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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili Online per affrontare un argomento che mi sta molto a cuore: il termine di consegna del risultato degli incarichi affidati.
In questo articolo illustrerò il sistema che ho adottato per le pratiche di ComUnica per ottenere un triplo risultato:
• velocità
• correttezza
• nessuna pressione sul collaboratore
• nessuna ansia per il cliente
I tempi di consegna
Come ben sai, il mandato che si stipula con il cliente non si limita alla sola tenuta della contabilità.
Il bilancio controllato mensile e la pianificazione fiscale sono i pilastri su cui si fonda il mio Studio e ciò che definisco “il fiore all’occhiello” dello Studio.
Ciò non toglie che vi siano comparti correlati (Bilanci CEE e dichiarativi) e non correlati (pratiche di ComUnica) che vanno seguiti ed eseguiti con la massima cura, precisione e rapidità, in modo che il cliente sia pienamente soddisfatto.
Le pratiche di ComUnica
Ve ne possono essere decine.
È sufficiente consultare il manuale messo a disposizione da Unioncamere per rendersi conto di quante pratiche può essere necessario dover preparare.
In questo articolo mi limito a citare le più frequenti, ossia:
- apertura unità locale,
- spostamento sede legale nel medesimo Comune,
- aggiunta/cambiamento amministratore,
- attivazione ATECO,
- iscrizione SS nella sezione speciale del Registro Imprese,
ma, ripeto, possono essercene molte altre.
Le tempistiche
In quanto tempo va gestita e definita una pratica?
Ciascuno Studio ha le proprie regole e l’unico limite temporale è imposto dagli Enti.
La maggior parte delle pratiche di ComUnica esige la redazione di un verbale.
I verbali vanno inviati in CCIAA entro 30 giorni dalla data indicata sul verbale stesso e, se non si rispetta questo termine, la CCIAA commina una sanzione (normalmente € 250,00) per ciascun amministratore.
Anche le pratiche che vanno inviate solo in Agenzia delle Entrate sono soggette a un termine massimo (anche in questo caso solitamente 30 giorni), pena l’applicazione di una sanzione.
Questo, però, non significa assolutamente che abbiamo 30 giorni di tempo da quando il cliente ci segnala la necessità di una pratica.
Non nel mio Studio, almeno 😊.
Ora, proseguendo nella lettura, vedrai il perché.
Il sistema a “catena di montaggio”
Può sembrare strano l’utilizzo di questo termine, molto “industriale” e molto “anni ’70” nell’ambito di uno Studio, eppure è un sistema testato e proficuo.
La pratica viene:
– raccolta (via e-mail, via messaggistica WhatsApp, via telefono);
– affidata al responsabile del settore pratiche di ComUnica con indicazione di un tempo massimo di evasione stabilito in base al grado di difficoltà della pratica;
– gestita dal responsabile o da un collaboratore di sostegno individuato dal responsabile entro il termine indicato.
Le criticità e i punti di forza della “catena di montaggio”
Può sembrare strano l’utilizzo di questo termine, molto “industriale” e molto “anni ’70” nell’ambito di uno Studio, eppure è un sistema testato e proficuo.
La pratica viene:
– raccolta (via e-mail, via messaggistica WhatsApp, via telefono);
– affidata al responsabile del settore pratiche di ComUnica con indicazione di un tempo massimo di evasione stabilito in base al grado di difficoltà della pratica;
– gestita dal responsabile o da un collaboratore di sostegno individuato dal responsabile entro il termine indicato.
Le criticità e i punti di forza della “catena di montaggio”
Per quella che è la mia esperienza, questo sistema ha una sola, potenziale, criticità.
Chi raccoglie la pratica, anche se non è chi la esegue, deve essere in grado di stabilire i documenti/informazioni necessari, i tempi (plausibili) di gestione e di comunicarli ai clienti (come ben saprete, se avete già collaborato con Studi Commerciali, i clienti spesso chiedono pratiche articolate con massima urgenza, se fosse possibile persino per “ ieri” 😊).
Superato questo scoglio, il lavoro scorre sicuramente in modo liscio perché ciascun responsabile ha uno o più collaboratori, di fiducia e testati, pronti a sostituirlo in caso sia sovraccarico di impegni.
E questo è il punto di forza: avere in staff più collaboratori in grado di intervenire e di portare avanti il lavoro per evitare ritardi, refusi, stress da sovraccarico di impegni.
Conclusioni
Come avrai potuto verificare leggendo questo articolo, la gestione delle pratiche di ComUnica, nel mio Studio, verte su alcuni principi fondamentali.
Due già menzionati…
1. La solita capacità di autogestire il proprio ambito e di realizzare un’attività di autocontrollo efficace (leggendo i miei articoli precedenti avrai notato che è un requisito “leitmotiv” fondamentale quanto la competenza);
2. La vera e propria “capacità di lavorare in team”, ossia la capacità di svolgere il proprio lavoro con precisione, evitando di lasciare ai colleghi l’onere di sistemare errori evitabili;
…a cui ne aggiungo due, ossia:
3. La capacità di stabilire in modo serio e professionale la reale complessità della pratica, in modo da non garantire al cliente una tempistica di consegna che non verrà rispettata;
4. La capacità di gestire il proprio tempo.
Anche questa volta, con questo articolo, spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di averti tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto voglio, però, ricordarti che nel mio Studio, anche i non tecnici possono collaborare con noi.
Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come la trascrizione dei podcast o la stesura di articoli (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo agli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi, puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti, scrivimi all’indirizzo info@contabilionline.com .
A presto!