Indice dei contenuti
Ciao, ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili Online.
Ogni anno, quando ci avviciniamo alla fine di agosto, nel mio Studio parte un’attività a cui tengo molto: il controllo totale della fatturazione e degli incassi su tutta la clientela.
È un lavoro che richiede metodo e attenzione, ma che considero fondamentale per chi vuole avviare (o proseguire) la collaborazione con me, perché racconta bene come funziona, nel concreto, la Contabilità Controllata.
Vediamo insieme come lo organizziamo, tipologia di cliente per tipologia di cliente.
Perché facciamo un controllo totale entro fine agosto
Ogni anno, entro la fine di agosto, nel mio Studio effettuiamo una verifica completa dello stato di fatturazione e di incasso su tutta la clientela.
Non è un controllo qualsiasi: è il momento in cui ricostruiamo, per ogni singolo cliente, se ciò che doveva essere fatturato è stato fatturato, se ciò che doveva essere incassato è stato incassato, e se esistono situazioni sospese che rischiano di trascinarsi nei mesi successivi.
Farlo proprio a fine agosto ha una logica precisa.
È il momento in cui si chiude la fase più “lenta” dell’anno e si riparte con l’attività autunnale: se qualcosa è rimasto indietro tra proforma non emesse, fatture da regolarizzare o pagamenti mai arrivati, è meglio scoprirlo adesso, prima che l’ultimo trimestre porti con sé nuovo carico di lavoro.
Un controllo così strutturato, del resto, è proprio ciò che intendiamo quando parliamo di Contabilità Controllata: non solo la tenuta dei numeri del cliente, ma anche la gestione ordinata e verificabile di tutto ciò che riguarda il rapporto economico con lo Studio.
Le casistiche clienti che teniamo sotto controllo
Il controllo non è uguale per tutti i clienti: cambia a seconda della tipologia, perché cambiano i servizi che offriamo e, di conseguenza, le voci da verificare.
Le cinque casistiche che teniamo distinte sono queste.
Il controllo non è uguale per tutti i clienti: cambia a seconda della tipologia, perché cambiano i servizi che offriamo e, di conseguenza, le voci da verificare.
Le cinque casistiche che teniamo distinte sono queste.
· Clienti S.r.l.
Per le S.r.l. verifichiamo contabilità, paghe (dove previste), deposito del bilancio CEE, IMU (per chi rientra) e le pratiche di Comunica con i relativi adempimenti, distinguendo tra compenso e rimborso delle spese anticipate.
· Clienti ordinari, non S.r.l.
Per questa categoria il perimetro è simile a quello delle S.r.l., con l’unica differenza che non è previsto il deposito del bilancio CEE: restano quindi contabilità, paghe dove presenti, IMU per chi rientra e pratiche di Comunica.
· Clienti in contabilità semplificata
Qui il controllo comprende contabilità, paghe, IMU (per chi rientra), i dichiarativi quando non sono già compresi nel canone, e le pratiche di Comunica.
· Clienti in regime forfettario
Per i forfettari il controllo si concentra sui dichiarativi, sull’IMU per chi rientra e sulle pratiche di Comunica.
È una categoria su cui prestiamo particolare attenzione, perché il passaggio di alcuni clienti da un regime all’altro (per esempio dal semplificato al forfettario) può generare disallineamenti tra ciò che era previsto nel vecchio canone e ciò che va effettivamente fatturato nel nuovo regime: per questo, in presenza di un cambio di regime, verifichiamo sempre con particolare cura se il canone precedente comprendeva servizi che ora vanno invece fatturati a parte.
· Clienti privati
Per i privati il controllo riguarda la dichiarazione dei redditi delle persone fisiche e l’IMU, dove prevista.
Come gestiamo gli insoluti certi
Prima di entrare nel controllo per singola tipologia di cliente, c’è un passaggio che facciamo sempre in via preliminare: la gestione degli insoluti già accertati, cioè quelli segnalati dalla banca.
La procedura che seguiamo è questa.
1. Recuperiamo tutta la documentazione relativa agli insoluti più recenti, in modo da avere un quadro preciso di importi e scadenze.
2. Verifichiamo se, nel frattempo, sono arrivati incassi successivi all’insoluto: in quel caso procediamo subito con l’emissione della fattura.
3. Contattiamo il cliente via e-mail e WhatsApp indicando le coordinate corrette su cui effettuare il pagamento, così da eliminare qualsiasi possibile equivoco sulle modalità di versamento.
4. Eliminiamo dal gestionale (Fatture in Cloud) le proforma ormai inutili, cioè quelle che non hanno più ragione di restare aperte.
5. Verifichiamo se tra le proforma rimaste ci sono incassi non ancora fatturati e, in caso affermativo, procediamo con la fatturazione.
