L’importanza e gli obiettivi del lavoro in team

Ciao, in questo articolo ho pensato di sviluppare un argomento che ho già abbozzato in altri articoli: l’importanza del lavoro in team e gli obiettivi del lavoro in team.

Questa volta ho pensato di scrivere una breve guida che, come leggerai, si impernia su quattro principi fondamentali:

• l’importanza del lavoro in team
• l’importanza dell’adozione di un metodo di lavoro
• il rispetto dell’autonomia organizzativa dei collaboratori
• un ottimo risultato e la soddisfazione del cliente come unico obiettivo finale

Questi principi diventano una vera e propria Bibbia in uno Studio che lavora totalmente online, come il mio.

Per quale motivo? Il motivo è molto semplice, in uno Studio che lavora online la comunicazione (che già di per sé e è fondamentale) diventa vitale. Necessaria per la sopravvivenza dello Studio stesso.

Se in uno Studio fisico il problema di una comunicazione frammentaria può essere ovviato dal dialogo con i colleghi, da un “ho sentito dire che”, “mi pare che avessi detto…” in uno Studio online questo è impossibile.

Se in uno Studio fisico un collaboratore si ammala o va in ferie o, semplicemente, si prende un giorno libero, chiunque può accedere alla sua scrivania o al suo PC per recuperare quanto necessario per chiudere una pratica. 

In uno Studio online questo è impossibile.

Potrei fare tantissimi esempi, raccolti in anni ed anni di lavoro sul campo virtuale ma preferisco concentrarmi sulla Guida che, sono certo, troverai utilissima.

Ovviamente è incentrata sul mio Studio Commerciale e, quindi, devo necessariamente fare una promessa importantissima, se vorrai diventare un collaboratore attivo:

1. LA CONTABILITA’ È IL FULCRO DI CIASCUN STUDIO COMMERCIALE
2. GLI INCONTRI MENSILI PER I BILANCI CONTROLLATI E LA PIANIFICAZIONE FISCALE SONO IL FIORE ALL’OCCHIELLO DEL MIO STUDIO COMMERCIALE

Una volta che si imparato a memoria queste brevissime regole si può organizzare al meglio la collaborazione.

Cominciamo da qui

Questo schema ha un significato molto semplice. Sembra una caramella…ma cosa significa?

Significa:

1. Massima precisione nel comunicare ai collaboratori che gestiscono la contabilità la data entro la quale le registrazioni devono essere fatte
2. Massima precisione nella data di consegna del lavoro
3. Massima precisione del lavoro consegnato
4. Massima autonomia organizzativa tra lo step 1 e gli step 2-3

STEP 1: MESSA A DISPOSIZIONE DELLA CONTABILITA’

I clienti che si rivolgono a me sanno molto bene che i pilastri dello Studio sono la Contabilità Controllata e l’Efficacia Fiscale. 

Sono quelli che definisco “imprenditori fiscalmente intelligenti”, fissano gli incontri regolarmente e, nella maggior parte dei casi, si presentano agli incontri in perfetto orario.

Ovviamente, a tanta precisione corrisponde altrettanta precisione da parte mia e del mio staff.

A inizio mese viene inviato (via e-mail e via WhatsApp) il link per prenotare l’appuntamento per gli incontri mensili. Così facendo il rischio di dimenticanze e sovrapposizioni è praticamente nullo.

E’ necessario che i clienti mettano a disposizione la documentazione da contabilizzare ulteriore rispetto a quella prelevabile dal cassetto fatture e corrispettivi (esempio l’estratto conto bancario).

Quindi, nei primi giorni del mese, noi sappiamo che i clienti provvederanno a farci avere:

• fatture cartacee delle partite Iva come forfettari
• ricevute collaboratori occasionali
• liste movimenti mensili (e se già disponibile estratto conto ufficiale trimestrale con la liquidazione degli interessi e delle commissioni bancarie)
• nota spesa e rimborsi km mensile
• polizze assicurative

A questo punto cosa succede?

Si realizza il primo aspetto della comunicazione di staff

Le date degli appuntamenti vengono comunicate ai collaboratori

Primo ovale barrato rosso dello schema “a caramella”.

