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Come sicuramente saprete, i report di gestione sono importanti in qualsiasi realtà.
In uno Studio che lavora totalmente online sono, addirittura, fondamentali.
In questo articolo ho deciso di soffermarmi su un report che considero fondamentale, perché è quello la cui corretta compilazione dà l’ok a chi si occupa degli incontri mensili con i clienti, a contattare i clienti stessi e a sollecitare l’appuntamento mensile.
È ovvio che chiedere, e addirittura sollecitare, un incontro per poi scoprire, durante l’incontro, che il bilancio non è completo e, non per responsabilità del cliente, non è esattamente piacevole 😊.
Vediamo quindi questo report.
La fusione
Nel corso degli anni ho ideato vari report, sempre in ottica migliorativa ed empirica.
I report, infatti:
• devono sostenere e attestare la collaborazione tra i membri del team,
• non devono essere considerati un peso,
• non devono essere percepiti come una perdita di tempo da smaltire in velocità per “togliersi il pensiero”.
Il miglior modo per centrare questi obiettivi (oltre a ricordarne l’importanza ad ogni singolo incontro bisettimanale 😊) è cercare di concentrare la compilazione, aggiungendo righe e colonne agli Excel, sempre in ottica migliorativa, senza costringere gli incaricati a compilare più report, diversi ma affini.
Ciascun report, quindi, è frutto di esperienza, di complimenti dei clienti per il lavoro fornito e, ahimè, anche di rimproveri quando il lavoro fornito non è il “top di gamma” che garantisco e che connota lo Studio.
Vale per i report dedicati:
• alle scadenze,
• alla compilazione del file imposte,
• alla compilazione ed invio dei bilanci CEE,
• alla compilazione delle LIPE trimestrali,
• alla compilazione e all’invio dei dichiarativi
e per il report protagonista di questo articolo.
Il report di fine contabilizzazione del mese
Cosa chiedo ai collaboratori che si occupano, mensilmente, di registrare la contabilità?
Di compilare un report, a mio vedere fondamentale, perché ha molteplici funzioni:
- promemoria del “dove sono arrivato” (e di conseguenza del “cosa devo ancora fare”);
- promemoria di cosa devo ancora fare per poter dire che la situazione è stata oggetto di check, che non ci sono arretrati (documenti non caricati nel gestionale, protocolli non controllati ecc.);
- promemoria del “cosa devo chiedere/sollecitare al cliente” per poter fornire un bilancio completo e veritiero;
- promemoria del “cosa devo riferire al cliente”, nel momento in cui, a fine mese, invio un bilancio privo di qualche registrazione (in modo che il cliente percepisca che il bilancio viene fornito incompleto non per mancanza dello Studio ma per sua responsabilità);
- promemoria di cosa devo riferire a chi si occupa della fatturazione, in modo che questi veda con me se inserire o meno in fattura una determinata prestazione (questo è un tema importante a cui dedicherò uno spazio poco più avanti);
e, ultimo in termini di tempistica ma non certo ultimo in ordine di importanza:
- “lasciapassare” a chi si occupa degli incontri mensili (io o un altro membro del mio Staff).
Le prestazioni per cui decidere come fare con il cliente
Il cliente, quando firma il mandato, è consapevole di ciò che rientra nel canone mensile e conosce gli importi delle pratiche extra canone.
Una delle voci è “servizi di segreteria e disbrigo pratiche non afferenti all’attività professionale”.
I clienti possono avanzare molteplici richieste al commercialista (redazione di business plan, richiesta di aiuto nella compilazione di un format di natura amministrativa ecc.) ma, talvolta, non richiedono assolutamente nulla e, con il loro comportamento, costringono il contabile ad un’attività extra che va ovviamente remunerata al contabile, ma è necessario che questi la annoti in modo puntuale nel report.
Di che attività si può trattare?
Beh, gli esempi possono essere tanti.
