Check list registrazioni contabili

Caro Collaboratore, questa settimana ho deciso di affrontare insieme a te un argomento molto importante perché riguarda una figura perno di uno studio commerciale (oltre al Commercialista, naturalmente ): il contabile.

Il contabile svolge un ruolo fondamentale, anche se spesso, dietro le quinte.

Crea tutto ciò su cui si basano gli altri collaboratori per svolgere il proprio incarico (Bilanci CEE, Lipe, Dichiarazioni e, nel mio caso, anche i fiori all’occhiello dello studio commerciale, ossia la Contabilità Controllata e l’Efficacia Fiscale).

È evidente che la contabilità è il basamento del 90% del lavoro di uno studio commerciale e così come una casa, per non crollare, ha bisogno di reggersi su fondamenta solide, uno studio commerciale deve poter far conto su contabili che svolgano il proprio lavoro con professionalità e metodo.

Per questo motivo ho deciso di stilare una check list, un elenco di punti da seguire se si vuole aver la certezza di essere un buon contabile, capace di fornire un lavoro completo che sarà, sicuramente, apprezzato da clienti e colleghi .

Archiviazione documenti contabilità

1. Individuare, insieme al cliente, lo strumento di invio ed archiviazione dei documenti contabili non reperibili da cassetto fatture e cassetto corrispettivi.

Strumenti più utilizzati:

• DRIVE
• DROPBOX
• ONEDRIVE
• SEZIONE DOCUMENTI DI PORTALI (ES. fatture in cloud, fatture24, Qonto, ecc.)

DOCUMENTI DA REGISTRARE: contenente sottocartelle a seconda della situazione specifica del cliente. Questa cartella viene riempita dal cliente:

• BANCA: in cui caricare estratti conto (mensili o trimestrali) e liste movimenti mensili
• ASSICURAZIONI
• RICEVUTE COLLABORATORI OCCASIONALI
• FATTURE fornitori in regime FORFETTARIO sottosoglia per emissione fatture elettroniche (fatture cartacee)
• FATTURE fornitori in regime dei MINIMI
• NOTE SPESA: fare attenzione che le spese non siano già in un eventuale cedolino paga
• ALTRE DOCUMENTI CONTABILI: in questa cartella vengono caricati tutti i documenti che il cliente desidera far visionare al commercialista
• PAGHE: VEDI NOTA (**)
• FATTURE ESTERE: anche se dal 01.07.2022 sussiste l’obbligo di auto fatturazione si necessita di copia elle fatture ricevute dall’estero
• BOLLE DOGANALI
• RITENUTE DI ACCONTO: è fondamentale ricordare ai clienti di fornire copia di eventuali fatture recanti ritenute di acconto nonostante le stesse siano presenti sul cassetto fiscale per evitare (nel caso la contabilità venga registrata in prossimità o dopo il giorno 16 del mese), di incorrere in sanzioni/interessi per tardivo versamento della relativa ritenuta.

DOCUMENTI REGISTRATI: una volta contabilizzato il contenuto delle sottocartelle presenti nella cartella “documenti da registrare” il contenuto va ribaltato in analoghe sottocartelle della cartella “documenti registrati” in modo che non si generi confusione.

(**) nella sottocartella PAGHE il cliente carica, normalmente, ciò che gli viene inviato ossia cedolini/buste e modello F24. Il contabile deve ricordarsi di aggiungere, dopo la registrazione, la primanota, fornita dal consulente del lavoro.

Check list registrazione contabilità

1. Registrare mensilmente (non trimestralmente) anche se la ditta è in regime di liquidazione IVA trimestrale. I clienti mettono a disposizione la contabilità entro i primi giorni del mese.

