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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili Online per darti le dritte (nate dall’esperienza sul campo! Ci tengo a sottolinearlo 😊) su come impostare correttamente controlli, check e documentazione per due adempimenti che vanno affrontati prima di altri, entro il mese di febbraio.
Mi riferisco a:
-LIPE 4° TRIMESTRE
-EMISSIONE CU
Sono due adempimenti fondamentali.
E tra poco vedremo il perché.
Faccio una premessa: anche in questo articolo tornerò sull’importanza dell’intervento umano anche dove l’automatismo del gestionale induce il contabile ad intravedere una bellissima comfort zone.
Errore gravissimo, da conoscere ed evitare pena, ahimè, la cessazione della collaborazione.
E tra poco ti sarò chiaro il motivo.
1) LIPE 4 ° trimestre
Come ben saprai la presentazione della LIPE (ovviamente con la sigla LIPE mi riferisco alle comunicazioni delle liquidazioni periodiche, trimestrali) relativa al 4° trimestre non è obbligatoria, potendosi procedere direttamente all’invio della Dichiarazione IVA, entro fine febbraio anziché entro il 30 aprile.
Cosa mi ha insegnato l’esperienza?
L’esperienza mi ha insegnato che, talvolta, nel compiere l’iter che porta alla chiusura definitiva del bilancio, che include anche i check definitivi (scarico massivo fatture dell’anno per controllare che tutto sia confluito in contabilità, incluse fatture inviate in ritardo dai fornitori stessi, controllo protocolli, ecc.) emergono situazioni che implicano la difformità tra i dati comunicati all’Agenzia delle entrate tramite le comunicazioni periodiche e i dati reali.
Difformità che possono essere tranquillamente sanate compilando un apposito quadro della dichiarazione IVA.
Questa operazione comporta:
- capacità del contabile di seguire le procedure di controllo;
- in caso di errore, capacità del contabile di rilevarlo/ammetterlo/segnalarlo in modo che si possa risolvere (nel mio Studio non si “punisce” l’errore in sé, umano, ma la reiterazione causata da approssimazione ed incuria e la menzogna per coprire un errore, soprattutto se non seguita da nessuna azione per risolvere in modo fiscalmente corretto);
- comunicazione tra contabile e collaboratori che si occupano della redazione delle dichiarazioni IVA;
- comunicazione tra collaboratori che si occupano delle dichiarazioni IVA e collaboratore che si occupa delle scadenze, qualora vi sia un debito da comunicare al cliente (con relativa argomentazione).
Cosa succede se questo iter non viene seguito?
Il cliente riceve una comunicazione di irregolarità.
Un collaboratore la deve verificare e, se possibile, procedere con dichiarazioni integrative e CIVIS per sgravare l’importo.
Nei casi peggiori, occorre comunicare al cliente che l’importo è dovuto con la consapevolezza che il fatto che lo Studio ammetta il proprio errore accollandosi interessi e sanzioni potrebbe non essere sufficiente a togliere, al cliente, l’idea che sicuramente gli passa per il cervello: “lo Studio non mi ha seguito, chissà quanti altri errori potrebbero essere stati commessi”.
In sintesi:
-perdita di tempo;
-perdita di soldi;
-perdita di credibilità;
-potenziale perdita del cliente.
Per questo motivo, per quanto sia mia abitudine fornire prontamente un servizio al cliente, voglio assolutamente evitare che la velocità vada a danno della precisione.
Ed uno dei modi è presentare anche la LIPE relativa al 4° trimestre in modo da poter affrontare e risolvere decorosamente ogni problematica (sarebbe meglio evitarla in origine 😉) in sede di dichiarazione IVA, entro il 30 aprile.
2) Emissione CU autonomi
Lo Studio si avvale di collaboratori esterni, per l’elaborazione delle paghe.
Ciò comporta che le certificazioni uniche elaborate dallo Studio sono quelle relative alle prestazioni fornite, ai clienti, da fornitori che espongono la ritenuta in fattura e dai prestatori occasionali.
