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Ciao, in questo articolo voglio analizzare con te come le imprese devono trattare contabilmente il costo di uno dei fattori produttivi fondamentale per il funzionamento stesso dell’azienda, ovvero il costo del personale.
Come l’acquisto dei fattori a fecondità semplice, anche questo genera dei costi e, quindi, delle uscite di cassa, ma con caratteristiche diverse rispetto a quelle precedentemente esaminate.
Il costo del personale nasce, di solito, da un rapporto di subordinazione (per questo il Codice civile all’Art. 2094 definisce lavoratore subordinato chi si obbliga mediante retribuzione a collaborare nell’impresa, prestando il proprio lavoro manuale o intellettuale alle dipendenze e sotto la direzione dell’imprenditore).
In virtù di questo rapporto scaturiscono degli obblighi in capo al datore di lavoro, di natura economica e sociale.
Prima di analizzare le scritture contabili relative al fattore lavoro, vediamo insieme una serie di documenti che circolano in azienda quando ci troviamo a che fare con questo particolare fattore produttivo.
La contabilità del personale ed i relativi documenti
Il rapporto di lavoro si basa sulla presenza di particolari documenti che regolano il rapporto tra il datore di lavoro ed il dipendente, ma anche dello stesso con alcuni enti previdenziali.
Dovendo registrare il costo del personale ti troverai sicuramente a dover imparare a leggere e interpretare i libri obbligatori:
- Il libro unico del lavoro, dove sono riportate le presenze del lavoratore ed il prospetto paghe;
- Il registro degli infortuni, dove sono annotati tutti gli infortuni avvenuti in azienda;
- Il registro delle visite mediche.
Un altro documento, un po’ può essere assimilato alla fattura per l’acquisto dei fattori a fecondità semplice, è il cedolino paga che, nel gergo comune, è conosciuto come busta paga.
Questo è composto da tre parti:
- La testata, dove sono riportati i dati anagrafici del dipendente;
- Il corpo centrale, dove vengono inseriti gli aspetti quantitativi e monetari che permettono di determinare l’ammontare della retribuzione;
- La parte finale, che contiene i dati fiscali del dipendente.
Fatta questa piccola premessa, procediamo ad analizzare le diverse componenti del costo del lavoro con le relative scritture contabili.
La retribuzione lorda
La retribuzione lorda costituisce il compenso mensile stabilito dal contratto collettivo a cui l’azienda fa riferimento.
l datore di lavoro calcola mensilmente l’ammontare della retribuzione lorda, moltiplicando le ore effettivamente lavorate con la paga oraria lorda stabilita dal CCNL di riferimento in base al livello assegnato.
Pertanto, il datore di lavoro mensilmente corrisponde al lavoratore dipendente un ammontare pari al costo orario lordo moltiplicato per le ore effettivamente lavorate.
Vediamo, con un semplice esempio, come registrare la retribuzione lorda (comprensiva di ritenute IRPEF e INPS).
“In data 31 ottobre 2021 la società XXX S.r.l. procede alla liquidazione dei salari e stipendi lordi per un valore di 120.000,00 €”.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 31/10/21 | Salari e stipendi (V.E.-) | 120.000€ | |
| Dipendenti c/retribuzione (V.F.-) | 120.000€ |
Contabilmente si rileva una variazione finanziaria negativa da iscrivere in avere del conto Dipendenti c/retribuzione e rappresenta il debito che l’azienda ha verso i suoi dipendenti, ed una variazione economica negativa, ovvero il costo per l’acquisto del fattore lavoro.
Dalla retribuzione lorda vanno sottratte tutte quelle ritenute che il datore di lavoro deve versare per conto del dipendente in quanto opera come sostituto d’imposta.
Vediamo insieme di cosa si tratta.
Le ritenute a carico del lavoratore
Esistono tre tipologie di ritenute da sottrarre alla retribuzione lorda:
- Assegni familiari
Sono delle prestazioni previdenziali, che vanno ad integrare la retribuzione nel caso in cui il dipendente abbia il coniuge o i figli a carico.
