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Ciao, negli ultimi articoli ho fatto una panoramica generale delle figure “tecniche” che collaborano con il mio Studio di Contabili online.
Ho sottolineato che, accanto ai collaboratori che sono impegnati in ruoli prettamente tecnici, ci sono collaboratori con ruoli non tecnici ed ho cercato di evidenziare l’importanza di entrambe le figure ai fini dello sviluppo dello Studio.
In un prossimo articolo definirò il ruolo dei collaboratori NON tecnici, ma in questo articolo ti definisco il ruolo dei collaboratori tecnici che lavorano insieme a me.
Credo sia giunto il momento di entrare più nello specifico e delineare più nitidamente i ruoli.
Le macrocategorie dei ruoli tecnici
Comincio dai ruoli tecnici, quelli storici, tradizionali, che ciascun cliente sa che troverà in qualsiasi Studio, online o fisico che sia.
I ruoli tecnici possono essere ricondotti a 4 macrocategorie
- Contabilità
- Bilanci CE e Dichiarativi
- Pratiche di ComUnica e pratiche varie con Enti
- Elaborazione buste paga e consulenza del lavoro
Però, accanto a queste 4 macrocategorie, ci sono essere delle sottocategorie che servono per far funzionare lo studio commerciale che sono delle diramazioni di queste macrocategorie.
Infatti, qui i seguito, ti elenco le principali sottocategorie del mio studio commerciale che servono per il corretto funzionamento dell’azienda:
- Il responsabile della Contabilità
- Il responsabile dei bilanci controllati mensili e della pianificazione fiscale
- Il responsabile dei Bilanci CEE e dei Dichiarativi fiscali
- Il responsabile delle scadenze
- Il Responsabile delle pratiche di ComUnica e delle pratiche varie con Enti
- Il responsabile dell’elaborazione delle buste paga e della consulenza del lavoro
- Il responsabile degli adempimenti civilistici e previsti da leggi speciali
- Il responsabile dei task brevi, della gestione delle e-mail e del rapporto con i clienti
- Il responsabile delle ricerche fiscali e delle consulenze
- Il coordinatore delle pratiche dello Studio
Queste sottocategorie le vado a delineare del dettaglio qui di seguito in modo da metterti nelle condizioni di comprendere.
Il responsabile della Contabilità
La figura del contabile non ha bisogno di grandi presentazioni.
Il responsabile della Contabilità ed il suo staff di collaboratori gestiscono il “cuore pulsante” dello Studio: la contabilità.
L’operato è stato sicuramente velocizzato (ma non, come molti invece credono, semplificato) dall’avvento della fatturazione elettronica.
Cosa rientra in questo settore?
- La registrazione delle fatture attive e passive e dei corrispettivi
- La registrazione dei movimenti bancari (estratti conto, carte di credito, ecc…) e della cassa
- La registrazione delle paghe
Queste registrazioni consentono di passare allo step successivo, ossia:
- Aggiornamento scadenziario (ritenute di acconto, contributi INPS, IVA ecc…)
- Liquidazione mensile o trimestrale dell’IVA
- Redazione e trasmissione delle Lipe (liquidazione periodica IVA)
- Redazione e trasmissione Esterometri
- Verifica dei saldi clienti e fornitori
- Formulazione di files di controllo, da inviare ai clienti, in cui si evidenzia ciò che occorre per avere una contabilità aggiornata e perfettamente aderente alla realtà
A fine esercizio il responsabile e il suo staff si occupano delle registrazioni di assestamento e chiusura, ossia:
- Rilevazione rimanenze,
- Registrazione ammortamenti,
- Rilevazione ratei e risconti
- Registrazione imposte di esercizio
Come politica aziendale, dal 2018 aggiorniamo la contabilità dei nostri clienti con la S.r.l. ogni mese per poi procedere al controllo dei numeri del bilancio e prendere le opportune scelte strategiche aziendali.
Il responsabile dei bilanci controllati mensili e della pianificazione fiscale
Il collaboratore che riveste questo ruolo incontra mensilmente i clienti per controllare i numeri del bilancio che ha generato la S.r.l. per verificare di avere più utili, più liquidità e tagliare il carico tributario al massimo possibile.
Durante gli incontri, inoltre, si farà:
- Verifica i partitari patrimoniali ed economici insieme all’imprenditore (che può suggerire una diversa allocazione di un costo rispetto a quello individuato, nell’ambito del Piano dei conti, dai contabili)
- Verifica lo sviluppo delle imposte
- Pianifica con il cliente le misure da adottare (gli strumenti di Efficacia Fiscale) per ridurre il carico fiscale e contributivo nel pieno rispetto della legge
- Calcola il budget disponibile, ossia la liquidità che gli imprenditori possono liberamente investire in azienda dopo aver accantonato l’ammontare delle imposte
Calcola gli indici patrimoniali ed economici di interesse dell’imprenditore e fornisce le relative considerazioni in merito.
