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Ciao, oggi voglio trattare con te l’argomento Smart working.
“Lavorare da casa” è un concetto strano.
Alcuni lo collegano alla brutta esperienza del Covid19, lo vivono (o lo hanno vissuto) come una forma di restrizione, considerano il poter lavorare tranquillamente da casa propria come un “non lavorare”, patiscono l’assenza dell’interazione fisica con i colleghi.
Altri lo considerano una “situazione che desta entusiasmo”, vedono solo gli aspetti positivi e affrontano la giornata lavorativa con lo stesso stato d’animo con cui si affronta una giornata di ferie agognata da tempo.
Non so, tu che stai per leggere questo articolo, a quale categoria appartenga; ciò che so è che io, Simone, ritengo di essere uno tra i commercialisti più accreditati per esprimermi in tema smart working.
E non perché sono Simone Calisti e sto facendo una apologia di me stesso 😉.
Assolutamente no.
Sono, molto semplicemente, un commercialista che ha fatto propria questa modalità di lavoro ed ha formato il proprio staff ben prima dell’emergenza Covid19.
Quale è stato il vantaggio?
Innanzitutto, il mio Studio ha egregiamente “retto la botta” dell’emergenza pandemica (ad essere sinceri non ce ne siamo proprio lavorativamente accorti).
Poi, abbiamo apprezzato tantissimo ciò che ha mandato in tilt parecchi Studi fisici: la progressiva (e anche rapida) informatizzazione del Fisco e degli Enti in generale.
Infine, mi approccio all’argomento smart working in modo lucido e razionale, senza essere condizionato dal pessimismo di chi ha vissuto l’imposizione come una limitazione di libertà, né dall’ottimismo di chi, al contrario, l’ha accolta come una liberazione da tutto ciò che viene visto come una galera.
Con i termini “lucido” e “razionale” mi riferisco alla capacità di cogliere sia gli aspetti palesemente positivi che gli aspetti meno positivi.
Gli aspetti positivi sono sotto gli occhi di tutti .
Vabbè…non voglio scendere nel ridicolo del “ma ci pensi che bello lavorare in mutande?”, ho sempre preferito l’espressione “lavorare da dove vuoi, anche sulla spiaggia, sotto l’ombrellone” ma il concetto di base è il medesimo.
Lavorare senza stress, in un ambiente familiare, con la possibilità di frammezzare il lavoro con pause piacevoli che rendono il lavoro successivo molto più fruttuoso.
L’aspetto meno positivo (transitoriamente, finché non si trova una linea vincente) si può riassumere in una sola parola: alto rischio di disorganizzazione.
Essere da soli con il proprio PC ed il proprio smartphone e portare avanti il lavoro come se si fosse in uno Studio fisico comporta un grado di organizzazione e di capacità di interazione e di collaborazione di alto livello.
Se un solo anello della catena staff si allenta, il lavoro di tutti rischia di essere vanificato.
Basta un documento non salvato in una cartella comune o un’informazione acquisita e non divulgata ed ecco che un task si trasforma in un task fatto male e in un cliente insoddisfatto.
Per questo motivo ho deciso di abbozzare una check list degli strumenti che, chiunque voglia collaborare, da remoto, con il mio Studio virtuale deve saper usare.
Tralascio i riferimenti ai software di contabilità e mi focalizzo su altri strumenti.
Software di archiviazione e reporting
Esistono da anni, ma i “cartacei più accaniti” sono restii ad utilizzarlo. Noi, in Studio, utilizziamo un “classico” Dropbox.
È la versione 2.0 del famoso, vecchio archivio polveroso e pieno di scaffali ricolme di scartoffie.
Le cartelle sono i raccoglitori ed i pdf sono i documenti.
Zero spazio fisico occupato e documenti accessibili, in qualsiasi momento, da qualsiasi componente dello Staff che abbia la password di accesso.
Non solo, è anche, a mio vedere, un ottimo software di reporting.
È sufficiente un semplice click su un file Excel , ed ecco che saprai, in tempo reale, tutto sullo status di una pratica.
