Indice dei contenuti
Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili online per ritornare su un argomento che ho già trattato, a cui tengo molto e che considero fondamentale per poter avviare (o proseguire) la collaborazione con i contabili.
Per questi motivi ritengo opportuno approfondire l’argomento dedicandovi anche più articoli.
Mi riferisco ai report.
No, non sono rimasto a corto di argomenti 😊…semplicemente ritengo che sia fondamentale, in vista di una futura collaborazione, comprendere ciò su cui sono intransigente e che richiedo ad ogni singolo membro del mio staff.
Ho già affrontato, in altri articoli, il tema dell’importanza dei report.
Report che possono essere di diversa natura.
La premessa è unica e vale per tutti i report, indipendentemente dalla propria natura.
La compilazione è sempre fondamentale e necessaria, perché i report costituiscono uno dei principali strumenti, di interazione e comunicazione, in uno Studio che opera totalmente online.
Non esistono report di serie A e report di serie B, report a cui dare la precedenza, report da compilare di corsa, a casaccio solo per non essere ripresi durante le riunioni.
Farò un breve ripasso sulla natura dei report per, poi, soffermarmi su un report che torna alla ribalta trimestralmente: il report relativo alle Comunicazioni periodiche IVA, meglio conosciute come “LIPE”.
I report di aggiornamento
Alcuni report consentono di conoscere lo status di aggiornamento della contabilità di una ditta o lo status di avanzamento di una pratica di ComUnica.
Sono fondamentali per svariati motivi.
Ad esempio:
- per poter inviare un bilancio o una scheda contabile ad un cliente senza l’ok espresso del contabile, che magari in quel momento non è disponibile,
- per sollecitare l’evasione di una pratica,
- per rendicontare i clienti, ecc…
Inserire dati sbagliati in un report, solo per darmi “un contentino” o per leggerezza, può comportare la trasmissione di informazioni errate, al cliente o ad un Ente.
Ricordati che i report di aggiornamento non sono uno strumento per controllarti, ma per autocontrollarti (quante volte si rimanda un qualcosa e, poi, ci si dimentica…) e per consentire ad altri (chi interloquisce con i clienti o con gli Enti) di svolgere il proprio lavoro.
I report di verifica
I report di verifica sono fondamentali per avere il totale controllo delle situazioni che possono compromettere l’immagine ed il portafogli dello Studio.
La corretta compilazione consente, in un solo colpo d’occhio, di comprendere che il rispetto di una scadenza (invio dichiarazioni, comunicazioni, bilanci) sia stato rispettato e sia andato a buon fine.
Sono i report che:
- consentono di controllare che una procedura sia stata correttamente seguita,
- che i dati contabili coincidano perfettamente alla realtà,
- che il programma abbia in memoria dati corretti,
- che questi dati, verificati e corretti, vengano correttamente inviati all’Ente che li richiede.
Il report relativo alle Comunicazioni periodiche IVA (cd LIPE)
Il report di verifica LIPE rientra proprio in quest’ultima categoria.
Sicuramente sai cosa si intende, in gergo contabile, con la sigla LIPE.
Si tratta delle comunicazioni che periodicamente vanno inviate in Agenzia delle Entrate e che riepilogano i dati rilevanti ai fini IVA.
È fondamentale che i dati inviati siano corretti, per evitare un effetto domino molto antipatico dalle lettere di compliance che vengono notificate via PEC direttamente ai clienti, al pagamento di sanzioni (a carico dello Studio) per il reinvio delle LIPE corrette, alla comunicazione di irregolarità, sempre notificate via PEC al cliente e la necessità di gestirle (velocemente, tramite CIVIS).
Un danno economico, oltre che di immagine, che va assolutamente evitato.
Per non parlare dei casi in cui il report non è completo, perché per mille motivi una ditta non risulta inserita o viene cancellata per errore ed il contabile non segnala questo incidente di percorso.