Il responsabile dei Bilanci CEE e dei Dichiarativi fiscali
Il collaboratore che riveste questo ruolo ed il suo staff hanno un compito delicato, la cui realizzazione necessita della massima attenzione, della necessaria preparazione e del costante aggiornamento.
Cosa rientra in questo settore?
Dipende dalla natura giuridica del cliente.
In caso di società di capitali rientrano:
- Il calcolo delle imposte
- La redazione del bilancio in formato CE
- La predisposizione della bozza di bilancio da approvare ed il verbale di approvazione
- La trasmissione del bilancio e del verbale in CCIAA
Per qualsiasi altro cliente (società di capitali, di persone, titolari di ditta individuale, professionisti, associazioni sportive), rientra:
- La predisposizione e la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi (SC, SP, PF, ENC)
- La predisposizione e trasmissione delle CU (certificazioni uniche) e delle CUPE (certificazione degli utili e dei proventi equiparati)
- La predisposizione e trasmissione della dichiarazione 770 parte autonomi
Detto così sembra tutto molto semplice, in realtà è un’attività “pericolosa” 😉 perché va a toccare sia il portafogli del cliente che quello dello Stato. Una svista, una distrazione, un errore nella compilazione di un quadro può comportare conseguenze pesanti sia dal punto di vista economico che di immagine.
Il responsabile delle scadenze
Si tratta di una figura contemporaneamente necessaria e “superflua” (le virgolette sono doverose).
Alcuni Studi preferiscono far gestire le scadenze da chi le genera (quindi, i contabili per IVA, paghe, contributi ritenute, i responsabili delle Dichiarazioni per imposte sul reddito, ecc…) altri Studi – come il mio – preferiscono incaricare dei responsabili ad hoc.
Questo per svariati motivi.
Come il non appesantire ed ingolfare il lavoro e l’avere un doppio controllo (che non fa mai male, visto che anche le scadenze toccano il portafogli dei clienti J).
Normalmente la medesima figura si occupa di comunicare gli importi ai clienti, di concordare dilazioni, di calcolare ravvedimenti e rateizzazioni.
Il Responsabile delle pratiche di ComUnica e delle pratiche varie con Enti
Qui si apre un mondo che difficilmente si può sintetizzare in una scaletta.
Ci si può trovare nella situazione di dover comunicare qualsiasi cosa agli Enti (Agenzia delle Entrate, CCIAA, SUAP, INPS, INAIL).
Da un inizio attività, all’attivazione del Vies, al cambio di indirizzo di un amministratore, all’attivazione di un ATECO, all’abbinamento di un F24 che risulta non versato, ecc…
Così come ci si può trovare nella condizione di dover richiedere certificazioni di vario tipo, ad esempio il DURC (la regolarità dei versamenti ad INPS, INAIL e Cassa artigiana) ed il cd. DURC Fiscale (la regolarità del versamento delle imposte).
Senza considerare gli adempimenti che riguardano solo determinate categorie di contribuenti, ad esempio la redazione e la trasmissione del modello 5 previsto per gli Avvocati.
In poche parole, per quanto concerne il responsabile di questo settore ed il suo staff, si può solo elencare ciò che viene richiesto a chi si trova a dover predisporre ed inviare una delle centomila pratiche possibile:
- Preparazione
- Attenzione
- Pazienza
Anche pazienza, sì, perché ci sono Enti (ad esempio il Suap) che sembrano nati per creare complicazioni e ritardi 😊.
Il responsabile dell’elaborazione delle buste paga e della consulenza del lavoro
Si tratta di una figura collaterale in senso lato.
Non tutti gli Studi di commercialisti offrono questo servizio (e vi sono Studi che si occupano solo di Consulenza del lavoro), il che fa comprendere l’ampiezza degli incarichi che il responsabile di questo settore ed il suo staff si possono trovare a dover gestire, tenuto (anche) conto del fatto che la legislazione non è uniforme.
Vi sono bonus ed incentivi che riguardano solo determinate aree del territorio italiano, bonus ed incentivi limitati a periodi brevissimi ed altre implicazioni che rendono questo settore delicato da gestire.
Volendo fare una rapida sintesi il responsabile e lo staff si occupano di:
- Assunzioni, modifiche contratto, rinnovi, licenziamenti, gestioni delle dimissioni
- Elaborazione delle buste paga dei dipendenti e dei cedolini amministratori
- Elaborazione e degli invii mensili degli Uniemens
- Elaborazione ed invio delle CU dipendenti
- Elaborazione e trasmissione delle Dichiarazioni 770 parte dipendenti
Consulenza vera e propria (ricerca incentivi, verifica requisiti per accesso a bonus in materia previdenziale, ecc…)
Il responsabile degli adempimenti civilistici e previsti da leggi speciali
Il ruolo del responsabile di questo settore ha avuto un’impennata negli ultimi anni.