Questi contributi sono pagati dal datore di lavoro che anticipa la somma a carico dell’Inps vantando un credito nei confronti dell’ente previdenziale. Ciò non costituisce un costo per l’azienda.
“In data 31 ottobre 2021 la società XXX S.r.l. liquida assegni familiari per un valore di 2.000€.”
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 31/10/21 | Competenze Inps (V.F.+) | 2.000€ | |
| Dipendenti c/retribuzione (V.F.-) | 2.000€ |
Contabilmente si rileva una variazione finanziaria attiva nel conto Competenze Inps dove viene registrato il credito dell’azienda nei confronti dell’Ente previdenziale in dare, ed una variazione finanziaria negativa per aumento del debito verso i dipendenti in avere.
N.B. dal 2022 l’assegno di famiglia è stato riformulato nell’assegno unico, che ha un meccanismo completamente diverso e non prevede più la ritenuta per il dipendente. In tutti i casi reputo utile riportarti questo meccanismo perché è un esempio di come funzionano determinati bonus a vantaggio dei dipendenti.
- I contributi Inps ed Irpef
Questi contributi rappresentano l’onere, sostenuto dall’azienda e dal lavoratore, per avere diritto a determinate prestazioni assicurative a tutela del rapporto di lavoro.
L’azienda funge da sostituto d’imposta nei confronti dei dipendenti per la quota di loro competenza ed il datore di lavoro trattiene dalla busta paga la quota di contributi a carico del dipendente.
Entro il 16 del mese successivo a quello della liquidazione, il datore di lavoro provvederà a versare, per conto del lavoratore, quanto trattenuto. Questi rappresentano i contributi Inps.
Un altro elemento da tenere in considerazione è il prelievo fiscale derivante dall’applicazione di una trattenuta alla fonte a titolo d’acconto, effettuata direttamente in busta paga
Entro il 16 del mese successivo alla data del pagamento della retribuzione, il datore di lavoro verserà all’erario la quota di Irpef trattenuta a titolo di acconto.
La rilevazione delle ritenute fiscali va operata al momento del pagamento e non in sede di liquidazione della retribuzione.
Contributi previdenziali Inps
“In data 31 ottobre 2021 la società XXX S.r.l. si liquidano salari e stipendi lordi del mese di ottobre e si trattengono contributi Inps a carico del dipendente per un valore di 20.000€.”
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 31/10/21 | Dipendenti c/retribuzione (V.F.+) | 20.000€ | |
| Competenze Inps (V.F.-) | 20.000€ |
Contabilmente si rileva una variazione finanziaria attiva da registrare in dare del conto Dipendenti c/retribuzione, in questo caso il debito nei confronti del dipendente diminuisce per effetto delle ritenute che il datore di lavoro trattiene per, poi, versare; e una variazione finanziaria negativa da registrare in avere nel conto Competenze Inps che va a diminuire il credito che l’azienda vanta nei confronti dell’ente previdenziale.
Trattenute Irpef
“In data 10 novembre 2021 la società XXX S.r.l. procede al pagamento della retribuzione netta del mese di ottobre e trattiene le ritenute IRPEF per un valore di 10.000€.”
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 10/11/21 | Dipendenti c/retribuzione (V.F.+) | 10.000€ | |
| Erario c/ritenute da versare (V.F.-) | 10.000€ |
Contabilmente si rileva una variazione finanziaria attiva da registrare in dare del conto Dipendenti c/retribuzione, in questo caso il debito nei confronti del dipendente diminuisce per effetto delle ritenute Irpef che il datore di lavoro trattiene per, poi, versare.
In virtù della funzione da sostituto d’imposta, per l’azienda nasce un debito nei confronti dello Stato che dovrà essere versato entro il 16 del mese successivo.
La retribuzione netta
Una volta operate queste trattenute si giunge alla determinazione della retribuzione netta, ovvero il valore che dovrà essere corrisposto al lavoratore.
Riassumo brevemente il calcolo algebrico che ci porta alla determinazione della retribuzione netta, riportando vicino a ciascuna voce l’importo degli esempi precedenti:
| Retribuzione lorda | 120.000€ |
| – Ritenute Inps a carico del dipendente | 20.000€ |
| Imponibile fiscale | 100.000€ |
| – Ritenute Irpef | 10.000€ |
| + Assegni familiari | 2.000€ |
| Retribuzione netta | 98.000€ |
Procediamo ora alla registrazione contabile della retribuzione netta.
