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Ciao, ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili Online.
Se hai già letto l’articolo dedicato al nuovo report mensile, sai quanto, nel mio Studio, la corretta compilazione di questo strumento sia la condizione per poter dire che una S.r.l. è pronta per l’incontro mensile.
Oggi voglio approfondire un aspetto specifico dello stesso report: la parte che io chiamo, tra me e me, l’autocertificazione del contabile.
È la sezione in cui chi registra la contabilità dichiara, riga per riga, a che punto è arrivato su ogni singolo cliente.
Non è un dettaglio tecnico: è lo strumento che tiene insieme tutto il lavoro dello Studio, dalla singola giornata di registrazione fino al rapporto di fiducia con ogni collaboratore.
Vediamo perché.
Perché parlo di “autocertificazione”
Chiamo questa parte del report “autocertificazione” perché è compilata dal contabile su ciò che il contabile stesso ha fatto, senza che nessuno stia lì a controllare in tempo reale ogni singola registrazione.
Per ogni cliente, per ogni adempimento (registrazione fatture, controllo estratti conto, controllo partitari, adempimenti periodici) si indica un semplice codice:
- Sì, se l’attività è stata svolta;
- No, se non è stata svolta;
- ND, se non è disponibile la documentazione necessaria per svolgerla.
È preferibile non lasciare mai campi vuoti: un campo vuoto non dice nulla, mentre un No o un ND, se accompagnati da una nota, diventano informazione.
E qui arriva la regola che considero più importante di tutte: ogni No va motivato.
Un No da solo non serve a nessuno: non sappiamo se manca un documento, se dipende dal cliente o se semplicemente non è ancora il momento di farlo. Nella colonna delle note va sempre scritta la motivazione specifica (“mancano gli estratti conto da giugno”, “il cliente non ha ancora inviato le fatture estere”, e così via).
Fatta questa premessa, vediamo a cosa serve davvero, nel concreto, questo report.
Prima funzione: il promemoria di dove ci si è fermati
La prima utilità è la più immediata: il report permette a chi lavora di ritrovare in pochi secondi il punto esatto in cui si era interrotto.
Capita continuamente, seguendo decine di S.r.l. in parallelo, di dover sospendere la registrazione di un cliente: mancano documenti, il cliente non ha ancora risposto a una richiesta, è arrivata una priorità diversa.
Senza un report aggiornato, ripartire significherebbe ricostruire tutto a memoria. Con il report, invece, basta leggere la nota per capire cosa manca e da dove riprendere.
Per questo chiedo che venga compilato mentre si lavora, non a fine mese: solo così resta uno specchio fedele della realtà, e non un esercizio di memoria fatto in fretta prima della riunione.
Seconda funzione: la base delle riunioni bisettimanali
Nel mio Studio ci sono incontri periodici, con cadenza bisettimanale, dedicati proprio a verificare che il lavoro proceda secondo lo schema previsto per quella fase del mese.
Se una pratica risulta ferma, l’incontro serve a capire perché: è un problema di carico di lavoro del collaboratore, oppure è il cliente che non collabora e non fornisce i documenti richiesti?
È una distinzione decisiva, perché le due situazioni si risolvono in modo completamente diverso: nel primo caso si interviene sull’organizzazione, nel secondo si struttura un sollecito verso il cliente.
Senza un report puntuale, la riunione rischia di diventare un generico giro di domande. Con il report, invece, diventa un momento di problem solving, pratica per pratica.
Terza funzione: distinguere il lavoro dovuto da quello extra-mandato
Capita spesso che un cliente chieda, nel corso del mese, attività che esulano da quanto sottoscritto nel mandato: un’elaborazione particolare, un supporto extracontabile, una richiesta che va oltre l’ordinaria tenuta della contabilità.
Tracciare questi task nel report permette allo Studio di decidere, con cognizione di causa, se fatturarli a parte o concederli come cortesia.
Nel secondo caso, è comunque utile farlo notare al cliente, con garbo: non per rivendicare nulla, ma perché il cliente percepisca il valore di ciò che gli viene offerto senza costo aggiuntivo.
È un accorgimento che si rivela particolarmente utile se, più avanti, lo stesso cliente dovesse lamentarsi di un presunto inadempimento: poter ricordare, con tono cortese, la disponibilità già dimostrata in altre occasioni riequilibra il confronto senza bisogno di alzare i toni.
L’ultima funzione è, per me, la più delicata: il report permette di distinguere un collaboratore che sta attraversando un momento difficile da uno che, semplicemente, non sta dicendo la verità sul lavoro svolto.
Voglio essere molto chiaro su questo punto, perché è un principio che considero non negoziabile nel mio Studio.
Nessuno viene messo in discussione per un rallentamento dovuto a ferie, salute o imprevisti di qualunque genere. Sono situazioni fisiologiche, per cui cerchiamo insieme una soluzione temporanea.
La differenza tra un rallentamento e una bugia
Il problema si pone in un solo caso: quando il report, o peggio la contabilità stessa, viene alterato per far apparire una situazione come aggiornata quando non lo è.
Parlo di scritture inserite solo per far quadrare apparentemente i saldi, di dichiarazioni di lavoro svolto che non trovano riscontro nei fatti.
In questi casi il rapporto di fiducia viene meno in modo definitivo, perché non si tratta più di un problema organizzativo, ma di un’informazione volutamente falsa fornita allo Studio.
Ed è proprio qui che il report, se compilato con onestà, tutela per primo chi lo compila: rende visibile un rallentamento legittimo prima che possa diventare un problema di fiducia.
Questo, per me, è il senso più profondo dell’autocertificazione: non è un controllo dall’alto, è uno strumento che protegge il rapporto tra Studio e collaboratore, a patto che venga usato con onestà da entrambe le parti.
Conclusioni
Ora hai un ulteriore tassello per comprendere come lavoriamo nel mio Studio, e perché diamo tanta importanza a uno strumento che, a prima vista, potrebbe sembrare solo un file Excel da compilare.
Il report di autocertificazione non è burocrazia aggiuntiva: è ciò che rende possibile tutto il resto, dalle riunioni utili al rapporto di fiducia reciproca, costruito su dati verificabili e non su parole.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto desidero ricordarti che, nel mio Studio, anche chi non ha una formazione tecnica può collaborare con noi.
Per questo ti invito a candidarti: attività come la stesura di articoli – che richiedono impegno e attenzione, ma non una preparazione tecnica specialistica – possono comunque offrirti l’opportunità di entrare a far parte del team.
È, però, fondamentale possedere una base solida e disporre di informazioni sempre aggiornate.
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A presto!