Chi gestisce le e-mail avvisa i colleghi Contabili dell’avvenuta prenotazione, in modo che siano informati sulla data di “consegna del lavoro” e possano organizzarsi di conseguenza;

1. I collaboratori incaricati procedono con le registrazioni ed ai controlli in modo che un paio di giorni prima dell’incontro sia disponibile un cd “file di controllo”, che non è altro che un file di Excel in cui viene riepilogato tutto ciò che l’imprenditore deve far avere per avere una contabilità aggiornata ed esatta (informazioni su determinate movimentazioni, pezze contabili, giustificativi, estratti ecc.).

Il file in questione non deve essere necessariamente creato a nuovo.

Le operazioni che necessitano di chiarimenti o documenti giustificativi è opportuno che siano raccolte in un unico conto (non ha importanza se patrimoniale o economico, è importante che sia uno solo e che, anche nella denominazione, sia evidente la sua natura transitoria).

In questo modo si ottiene un triplo risultato:

1. Tutte le voci degli estratti conto vengono registrate ed i saldi coincidono con quelli dei documenti forniti (FONDAMENTALE!);
2. Tutte le voci dubbie sono riunite in un solo conto e non sparpagliate qua e là con il rischio di perderle d’occhio;
3. Il cliente deve gestire un unico file in cui ha tutte le informazioni (data, descrizione, banca dell’addebito/accredito) necessarie per recuperare velocemente i documenti mancanti.

Perché il file di controllo va fornito 1 o 2 giorni prima rispetto alla data dell’incontro con l’imprenditore?

Per mettere l’imprenditore nelle condizioni di fornire dati/informazioni prima dell’incontro stesso e per mettere il collaboratore nelle condizioni di poter registrare quanto fornito prima dell’incontro.

Apro e chiudo una parentesi: il nostro obbiettivo non è fare sfoggio di scienza bensì fornire un bilancio su cui l’imprenditore, con il nostro aiuto, svilupperà pianificazioni e strategie.

Questo rende fondamentale la semplicità della formulazione delle richieste: l’obbiettivo è ottenere informazioni e documentazione da un imprenditore che, nel 99% dei casi non è un tecnico. 

Quindi ad una massima semplicità nella richiesta corrisponderà sicuramente una puntuale evasione della stessa.

Passiamo al secondo elemento dello schema a caramella.

Massima libertà organizzativa

Nello schema è l’ovale grande, blu, con la scritta in bianco.

Nella fase di contabilizzazione vige il principio della massima libertà organizzativa.

Superata una ovvia fase di studio reciproco (lo Studio deve conoscere il collaboratore e viceversa, nessuno viene mandato allo sbaraglio) nessuno controlla a che ora e in che circostanze vengono effettuate le registrazioni.

Ciò che è importante è che contabilità sia al top della precisione quando ci si presenta all’incontro mensile con l’imprenditore (ovviamente nei limiti in cui l’imprenditore stesso ci mette in condizione di essere precisi).

In altre parole, dobbiamo poter dire all’imprenditore “manca x“,  non  “scusa non avevo visto che x c’è…”.

Si cerca di organizzarsi in modo che, il lasso di tempo tra la messa a disposizione dei documenti e la data dell’incontro sia tale che il contabile non debba rompersi l’osso del collo per poter fornire la contabilità registrata nei tempi concordati e, soprattutto, abbia il tempo di fare un check generale che porta al…(rullo di tamburi)

al secondo ovale barrato rosso dello schema “a caramella”.

Massima precisione nel lavoro consegnato

Come si ottiene? 

Semplicemente stampando un bilancio e controllando le voci che lo compongono.

Soprattutto bisogna controllare che:

• i saldi dei conti banca/carte ecc. coincidano con quelli della documentazione messa a disposizione;
• i sottoconti utilizzati siano corretti;
• non ci siano saldi palesemente assurdi (tipico, normalmente, elle registrazioni sbagliate) come, ad esempio costi in dare del conto economico ma con cifre precedute dal segno meno, cassa in negativo ecc.;
• eventuali cespiti siano stati registrati correttamente, nell’esatta categoria e con la corretta % di ammortamento annuo.

E veniamo al motivo per cui sembro così esigente.

Lo so, nella maggior parte degli Studi le quadrature, la ricerca dei documenti che non riguardano la liquidazione dell’IVA, normalmente viene fatta un paio di volte l’anno e normalmente in prossimità delle dichiarazioni dei redditi.

