguire) la collaborazione con i contabili.
Mi riferisco all’autocontrollo, al rispetto delle procedure da check list e al reporting, con specifico riferimento ad uno degli argomenti “caldi” di questo periodo: il deposito dei Bilanci CEE delle S.r.l. .
In passato, quando tutto veniva fatto “a mano” il rischio di errore era paradossalmente inferiore rispetto ad ora, in cui tutto viene affidato a software sempre più performanti, veloci e in grado di elaborare dati e restituire risultati in pochi secondi.
Per quale motivo?
Il motivo è molto semplice: il gestionale elabora e restituisce le informazioni inserite.
Punto.
Se le informazioni sono inserite in modo superficiale e grossolano qualsiasi software, anche il più evoluto e strutturato, restituisce risultati altrettanto superficiali e grossolani.
E ciò costituisce un grosso problema per i contabili convinti che “faccia tutto il software”.
Dato che è periodo di deposito bilanci CEE, ho deciso di dedicare un articolo proprio alle check list e al reporting che riguarda questo delicato argomento.
Anticipo che l’intero articolo ruota attorno agli *autocontrolli* che ogni contabile deve attuare prima di dare l’ok definitivo.
Ok che è fondamentale affinché il collaboratore, che si occupa di calcolare le imposte e redigere il bilancio CEE, possa procedere.
Questi autocontrolli, oggetto di una precisa check list, possono far emergere due tipi di errori.
Vediamoli insieme.
Le tipologie di errore
Vi sono:
- errori che nascono dalla forzatura o dall’errato utilizzo, in sede di registrazione, delle procedure preimpostate dalle software house (errori che vengono segnalati dal software)
- errori che il software non è in grado di individuare, ma che sono facilmente individuabili se si conosce la contabilità e si attua un’adeguata procedura di controllo prima di dare l’ok definitivo al collega che si occuperà di calcolare le imposte e di redigere il bilancio CEE, da inviare in CCIAA.
Ciascun gestionale ha le proprie particolarità.
In questo articolo non è mia intenzione spiegare le peculiarità che connotano il gestionale in uso allo Studio, ma evidenziare, ancora una volta, quanto check e attività di reporting svolgano un ruolo fondamentale.
Ciascun collaboratore, che assume il ruolo di coordinatore di un determinato ambito, elabora check list e schemi di report adatti alla propria area.
Vi è, però, un elemento che unisce tutte le check list e tutti i report: un risultato esatto, perfetto, incontestabile da Enti e clienti.
Errori di tipo A) l’errato utilizzo delle procedure preimpostate
Questo tipo di errore, normalmente, riguarda
– la registrazione cespiti
– la registrazione fatture da emettere, da ricevere, ratei e risconti
– l’inserimento o l’aggiornamento dell’anagrafica aziendale
Salvo gli errori dovuti all’inesperienza e all’ acquisenda conoscenza del programma all’inizio della collaborazione, si tratta, nel maggior parte dei casi, di errori causati dalla “velocità”.
Si ha la necessità di concludere velocemente le registrazioni, perché un cliente richiede il bilancio, ed ecco che la scorciatoia della registrazione manuale appare come la miglior soluzione.
Anziché compilare i dati richieste dalle varie finestre, si utilizza il software come se fosse una macchina da scrivere ed il problema emergenza è facilmente risolto.
Ma occorre tenere conto che, il mancato o scorretto utilizzo degli automatismi, impedisce al software di acquisire le necessarie informazioni per poter elaborare in modo esatto, corretto gli step successivi (che possono essere svariati, il castelletto IVA ai fini LIPE e dichiarazioni IVA, il libro cespiti, il bilancio CEE, le dichiarazioni ai fini IRES ed IRAP, le certificazioni uniche, il 770).
Senza tener conto delle registrazioni errate che non solo impattano sull’anno in corso, ma anche sui successivi (come nel caso dei cespiti e di alcune tipologie di risconti).
Idealmente, ogni contabile dovrebbe ricordarsi di tornare sui propri passi e sistemare, ma se ciò non accadesse, ecco che la check list, i report dedicati a ciascun adempimento, i doppi controlli, aiutano a “rinfrescare” la memoria e a porre, immediatamente, un rimedio.
Per quanto riguarda l’anagrafica, è ovviamente fondamentale che sia caricata correttamente e aggiornata.
Una semplice svista può causare l’elaborazione di verbali errati o addirittura creare errori più rilevanti (si pensi alla compilazione di ISA errati).
Errori di tipo B) errato utilizzo dei sottoconti
Questi errori emergono mensilmente, durante il controllo mensile dei bilanci.
L’errore più comune è il non modificare il conto “merci conto acquisti” proposto di default dal software.
Tuttavia, esistono due errori più “subdoli”, che solitamente vengono rilevati a fine anno, durante le operazioni di autocontrollo, check e reporting in vista del deposito del bilancio CEE:
- l’utilizzo di un sottoconto che, per denominazione e natura sarebbe corretto, ma che il software collega a gestioni particolari (professionisti, agenti ecc)
- l’utilizzo di sottoconti creati ad hoc per uno specifico cliente, senza utilizzare la funzione “duplica conto” (che consente di far confluire svariate informazioni collegate al sottoconto duplicato come l’aggancio alla corretta sezione del CEE ecc).
Si tratta di errori che, fortunatamente, il software intercetta e segnala, consentendo al contabile di correggerli prima di dare l’ok definitivo.
Il reporting
Terminata la fase di autocontrollo e di correzione, è compito del contabile aggiornare il report che verrà consultato dal collega che si occupa dello step successivo, calcolo imposte e redazione del Bilancio CEE.
Più il contabile, al di là delle sviste e delle “scorciatoie” prese durante l’anno, è alacre nell’attuare i controlli da check list, più il suo “OK” nel report non sarà oggetto di nessuna contestazione ed il lavoro procederà in modo fluido e sereno, sino al bilancio CEE, alla visione dello stesso al cliente e al deposito.
Nel report è previsto anche un campo “NOTE”, in cui evidenziare casistiche particolari per cui è necessario un intervento del collega o di cui il collega deve essere informato (ad esempio notizie che è fondamentale che compaiano in nota integrativa).
Conclusioni
Come avrai potuto verificare leggendo questo articolo, anche nel caso del deposito dei bilanci CEE tutto ruota attorno a due aspetti fondamentali:
- la capacità di autogestire il proprio ambito e di realizzare un’attività di autocontrollo efficace;
- la vera e propria “capacità di lavorare in team” (capacità tanto menzionata nei curricula), che altro non è che la capacità di svolgere il proprio lavoro con precisione, evitando di lasciare ai colleghi l’onere di sistemare errori evitabili.
Anche questa volta, con questo articolo, spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di averti tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
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