Qualsiasi gestionale, incluso quello in uso allo Studio, prevede, da tempo, automatismi che dovrebbero consentire un iter ben preciso:
- registrazione operazione con classificazione del fornitore come destinatario della certificazione ed emersione del potenziale debito per la ritenuta;
- registrazione del pagamento e nascita del debito per ritenuta;
- corretta elaborazione della certificazione;
- corretta elaborazione del 770.
Non è così.
Non sempre i contabili seguono la procedura e/o non sempre gli automatismi funzionano a dovere e questo comporta la nascita di due problematiche.
- se il mancato rispetto della procedura e/o il mal funzionamento del gestionale riguarda la scadenza, il cliente non riceverà F2, non verserà la ritenuta nei tempi ma in ritardo, in sede di check, con le relative conseguenze già viste ossia:
- perdita di soldi,
- sanzioni ed interessi a carico dello Studio,
- perdita di credibilità.
Vero è che sarebbe compito anche del cliente monitorare le scadenze, ma vero è anche che, al di là delle ragioni, nulla può evitare che il cliente si metta in testa di non essere stato adeguatamente seguito.
- Se il mancato rispetto delle procedure e/o il mal funzionamento del gestionale riguarda (anche o solo) la corretta elaborazione della CU stessa, la situazione peggiora nettamente in quanto si esce dall’alveo della sfera di rapporto Studio/cliente e si entra, a gamba tesa, nella sfera del fornitore che, al momento di presentare la propria dichiarazione dei redditi, non troverà la CU tra quelle presenti nella dichiarazione dei redditi o la troverà con dati errati.
Con tutte le conseguenze del caso.
Il fornitore contatterà il cliente, riprendendolo e il cliente contatterà lo Studio, arrabbiandosi.
Credo sia chiaro, a questo punto, il fastidioso ed antieconomico effetto domino del mancato rispetto di una procedura, del fidarsi ciecamente di un automatismo e, dulcis in fundo, del contabilizzare “in velocità” utilizzando il gestionale come se fosse una macchina da scrivere, magari ripromettendosi (per poi dimenticarsi) di tornare sui propri passi e “sistemare” la registrazione.
Dopo questo scenario apparentemente di lamentela ma doveroso, torno al mio innato atteggiamento positivo e proattivo 😊 per descrivere la soluzione.
La soluzione sta in una parola tanto breve quanto fondamentale: check.
Un check come ai vecchi tempi del “cartaceo”, ossia:
-creazione di una cartellina, in Drive, con copia delle fatture o delle ricevute che espongono una ritenuta di acconto;
-salvataggio del modello F24 con cui è stata versata la ritenuta di acconto;
-check, a fine anno, di tutti i sottoconti normalmente destinati alla registrazione di fatture con ritenuta;
-controllo che tutti i dati raccolti induttivamente coincidano con quanto presente nel gestionale;
-stampa in prova della CU ed ulteriore check;
-invio in bozza della CU al cliente, unitamente ai partitari relativi ai fornitori in modo che questi possa effettuare un ulteriore controllo;
-compilazione del report destinato ai collaboratori che si occupano dell’invio della CU e messa a disposizione delle cartelline;
-comunicazione tra questi collaboratori e collaboratore che si occupa delle scadenze, qualora emergano debiti per ritenute non versate;
-da ultimo, invio della CU.
Come puoi immaginare questo iter, in parte da compiersi durante l’anno, implica, comunque, il non ridursi all’ultimo momento disponibile.
Ciò sia per evitare errori che per rispetto del lavoro degli altri collaboratori coinvolti (oltre che del cliente).
Conclusioni
Con questo breve articolo ho voluto mostrarti due aspetti.
Il primo è che l’esperienza sul campo, errori ed inciampi vari inclusi, va sempre tenuta a mente ed utilizzata per migliorare, ogni volta di più.
Il secondo è che la tradizione delle care e vecchie cartelline e dei check manuali non vanno intesi come vecchi retaggi del passato, ma come strumenti offerti dal passato per ovviare le inevitabili pecche della tecnologia.
Ne aggiungo un terzo, a cui ho già fatto accenno prima.
L’errore è ammesso (anche se è meglio evitarlo 😊), ma non la recidiva né la menzogna.
Anche questa volta, con questo articolo, spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di averti tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
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