Procedura F24

Ciao, questa settimana ho pensato di condividere con te la procedura che utilizziamo nel mio studio per gestire al meglio uno dei settori più delicati del mondo della contabilità: le scadenze fiscali.

Le scadenze, si sa, toccano i portafogli.

Il portafoglio del cliente che deve pagare imposte e contributi e quello del commercialista quando, ahimè, si scorda di avvisare il cliente (o comunica un importo errato) e deve rimborsare interessi di mora e sanzioni.

Per questo ho delineato una procedura, che ho affinato nel corso del tempo e che riassumo in pochi punti, che poi ti spiegherò.

La procedura di gestione degli F24 in punti

I punti sono essenzialmente 5.

Eccoli descritti qui:

1. Generazione (o inserimento) della scadenza in contabilità e creazione del modello F24 sul software in uso;

2. Inserimento della scadenza su un file Excel che dovrà essere aggiornato step by step, come vedrai di seguito;

3. Invio e-mail al cliente, per avvisarlo della scadenza/aggiornamento file Excel (stato: “in attesa risposta cliente”);

4. Gestione della risposta del cliente: qui si aprono due strade

a Clienti che gestiscono i versamenti in autonomia:

• aggiornamento del file Excel con il contenuto della risposta

b Clienti che affidano allo studio il compito di procedere all’addebito tramite Entratel:

• aggiornamento del file Excel con il contenuto della risposta
• In caso di autorizzazione della messa in pagamento del modello F24: procedura di addebito.

5. Aggiornamento del file Excel con il numero di protocollo generato dal Entratel.

6. In tutti i casi ricordati di scrivere una e-mail ai clienti che non hanno niente da versare per renderli consapevoli che c’è una scadenza fiscale, ma che per loro non c’è nulla da addebitare in banca.

Ci sono sempre dei file di gestione che bisogna gestire.

Questa è, in estrema sintesi, la procedura che abbiamo adottato in studio per gestire al meglio il settore delle scadenze e l’invio degli F24.

Punto 1: la generazione del modello F24

Sul punto 1 non c’è molto da dire.

Alcuni F24 nascono dalla contabilità (ad esempio IVA e ritenute di acconto).

Altri, invece, è possibile che debbano essere inseriti manualmente (ad esempio gli F24 per il versamento dei contributi artigiani e commercianti fissi trimestrali) oppure sono comunicati dai nostri consulenti del lavoro interni e ciascun software ha una procedura ad hoc per l’inserimento dei dati. Direi che non c’è altro da aggiungere.

I punti 2 e seguenti: la gestione del modello F24

Il punto 2 (che fa da apriporta ai punti 3, 4, 5 e 6) è una scelta dello studio.

Alcuni colleghi preferiscono affidarsi totalmente al software confidando in un corretto funzionamento nel 100% dei casi, io preferisco tenere conto di una benché minima possibilità che il software abbia una falla funzionale e si “scordi” una scadenza.

Per questo motivo preferisco affiancare al software uno schema di Excel in cui appunto le varie fasi della gestione della scadenza.

Il punto 3, l’invio dell’e-mail, è molto importante. È fondamentale avvisare il cliente ed è fondamentale farlo in forma scritta, a scanso di contestazioni.

Se precostituirsi uno strumento di difesa tramite una prova scritta è fondamentale, è ancora più importante mettere il modello F24 in pagamento qualora il cliente deleghi lo studio ad effettuare il versamento tramite Entratel e dia espressa autorizzazione, ossia il punto 4 lettera b.

E, ovviamente, anche aggiornare il file Excel, inserendo il numero di protocollo generato dall’Agenzia delle Entrate al momento della ricezione del flusso contenente la scadenza (punto 5).

Se, invece, il cliente si occupa in proprio della scadenza (punto 4 lettera a), oppure non autorizza l’addebito, allora non resta altro che aggiornare il file Excel con un “cliente avvisato” nel primo caso, oppure “cliente non versa”, nel secondo.

Come ultimo punto, ricordati di avvisare i clienti che non hanno nessun importo da addebitare per la scadenza. Questo in quanto ci obblighiamo a controllare due volte la scadenza ed evitare di non fare errori con i clienti.

Conclusioni

Caro lettore potenziale collaboratore, grazie a questo breve articolo ora sai come gestire al meglio una scadenza in modo da evitare due circostanze molto spiacevoli: clienti insoddisfatti e soldi buttati in rimborso interessi e sanzioni.

Ciò che nessuna check list ti potrà mai evitare è la lamentela del cliente ogni volta in cui gli comunicherai che deve pagare qualcosa, ma questa è un’altra storia…

Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il forum qui in basso (cliccando sul pulsante).

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A presto.