Ecco perché, su Dropbox, oltre ai documenti, è opportuno inserire i cd “files di gestione” ossia:
- report contabilità mensili
- report scadenze mensili
- report bilanci controllati mensili
- report dichiarativi
- report deposito bilanci
- report pratiche di ComUnica
- report Paghe
Vademecum e check list uso Studio, come questo 🙂
Software di gestione o Tool di project management
I tool per il project management sono un ottimo strumento per l’organizzazione del lavoro del gruppo.
I software di project management offrono la possibilità di pianificare le tempistiche di un progetto di lavoro in base alle diverse attività da svolgere.
Non solo: consentono di monitorare i risultati raggiunti, sia in corso d’opera che al termine del progetto, così da tenere tutto sotto controllo e, eventualmente, apportare le dovute modifiche durante la fase operativo del progetto in corso.
Noi abbiamo scelto Trello che, con le sue bacheche, i suoi sistemi di alert si è rivelato ottimo per gestire:
- scadenze
- pratiche di comunica
- richieste di consulenza
- richieste clienti
- invii bilanci CEE in Camera di Commercio
Attenzione: qualsiasi tool si decida di usare è sempre opportuno creare gruppi di lavoro su WhatsApp, in cui interagire. E, di questo, parlerò tra poco….
Software di programmazione degli appuntamenti
È raro che un membro dello staff abbia un appuntamento pianificato con un cliente dietro il quale non ci sia il lavoro di altri collaboratori.
Questo rende evidente l’utilità di uno strumento di pianificazione, condiviso con tutti, che consenta a ciascuno di organizzare il proprio lavoro rispettando gli impegni lavorativi altrui.
Se è vero che non si può programmare tutto perché basta un’emergenza a far saltare le pianificazioni, è anche vero che, in uno Studio organizzato e improntato al rispetto del cliente, del proprio lavoro e del lavoro altrui, non si può lasciare tutto al caso.
Noi, in Studio, abbiamo scelto Koalendar, che consente di fissare (e spostare) appuntamenti tramite meet ed invia e-mail promemoria. Inutile dire che, da quando lo abbiamo adottato, la qualità dei servizi offerti ai clienti è migliorata in modo insindacabile.
Applicazioni di messaggistica istantanea
Che dicitura impegnativa…Se dico WhatsApp o Messenger forse sono più intellegibile, sicuramente più simpatico.
In Studio abbiamo scelto WhatsApp, l’applicazione più diffusa, conosciuta e alla portata di tutti. Qualche riga fa ho fatto un rapido cenno all’importanza di creare gruppi.
È giunto il momento di approfondire.
Interagire in un gruppo di WhatsApp non ha solo una funzione pratica (come, ad esempio, inserire dei memo per evitare che una pratica caricata sul tool di project management venga dimenticata).
È fondamentale anche per coltivare l’aspetto umano del lavoro da remoto.
Lavorare in smart working non è il sogno dei sociopatici né, tantomeno, deve trasformarsi nel peggior incubo degli empatici.
È possibile “fare gruppo” anche senza coesistere nel medesimo ambiente.
Nelle chat di lavoro ci si scambia pareri, informazioni utili, ci si confronta live e, udite-udite, a volte si litiga ed altre si ride e si scherza come in pausa caffè.
L’aspetto umano, il confronto, lo scambio di informazioni e di punti di vista è fondamentale per crescere professionalmente ed umanamente.
Quindi, via libera alle chat, sia generali che di settore:
- ComUnica
- Bilanci mensili
- Bilanci CEE
- Dichiarazioni
- Scadenze
- Urgenze
- Consulenza lavoro
- Pratiche smart da 5 minuti
E chi più ne ha ne metta. Ps. Non dimentichiamo i broadcast (di Whatsapp), strumento essenziale per inviare lo stesso messaggio a più persone contemporaneamente, con un unico invio ma facendoli sentire unici.
Conclusioni
Ciò che ho riassunto è il frutto di anni di esperimenti e tentativi, alcuni riusciti, alcuni falliti, alcuni semplicemente accantonati in attesa di tempi più maturi.
Non è semplice creare e far funzionare uno Studio online.
E non è semplice collaborare con uno Studio virtuale finché non ci si inserisce nel sistema e se ne comprendono le dinamiche.
Non è semplice ma, quando si riesce (e il mio Studio online è la dimostrazione che si può riuscire), è, di certo, una gran soddisfazione 😊.
Ed ora, come sempre ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
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A presto.