Solo dopo aver chiuso questa fase preliminare passiamo al controllo sistematico, categoria per categoria, che ti descrivo qui sotto.
L’ottimizzazione del controllo per S.r.l., ordinari e semplificati
Contabilità e paghe
Per queste tre categorie chiediamo cautelativamente a ciascun contabile di effettuare un check sul triennio 2024, 2025 e 2026 relativo a canoni e paghe, compilando un report Excel volutamente essenziale: due colonne, mese e fattura sì/no, con la segnalazione di eventuali criticità riscontrate.
Per ogni mese risultato mancante, distinguiamo due situazioni.
Se la proforma è già stata emessa: verifichiamo se è stata pagata senza che sia seguita l’emissione della fattura (e in tal caso la emettiamo), oppure se non è stata pagata affatto — in questo secondo caso inviamo un sollecito argomentato, allegando la proforma e le coordinate bancarie via e-mail e WhatsApp.
Se la proforma non è ancora stata emessa: emettiamo una proforma cumulativa e, contestualmente, la inviamo al cliente chiedendo il pagamento con le coordinate bancarie via e-mail e WhatsApp.
Pratiche di Comunica e bilanci CEE
Per le pratiche di Comunica e i bilanci CEE (dove previsti) svolgiamo il check di emissione proforma, incasso e fatturazione incrociando i dati con gli addebiti risultanti da Telemaco.
Per l’eventuale IMU, invece, verifichiamo direttamente il report condiviso in drive.
Dichiarazioni SC-SP-PF
Per le dichiarazioni controlliamo prima di tutto le condizioni contrattuali indicate nel file condiviso in Dropbox. Se il servizio è incluso nel canone, non è necessaria alcuna azione.
Se invece è fatturato a parte, verifichiamo lo stato di proforma, incasso e fattura: se la proforma è stata emessa ma non pagata, inviamo un sollecito; se non è stata emessa, la emettiamo e contestualmente invitiamo il cliente al pagamento via e-mail e WhatsApp.
Il controllo per i clienti in regime forfettario
Anche per i forfettari seguiamo lo stesso schema logico, applicato alle voci specifiche di questa categoria.
Per la dichiarazione dei redditi controlliamo l’emissione della proforma, l’incasso e la fatturazione: se la proforma è emessa ma non pagata inviamo un sollecito, se non è emessa procediamo con l’emissione e il contestuale invito al pagamento. Da quest’anno, però, abbiamo introdotto un’attenzione in più: per il 2026 inviamo il sollecito anche quando la proforma non è mai stata emessa, proprio per non lasciare aperte situazioni che rischierebbero di passare inosservate.
Per le pratiche di Comunica svolgiamo lo stesso check di emissione proforma, incasso e fatturazione, sempre confrontandolo con gli addebiti su Telemaco, mentre per l’IMU verifichiamo il report in Drive.
Il controllo per le persone fisiche
Per le persone fisiche distinguiamo due situazioni, che comportano modalità di tariffazione diverse.
Quando si tratta della dichiarazione dei redditi dei soci di una S.r.l., verifichiamo prima le condizioni contrattuali indicate in Dropbox.
In assenza di condizioni specifiche, applichiamo il tariffario standard, facendo però attenzione a distinguere tra soci “storici” e soci “non storici”, perché le indicazioni per ciascun caso sono riportate nel report dichiarativi condiviso in Drive.
Va tenuto presente, inoltre, che alcuni soci chiedono di ricevere la fattura intestata alla S.r.l. pur pagando tramite la società: anche questa casistica è tracciata nello stesso report.
Quando invece la dichiarazione riguarda una persona fisica non socia di una S.r.l., applichiamo direttamente il tariffario.
In entrambi i casi, il controllo successivo è identico a quello già visto per le altre categorie: verifichiamo emissione della proforma, incasso e fatturazione, inviando un sollecito se la proforma è emessa ma non pagata, oppure emettendola e sollecitando il pagamento se non è mai stata emessa, ricordando che, anche qui, per il 2026 il sollecito parte anche in assenza di proforma.
Per l’IMU, come per le altre categorie, il riferimento resta il report in Drive.
Conclusioni
Caro potenziale collaboratore, cos’hai imparato grazie a questo articolo?
Hai scoperto come, nel mio Studio, il controllo dei numeri non riguardi solo il bilancio del cliente, ma anche la gestione ordinata e verificabile di tutto il rapporto economico che lo lega a noi: proforma, fatture, incassi, solleciti, per ogni singola tipologia di cliente.
È proprio questa attenzione al metodo, applicata in modo sistematico e non lasciata al caso, a fare la differenza tra uno Studio che “insegue” le situazioni e uno Studio che le tiene sotto controllo in ogni momento dell’anno.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Se preferisci provare un test di collaborazione insieme a noi, puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi alla e-mail info@contabilionline.com.
A presto.