Al momento del pagamento si manifesta l’uscita finanziaria e, nello specifico, si rileva:
- Una variazione finanziaria positiva, ovvero l’estinzione del debito che l’azienda ha nei confronti dei dipendenti;
- Una variazione finanziaria negativa, pari alla diminuzione delle disponibilità liquide in banca utilizzate per pagare i dipendenti.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 10/11/21 | Dipendenti c/retribuzione | 98.000€ | |
| Banca x c/c | 98.000€ |
Contributi a carico del datore di lavoro
Oltre alle ritenute previdenziali e fiscali a carico del lavoratore, l’azienda sostiene la stessa tipologia di costi per godere di determinate prestazioni assicurative a tutela del rapporto di lavoro.
- Contributi previdenziali a carico del datore di lavoro
L’onere contributivo che l’azienda deve versare viene calcolato applicando un’aliquota differente sul totale dei compensi percepiti in base al tipo di lavoro svolto ed al settore di riferimento.
Il datore di lavoro deve versare periodicamente questi contributi entro il 16 del mese successivo a quello della liquidazione.
“In data 31 ottobre 2021 la società XXX S.r.l. provvede alla liquidazione dei contributi previdenziali INPS a proprio carico per un importo pari a 30.000€. Ed il 16 novembre 2021 provvede al versamento tramite c/c bancario di tali contributi”.
Registrazione dei contributi.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 31/10/21 | Oneri sociali (V.E.-) | 30.000 € | |
| Competenze Inps (V.F.+) | 30.000 € |
Versamento.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 16/11/21 | Competenze Inps (V.F.+) | 30.000 € | |
| Banca x c/c (V.F.-) | 30.000 € |
- Contributi Inail a carico del datore di lavoro
Un’altra categoria di contributi a carico del datore di lavoro, sono quelli contro gli infortuni sul lavoro dei dipendenti (contributi Inail).
Non possono più essere capitalizzati, ma devono essere considerati costi di esercizio.
Il meccanismo di questi contributi prevede il versamento di un acconto e di un saldo, in particolare:
- entro il 16 febbraio di ogni anno bisogna versare un acconto pari al 100% dell’imposta del periodo amministrativo precedente;
- entro il 31 dicembre si provvede alla liquidazione dei contributi maturati nel periodo e si determina il debito o il credito residuo nei confronti dell’Ente, stimando con ragionevole certezza la loro recuperabilità.
Chiariamo il tutto con un semplice esempio.
“Nell’anno 2020 la società XXX S.r.l. ha maturato contributi Inail per 2.000 €. Il 16 febbraio 2021 si determina e versa l’acconto Inail per l’anno appena cominciato, pari al 100% del contributo dovuto per l’anno precedente. In data 31 dicembre 2021 si determina il costo effettivo dell’Inail maturato pari a 2.500 €, di cui 2000 € già versati in sede di acconto. In data 16 febbraio 2022 versa il saldo di 500 € insieme all’acconto del nuovo anno”.
Pagamento acconto anno 2021.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 16/02/21 | Inail c/acconto (V.F.+) | 2.000 € | |
| Banca x c/c (V.F.-) | 2.000 € |
Liquidazione contributi anno 2021.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 16/02/21 | Contributi Inail (V.E.-) | 2.500 € | |
| Inail c/acconto (V.F.+) | 2.000 € | ||
| INAIL c/competenze (V.F.-) | 500 € |
Pagamento saldo anno 2021 ed acconto 2022.
| DATA | CONTO | DARE | AVERE |
| 16/02/21 | Inail c/acconto (V.E.-) | 2.500 € | |
| Inail c/competenze (V.E.-) | 500 € | ||
| Banca x c/c (V.F.-) | 3.000 € |
Conclusioni
Grazie a questo articolo hai ripassato (o hai imparato a conoscere se non sei un tecnico) le scritture contabili relative alla registrazione del costo del personale.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
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A presto.