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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili Online per affrontare un argomento che è fondamentale affrontare proprio in questi giorni.
L’anno è appena iniziato e bisogna organizzarsi per la chiusura del 2025 ed i depositi bilanci.
Ed è in questa fase che tradizione ed innovazione di devono necessariamente incontrare e conciliare.
Come sapete, se avete letto gli articoli pubblicati sul blog, sono stato tra i primi a creare uno Studio completamente online, ben prima che lo smart working facesse capolino nella quotidianità, ad introdurre e sfruttare ogni innovazione del sistema che consentisse una gestione del tutto digitale della contabilità, della fiscalità e degli adempimenti, …..però,(c’è sempre un però 😊) non ho certamente espunto la tradizione.
Tradizione che, come vedrete proseguendo nella lettura, ho mantenuto in tutto ciò che concerne l’intervento “umano”, di controllo, degli automatismi dei software.
Il fiore all’occhiello dello Studio è la contabilità controllata mensile e, di conseguenza, i check dei collaboratori sono mensili.
Ma a fine anno, quando il prodotto bilancio esce dall’alveo privato Studio/Cliente per entrare nell’alveo pubblico sotto forma di Bilancio CEE/Dichiarazione, i controlli devono rispondere alla regola delle 3 P:
- puntuali
- precisi
- (a) prova di bomba
1) Il check dei ratei e risconti
Cominciamo dai risconti.
Può capitare che, registrando in velocità, un risconto sfugga.
Ma, come ben si sa, ci sono costi per cui la presenza di un risconto è un dato pressoché certo.
Mi riferisco agli abbonamenti, ai servizi digitali (software, tool vari), alle assicurazioni, agli affitti di cadenza diversa da quella mensile.
Cosa va fatto?
- occorre consultare partitario per partitario e verificare di aver correttamente registrato il risconto;
- occorre controllare (con l’apposita funzione) che il risconto sia stato correttamente acquisito dal software.
Passiamo ai ratei.
È fondamentale imputare all’anno in chiusura tutto ciò che è di sua pertinenza, indipendentemente dalla data che compare sul documento che lo reca.
Un esempio classico sono le fatture relative alle utenze e le competenze bancarie, ma vi sono anche altri casi (trasporti, consulenze, ecc.)
Cosa fare?
- verificare il contenuto delle fatture ricevute nell’anno appena iniziato;
- chiedere espressamente al cliente se vi sono fornitori (consulenti, trasportatori, ecc.) che non hanno ancora inviato la fattura, in modo da monitorare;
- anche in questo caso, una volta proceduto con le registrazioni, controllare (con l’apposita funzione) che il rateo sia stato correttamente acquisito dal software.
2) Le rimanenze finali
Che si tratti di rimanenze finali di merci o di materie prime o di lavori in corso di realizzazione è necessario quantificarle e, soprattutto, ricordare ai clienti, di quantificarle ad inizio anni, quando la mente è “fresca” ed i dati di cui dispongono non sono ancora “contaminati” da operazioni di acquisto e vendita.
Vi sono svariati metodi di valorizzazione delle rimanenze, precise indicazioni sia nel Codice civile che nei principi contabili (redatti da OIC), ma ciò che conta è che il dato sia il più preciso possibile.
Sia per evidenti ragioni fiscali che per l’esigenza, dello Studio, di poter fornire al cliente il servizio (contabilità controllata, pianificazione, indici di bilancio) il più corretto e reale possibile.
3) I costi connessi alla tenuta paghe
A cosa mi riferisco?
Mi riferisco a registrazioni accantonamento del trattamento di fine rapporto, dei ratei di ferie e permessi e del saldo INAIL.
In questo caso, è fondamentale “tartassare” il consulente del lavoro, con garbo e decisione, per avere questi dati in tempi strettissimi, perché talvolta possono essere di entità tale da sovvertire i risultati del bilancio.
Prendete ad esempio un bilancio che chiude al 31.12 con un utile di 10.000 €, che viene letteralmente raso al suolo da accantonamento Tfr e rilevazione ratei ferie e permessi e saldo INAIL per 9.000 €……Capita più spesso di ciò che si pensi, per questo è bene acquisire questi dati in tempi strettissimi.
Mentre si sollecitano questi dati è bene insistere per avere prontamente altri due dati fondamentali. Mi riferisco alle deduzioni IRAP e ai dati per compilare correttamente il modello ISA.
4) TFM, royalties, comodato
Ecco altri tre costi che bisogna tassativamente mettere nella check list dei controlli di fine anno.
TFM: si tratta dell’accantonamento del trattamento di fine mandato dell’amministratore. Il metodo di quantificazione dello stesso, se non presente in Statuto, è presente in un apposito verbale.
ROYALTIES: che si tratti di royalties per il marchio o di royalties per il know how, se non pagate in corso d’anno, vanno rilevate al 31.12. Se pagate in corso d’anno occorre, comunque, ricordare di rilevare il rateo (di dicembre o del periodo non ancora saldato che verrà, poi, pagato nell’anno successivo).
COMODATO: vi sono imprenditori che prestano gratuitamente la propria abitazione (quantomeno una stanza) alla S.r.l. senza chiedere nulla a titolo di affitto, ma riservandosi di presentare, a fine anno, l’elenco delle spese imputabili alla S.r.l.. stessa (come nel caso delle utenze). Ecco un altro dato che bisogna mettere in check list in modo da sollecitare l’imprenditore.
5) Cespiti ammortizzabili, leasing, noleggi
Ecco altre tre voci che, se non controllate appositamente, con metodo tradizionale, senza affidarsi agli automatismi del software, possono nascondere sgradevoli sorprese.
Sui cespiti ammortizzabili c’è poco da dire. Occorre simulare gli ammortamenti e verificare he il gestionale li abbia correttamente acquisiti aggiornando il Libro dei beni ammortizzabili.
Leasing e Noleggi possono nascondere insidie, legate al maxi-canone, ovviamente da riscontare. Occorre verificare che il gestionale abbia ricevuto i giusti input in sede di registrazione e il risconto sia gestito correttamente.
6) Scritture di chiusura
Su questo argomento ci sarebbe ben poco da dire.
Da anni i software sono strutturati in modo da gestire le operazioni di chiusura ed apertura in modo completamento automatico.
Occorre ricordarsi, però, di “lanciare” questa operazione.
E questo non è né automatico né scontato….. 😉
Conclusioni
Cosa ho voluto trasmettere con questo articolo?
Innanzitutto, ho voluto redigere una breve check list delle operazioni fondamentali da compiere a inizio anno per poter chiudere, in modo preciso, il bilancio relativo all’anno precedente.
Poi, ho voluto ricordare un principio fondamentale: anche se la tecnologia avanza di giorno in giorno, abbiamo a disposizione software e tool sempre più sofisticati, gli Enti stessi si stanno informatizzando alla velocità della luce, l’intelligenza artificiale sta diventando un collega irrinunciabile……..arriva il momento in cui bisogna sganciarsi dagli automatismi ed entrare, con mani e cervello umani, nelle registrazioni per controllare che tutto sia corretto.
Quel momento si chiama “check” ed è ora 😊.
Anche questa volta, con questo articolo, spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di averti tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
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A presto!