2. Verificare il contenuto di ogni singola fattura in modo da rilevare

• Il sottoconto corretto
• Eventuali risconti
• Eventuale indeducibilità/indetraibilità ai fini IVA

3. In caso di fatture relative ai carburanti verificare se, in stato patrimoniale, è presente la voce AUTOCARRI/AUTOVETTURE o se nel box di archiviazione il cliente ha inserito un contratto di comodato od altro documento che giustifichi la voce di spesa

4. In caso di fatture relative a ristoranti e alberghi controllare se le stesse (in base al contenuto della fattura) rientrano in vitto alloggio o in spese di rappresentanza

5. In caso di fatture emesse verso estero controllare che sia stato indicato il corretto regime IVA

6. In caso di dubbio sul contenuto della fattura (utilizzo di codici da parte del fornitore ecc.) e in caso si abbia un dubbio di qualsiasi genere in merito ad una registrazione movimentare il conto (voce di costo in conto economico) “COSTO SOSPESO PER CORRETTA IMPUTAZIONE COSTI) da visionare, in seguito con il cliente

7. In sede di contabilizzazione delle paghe fare attenzione di utilizzare correttamente sottoconti patrimoniali (debiti) e sottoconti economici (costi). Talvolta vengono utilizzati termini analoghi per entrambe le categorie con il rischio di duplicare costi o debiti.

8. Qualora il cliente utilizzi più banche e/o più carte o strumenti di pagamento (PayPal, stripe ecc.) utilizzare, per ciascuno, una diversa voce di patrimoniale

9. Controllare che il saldo di ciascuna banca/carta utilizzata coincida esattamente con il saldo finale dell’estratto/lista fornita per la registrazione

10. Controllare le anomalie evidenti (cassa e cassa corrispettivi in avere, fornitori in dare, clienti in avere) e, qualora si verifichi questa situazione verificare di non aver commesso errori. Se l’anomalia, dopo eventuali correzioni, continua ad esistere ricostruire nei limiti del possibile l’origine e segnalarla al cliente.

11. A fine registrazione contabilità mensile creare una “scheda di controllo” ossia un report con un sunto dei documenti mancanti, delle situazioni anomale che necessitano di un chiarimento e delle eventuali note da riferire. Questa scheda va inviata a chi poi farà l’incontro con il cliente in modo da poterlo avvisare in anticipo.

12. Chi fa gli incontri mensili del bilancio con il cliente, dovrà inviare qualche giorno prima dell’incontro, la scheda di controllo al cliente. Questo in quanto così il cliente non può far finta di aver scoperto l’errore solo durante l’incontro.

13. Chi registra la contabilità, dopo che ha aggiornato la contabilità, controllare sia il conto economico, sia lo stato patrimoniale e verificare ogni singola voce in modo da poter spiegare il contenuto a chi poi farà l’incontro mensile con il cliente.

14. Chi registra la contabilità e chi si occupa di fare gli incontri mensili, dovranno fare un incontro insieme qualche giorno prima dell’incontro con il cliente in modo da verificare insieme da poter spiegare il contenuto di ogni voce del bilancio.

15. Nel caso si inserisca la contabilità di un cliente appena acquisito dallo studio commerciale ma già in attività negli esercizi precedenti inserire il bilancio di apertura e caricare il registro dei cespiti ammortizzabili.

16. Aprire una chat di whatapp in comune tra il contabile, il cliente dello studio commerciale e anche l’incaricato che si occupa di controllare il bilancio mensile insieme al cliente. Questo per consentire al contabile di chiedere e ricevere informazioni tempestive per registrare la contabilità al meglio.

17. Ricordare al cliente che il controllo mensile del bilancio serve anche per individuare eventuali piccoli errori di registrazione della contabilità. In questo modo si evita di accorgersi di eventuali errori (contabili o relativi al versamento d’Iva) solo l’anno successivo poco prima di inviare il bilancio in Camera di Commercio.

18. Il contabile dovrà avere e aggiornare un prospetto in cui indica lo stato avanzamento dei lavori e quali contabilità sono aggiornate (utilizzare il “modello di Andrea”).

19. In caso di cliente S.r.l. neocostituita:

• controllare se il diritto camerale annuale è stato esatto e versato dal notaio (controllare la fattura)
• verificare che trai documenti messi sa disposizione del cliente ci sia il bollettino da utilizzare per il primo versamento della tassa di vidimazione annuale.

Conclusioni

Caro potenziale collaboratore cos’hai imparato grazie a questo articolo?

Hai appreso tutto ciò che devi sapere per diventare una perfetta colonna portante dello studio commerciale per quello che riguarda la contabilità, e non è poco .

Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il forum qui in basso (cliccando sul pulsante).

Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.

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A presto.