Ma il mio è uno Studio differente.

La precisione ed il rigore (pur nel rispetto dell’autonomia organizzativa) che richiedo ai miei collaboratori rende possibile il fiore all’occhiello dello Studio. 

Vedi passo successivo.

L’incontro mensile

Come avrete sicuramente letto negli articoli pubblicati sul blog dei collaboratori i pilastri sono due:

1. La Contabilità Controllata mensile
2. L’Efficacia Fiscale

Nel tempo abbiamo aggiunto un terzo pilastro, che è “figlio” dei due appena menzionati: la pianificazione fiscale.

Si tratta di un settore in cui i contabili non sono (apparentemente) coinvolti visto che registrano ciò che è già accaduto.

Ho scritto “apparentemente” perché, in realtà, sul lavoro di rendicontazione del passato si sviluppa un lavoro di pianificazione del futuro.

In particolare:

a) ad inizio anno viene steso un bilancio previsionale che, nel corso dei mesi, viene rettificato in base a come concretamente si sta sviluppando il business. Rettifica possibile se il bilancio fornito mensilmente è esatto;

b) mensilmente vengono quantificate le imposte “come se il 31 del mese fosse il 31 dicembre” in modo che l’imprenditore ha tutti gli strumenti per:

1) mettere in atto gli strumenti di efficacia fiscale disponibili e stabilirne la misura;

2) accantonare la quota di liquidi da destinare al pagamento delle imposte qualora gli strumenti di efficacia fiscale siano stati tutti utilizzati e nella maggior misura possibile in base al suo specifico business.

Sempre nel tempo, in base alle esigenze degli imprenditori e alle loro specifiche richieste, abbiamo aggiunto due indicatori:

1. % di incidenza dei costi (talvolta suddivisi, a loro volta, tra costi fissi e costi variabili, se richiesto dagli imprenditori)
2. % di ricavi destinati alla copertura delle perdite.

In questo modo l’imprenditore ha il “colpo d’occhio” sulle voci di spesa ed è in grado di determinare, senza troppi calcoli, se un costo sta sfuggendo di mano, se è possibile investirci qualche soldo in più, se rende come nelle aspettative.

Questo è il “minimo sindacale”. 

Poi ciascun imprenditore, in base alla sua “istruzione contabile fiscale”, alle proprie esigenze, alle sue specifiche domande, ecc., può chiederci  il calcolo degli indici più disparati (ROE, ROI, ROS MOL e chi più ne ha ne metta) perché noi saremo strasicuri di aver lavorato su dati certi.

Ora, vedete da voi, senza troppe ulteriori spiegazioni, quanto sia fondamentale che la registrazione mensile sia:

• Fornita nei tempi concordati
• Esatta

Spoiler:  (ne parlerò, in seguito, in un prossimo articolo)…….

Breve accenno a… la pianificazione fiscale

Nello schema di pianificazione sono riportati sia i dati già contabilizzati, che i dati preventivati e tra questi:

– ammortamenti

– accantonamento TFM

– royalties

– tredicesima, quattordicesima, ratei di ferie, accantonamento TFR  ecc.

Per quale motivo?

Perché sono costi contabilmente dormienti per 365 giorni l’anno, appaiono il 31/12 dell’anno e sono in grado di sovvertire le sorti del bilancio.

Ricorro ad un esempio per spiegare: una società investe una grossa cifra in acquisto cespiti o software.

L’acquisto viene registrato nello stato patrimoniale, che non incide sull’utile o perdita al 31.12, poi vengono registrati gli ammortamenti, nella sezione dare del conto economico. 

E quelli sì…influenzano l’utile e talvolta, se consistenti, possono portare in perdita il risultato.

Da qui, ad esempio, la necessità di rilevare correttamente i cespiti e verificare che effettivamente compaiano nel libro cespiti in modo che, stampando una simulazione, si sia in gradi di determinare tutti i mesi il “peso” del costo degli ammortamenti, parametrato al mese, ovviamente.

Conclusioni

Grazie a questo articolo hai una panoramica generale sull’importanza del lavoro in team, dell’importanza di avere un metodo di lavoro, dell’importanza di produrre un risultato ineccepibile.

Questo è solo il primo di una serie di articoli perché l’argomento è talmente importante che ritengo utile metterti a disposizione tante piccole Guide.

Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).

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A presto