Il più ricorrente è sicuramente quello derivante dal disordine (ad esempio cliente che mette a disposizione la documentazione in modo caotico, in parte via email, in parte via WhatsApp, in parte in cartelline Drive, che non rinomina i file, che li archivia senza un ordine logico) ma anche da una certa “prepotenza” (ad esempio cliente che impone un proprio software di archiviazione in cui non è detto che i documenti vengano archiviati in ordine fiscale ma in base a procedure interne, come la denominazione del fornitore o la categoria — meramente interna — della spesa o il mese in cui è previsto il pagamento), costringendo il contabile ad un’attività extra per “portare a casa” il risultato della contabilità controllata.
Quando questo capita, sia che si tratti di una situazione sporadica sia continuativa, è necessario che il contabile quantifichi il tempo dedicato a questa opera di ricerca, in modo che io possa valutare se avvisare il cliente che verrà inserito, in proforma, un “tot” a titolo di segreteria o se, semplicemente, far notare al cliente tutta l’attività svolta gratuitamente, in modo che possa apprezzare ancora di più il risultato ottenuto: la contabilità controllata mensile.
L’incontro mensile
E veniamo al punto 6, il last but not least, come anticipato: l’incontro mensile.
È il fiore all’occhiello del mio Studio, non mi stancherò mai di ripeterlo.
Presentarsi all’incontro con un cliente sapendo di poter:
• condividere lo schermo mostrando il proprio lavoro senza timore di “mettere in onda” un errore contabile,
• consultare la documentazione registrata,
• sviluppare una consulenza,
• elaborare una strategia, pianificare le imposte,
• determinare i budget,
• calcolare indici,
• suggerire iniziative
è una grandissima soddisfazione professionale.
I collaboratori che si occupano delle registrazioni mensili spesso non partecipano a questi incontri e, probabilmente, non sono consapevoli del loro valore e della loro importanza.
Da qui la decisione di scrivere questo articolo, per renderli partecipi a ciò che avviene dopo il loro lavoro, in modo che siano consapevoli di quanto è importante che il loro lavoro sia impeccabile e rendicontato.
Il nuovo report mensile
Come ho già accennato, nasce da una fusione.
Il report precedente, che rendicontava il lavoro svolto mensilmente, è stato integrato da più colonne, tra cui:
quella dedicata alle note che motivano il lavoro svolto in più,
quella che dà il lavoro per terminato e, di conseguenza, l’ok all’incontro mensile
e da tutta una serie di piccole attività che è opportuno svolgere mensilmente per poter arrivare a fine anno con un lavoro già completo al 99% (controllo protocolli, controllo F24 a zero, controllo corretta registrazione ratei, risconti, beni ammortizzabili e — tanti 😊 — eccetera).
E, tornando all’incontro mensile, metto una nota molto importante:
la determinazione della data dell’incontro non viene lasciata più in balia del cliente (che, come unico parametro, ha la propria agenda) ma viene “pilotata” di concerto con il contabile, in modo che l’incontro abbia un senso e venga percepito come importante ed utile dal cliente.
Il contabile, è utile dirlo, è l’unico che sa se la contabilità è completa (e controllata!), cosa manca (e va richiesto anche durante l’incontro mensile), quante volte ciò che manca è stato sollecitato e tutte quelle informazioni che permettono di concordare un incontro che sia veramente utile.
Ed ecco come appare il nuovo report.
Ovvio che il report, per poter svolgere tutte queste funzioni e portare a tutti questi risultati:
• deve essere compilato step by step, non cumulativamente a fine mese;
• deve essere analizzato durante gli incontri bisettimanali.
Quindi, non più report di rendicontazione mensile ma report di collaborazione quotidiana 😊
Conclusione
Ora hai un ulteriore tassello per comprendere appieno come si lavora nel mio Studio.
Ovviamente, se intendi collaborare, presenti una candidatura, superi i test iniziali e diventi collaboratore, ogni suggerimento per iniziare sarà ben accetto 😊
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto desidero ricordarti che, nel mio Studio, anche chi non ha una formazione tecnica può collaborare con noi.
Per questo ti invito a candidarti: attività come la stesura di articoli – che richiedono impegno e attenzione, ma non una preparazione tecnica specialistica – possono comunque offrirti l’opportunità di entrare a far parte del team.
È, però, fondamentale possedere una base solida e disporre di informazioni sempre aggiornate.
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A presto!