In questo caso la LIPE è letteralmente omessa e la sanzione aumenta.
Ora che ti ho spiegato l’importanza della compilazione del report relativo alle LIPE ti descrivo il format in uso allo Studio.
Si tratta di un format multifunzione perché consente al contabile:
- di rendicontare il collaboratore che si occupa della compilazione ed invio delle Comunicazioni
- di segnalare eventuali anomalie da sistemare
Contemporaneamente, consente al collaboratore che si occupa di compilazione/invio delle comunicazioni:
- di organizzare il lavoro, in modo da non dover agire in velocità il giorno della scadenza
- di evidenziare eventuali anomalie da sistemare, in modo che non si ripropongano in futuro (si pensi ad un’anagrafica incompleta od errata)
- di rendicontare il proprio operato in modo sistematico
Quali sono i check che vanno compiuti dai contabili prima di poter dare ok all’invio?
- I sottoconti relativi all’IVA (ordinaria o per cassa che sia) devono andare a zero. Se a fine periodo, nonostante le liquidazioni mensili o trimestrali, questi sottoconti restano aperti, anche se per pochi centesimi, c’è qualcosa che non va e che va risolto velocemente.
- Controllo del “castelletto IVA”, ossia le informazioni che il software ha acquisito ed ha in memoria in merito all’IVA.
Capita, talvolta, che si intervenga “manualmente” su un’operazione, senza seguire la giusta procedura e senza tener conto che qualsiasi gestionale, per evoluto che sia, risponde ai nostri comandi.
Se i comandi non vengono impartiti correttamente, questo errore, pur sparendo dalla vista, rimane “in pancia” al software, che lo ripropone. Errori che possono essere gravi, come nel caso in cui il software propone un credito che, in realtà, non esiste.
- Controllo dei versamenti effettuati dal cliente o per conto del cliente. Se un F24 per il versamento dell’IVA non risulta da cassetto fiscale occorre mettere in atto un meccanismo di controlli e comunicazioni al cliente che consenta, a questi, di intervenire prima che interessi e sanzioni aumentino.
- Controlli SOGEI.
Di cosa si tratta? Sul portale dell’Agenzia delle Entrate si legge:
“La procedura di controllo consente di evidenziare, mediante appositi messaggi di errore, le anomalie o incongruenze riscontrate tra i dati contenuti nel modello di dichiarazione e nei relativi allegati e le indicazioni fornite dalle specifiche tecniche e dalla circolare dei controlli”.
In termini meno tecnici: la comunicazione, una volta predisposta, prima di essere inviata, va affidata ad uno strumento di controllo messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Se la comunicazione, per un qualsiasi motivo, non supera il controllo, il sistema spiega, in un messaggio, l’errore e… l’errore va risolto, per poter procedere correttamente all’invio.
- Aggiornamento report casella invio: necessario per controllare che le comunicazioni siano state inviate e che l’intera procedura sia andata a buon fine.
Ciascuno Studio si organizza come meglio crede.
Io ho adottato lo schema “a semaforo” che consente, in pochi secondi, di avere una panoramica della situazione, di concentrarsi sulle criticità (colore giallo) per cercare di risolverle prima della scadenza (colore verde), evitando che una casella resti di colore bianco (dimenticanza) o si trasformi in rossa (futuro problema).
Conclusioni
Come vedi non sono un Boss cattivo che vessa i collaboratori 😊.
Ammetto, schiettamente, che desidero avere la situazione sotto controllo, non fare figuracce con i clienti, non dovermi fare carico di sanzioni che avrebbero potuto essere evitare con un minimo di attenzione e collaborazione.
Questo processo, di certo, afforza la fiducia del cliente nel nostro operato.
Non è mai piacevole ricevere PEC, anche se poi risolveremo, ex post, la situazione.
Con questo articolo spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di averti tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto voglio, però, ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.
Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come la trascrizione dei podcast o la stesura di articoli (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi all’e-mail info@contabilionline.com.
A presto.