Se in un passato relativamente recente il compito più importante era tenere aggiornati i Libri sociali e verificare la regolarità dei verbali ora, dopo l’avvento della Legge sulla privacy e degli adempimenti relativi all’antiriciclaggio, il ruolo è diventato molto più complesso e delicato.
Normalmente si tratta della figura che si occupa anche della gestione dei mandati conferiti dai clienti, il primo dei tanti step che implica il trattare i dati sensibili dei clienti, in modo da non spezzettare tra più figure un compito che, se svolto in modo approssimativo, può comportare conseguenze sia sul versante amministrativo che penale.
Il responsabile dei task brevi, della gestione delle e-mail e del rapporto con i clienti
Qualcuno potrebbe obiettare che si tratta di un ruolo non tecnico, ma di segreteria.
In realtà questa figura svolge, soprattutto in uno Studio online in cui tutto è virtuale anche il rapporto interpersonale, un ruolo decisivo.
In uno Studio fisico è possibile suonare al campanello, parlare ad una persona guardandola negli occhi, seguirla, chiedere qualcosa (un’informazione, un documento), sedersi ed aspettare finché non si ottiene quanto richiesto.
In uno Studio virtuale si lancia una richiesta e si aspetta senza avere la più pallida idea della sorte di quella richiesta.
A pensarci bene questa è una cosa che può mandare fuori di testa chi è anche minimamente ansioso.
Ed ecco che il ruolo del gestore di queste richieste diventa fondamentale.
- Risponde al cliente, non fosse altro per dirgli che la sua richiesta è stata presa in carico;
- Verifica se è un task che può completare in autonomia oppure individua il collaboratore più adatto (per competenza e per mole di lavoro che questi sta già svolgendo);
- monitora che il task venga evaso;
- rendiconta il cliente;
- fornisce il risultato.
Il responsabile delle ricerche fiscali e delle consulenze
È il segugio dello Studio, il collaboratore che si vede arrivare le richieste più disparate e deve trovare una risposta alla velocità della luce, dopo aver rintracciato e analizzato tutte le fonti rigorosamente ufficiali del caso.
E che, mentre ricerca, compara e formula una risposta, già sa che dovrà smontare, punto per punto, la teoria del guru fiscale di turno (che su internet propone teorie fantasiose che rivelerà solo a chi acquisterà corsi costosissimi).
Questa rapida carrellata mostra con evidenza solare che è impossibile, soprattutto in uno Studio online, dove le persone non si confrontano se non con mezzi rigorosamente virtuali, che tutto si possa svolgere in modo regolare senza una figura che coordini il lavoro nel complesso.
Il coordinatore delle pratiche dello Studio
È il soggetto che è stato individuato come “smazzatore” delle Pratiche dello Studio.
Normalmente viene considerato (dai colleghi, che non lo ammetteranno mai 😊) un individuo che di lavoro fa lavorare gli altri, non suscettibile di essere inquadrato in un settore specifico; un soggetto che fa nulla di concreto ma (essendo il punto di riferimento di collaboratori clienti e titolare Studio ) sembra faccia tutto lui.
Riveste un ruolo importante, in cui strategia e diplomazia sono determinanti.
Il coordinatore:
- deve saper distinguere i capricci dalle impellenze dei clienti e metterle in ordine di importanza
- deve saper distribuire gli incarichi in modo che nessuno sia sovracaricato
- deve distribuire senza che “nessuno si offenda” perché per un task è stato selezionato un altro incaricato
- deve reperire il materiale e le informazioni da fornire ai colleghi che si occuperanno della pratica
- deve conoscere la materia oggetto del task per non rallentare il lavoro di tutti gli altri e per poter sollecitare gli Enti quando una pratica viene protocollata e apparentemente dimenticata dall’Ente stesso
- deve rendersi conto quando un collaboratore è a ko per motivi non necessariamente lavorativi per non creargli ulteriori stress e fornirgli un supporto
- deve interagire con i clienti in modo da essere rassicurante ma non ottimista in modo avventato; in modo da essere serio senza però creare ansie o innervosire
- deve avere il controllo delle pratiche, fare attenzione che nessuna venga involontariamente dimenticata
- deve sollecitare senza infastidire
Conclusioni
Ora hai sicuramente le idee più chiare riguardo il mondo che c’è dietro alla parola “Studio online” e riguardo al tipo di rapporto che può venirsi a creare, anche a livello umano, tra persone che collaborano a distanza.
I ruoli tecnici sono molti ed hanno richiesto molto tempo per essere descritti con chiarezza.
Ti invito, perciò, alla lettura del mio prossimo articolo che sarà dedicato ai ruoli non tecnici; ruoli altrettanto utili e fondamentali per permettere, ad uno Studio online, di essere sempre all’avanguardia e aperto ad ogni forma di diffusione della propria professionalità.
Come sempre ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi alla e-mail info@contabilionline.com.
A presto.