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Per il mio Studio online ho scelto la denominazione “Contabilità Controllata” non a caso.
Contabilità Controllata è una vera e proprio filosofia di lavoro, uno dei pilastri (l’altro è l’Efficacia Fiscale) su cui si basa lo Studio.
Cos’è la Contabilità lo sappiamo tutti.
Come diventa “controllata” ossia il fiore all’occhiello del mio Studio lo spiego proprio in questo articolo.
È un articolo importante, sia che tu sia un semplice lettore che vuole imparare una tecnica di lavoro, sia che tu voglia inviare la tua candidatura per collaborare con me ed il Team.
Ti descriverò una procedura consolidata, la cui utilità è comprovata dalla soddisfazione dei clienti.
Una procedura su cui non transigo, a meno che non vengano formulate proposte migliorative, ovviamente 😊
Quindi, nel caso di cui tu decida di presentare la tua candidatura, ti invito a leggere e rileggere questa procedura, perché il rispetto della stessa, per me, più importante di un CV “blasonato”.
Proseguendo nella lettura vedrai che la responsabilità di una contabilità perfetta non è completamente a carico del contabile, ma anche del cliente.
Si tratta di una specie di partita a tennis che prevede due vincitori.
Vediamo i singoli step.
Primo step: la velocità di azione del contabile
In cosa consiste?
- Download massivo di fatture e corrispettivi. Va effettuato nei primi due giorni del mese avendo cura di selezionare anche le fatture “messe a disposizione”;
- Richiesta documenti al cliente (via messaggio WhatsApp e via e-mail): nei primi due giorni del mese occorre chiedere ciò che non si è in grado di procacciarsi in autonomia, ossia lista movimenti/estratto conto, fatture estere, quietanze assicurazioni, ricevute collaboratori occasionali, rateizzazioni di irregolarità che il cliente ha gestito in autonomia, bollettini/ quietanze pagoPa /quietanze varie non reperibili da cassetto ecc.;
Nota importante. Velocità di azione ok ma, prima, è necessario verificare che il cliente non abbia già provveduto in autonomia.
Secondo e Terzo step: l’insistenza proattiva e la registrazione sistematica
Il cliente va educato alla collaborazione.
Alcuni clienti sono perfettamente autonomi, precisi, puntuali, altri no e, spesso, non per disinteresse, ma per la mancanza di abitudine.
La considerazione più frequente dei clienti neoacquisiti è “il commercialista non mi chiedeva mai nulla, se non quando doveva depositare il bilancio”.
Al di là del fatto che ciò sia vero (o completamente vero) noi dobbiamo fornire il servizio che gli è stato garantito: la contabilità controllata mensile, appunto, e, contestualmente, far apprezzare questo servizio.
Di conseguenza insistere per ottenere ciò che occorre.
In che modo?
Inviando un primo sollecito di invio dei documenti (sempre tramite messaggio WhatsApp ed e-mail) entro il 05 del mese ed un secondo sollecito documenti (via messaggio WhatsApp e via e-mail): entro il 09 del mese.
Perché queste date?
Occorre avere tempo di registrare in modo corretto e completo (e la fretta non è mai un’alleata…).
Quando scrivo “in modo corretto e completo “intendo:
- controllare utilizzo del registro IVA corretto;
- controllare l’utilizzo della corretta aliquota IVA (ad esempio, rifornimento di carburante: occorre domandarsi subito, non a fine anno “per che tipo di veicolo? Moto? Auto? Autocarro?
- caricare gli allegati alla registrazione (fatture estere, polizze, quietanze, la lista movimenti/estratto conto all’ultima operazione del mese. ecc.)
- registrare fatture/documenti con ratei e risconti utilizzando subito la corretta procedura;
- registrare fatture/documenti con cespiti utilizzando subito la corretta procedura;
- registrare fatture/documenti con ritenute utilizzando subito la corretta procedura.
Rinviare queste operazioni sicuramente è azzardato: il lavoro si accumula, si rimanda e ci si dimentica. Talvolta, poi, è scellerato.
Faccio qualche esempio: ci si accorge, sempre ammesso che ci si accorga, di aver utilizzato un’aliquota IVA errata con conseguente: versamento IVA o rilevazione credito errato, LIPE errata, ecc., si appone il visto ad una dichiarazione IVA errata, non si elabora una CU, non si generano gli ammortamenti si deposita un bilancio errato.
Gli esempi potrebbero essere molti, ma credo siano sufficienti per far comprendere che occorre molto poco per sbagliare e provocare errori e sanzioni.
Quindi, velocità sì, ma per richiedere ed ottenere, non per registrare in zona Cesarini.
Occorre, poi, mettere il collega che si occupa delle scadenze in condizioni di elaborare gli F24 con scadenza il 16 del mese, inviarli al cliente, spesso raccogliere l’ok alla messa in pagamento tramite Entratel, creare i flussi, inviarli, verificare che tutto sia andato bene.
Pertanto, il report delle scadenze va tassativamente compilato in un intervallo compreso tra il 10 ed il 14 del mese.
Dopo aver visto secondo e terzo step insieme in quanto trattamenti connessi, passiamo al quarto, delicato, step.
Quarto step: il check dei sottoconti
Si registra in modo veloce, completo e sistematico, l’errore è umano oltre che dietro l’angolo. Mi riferisco agli errori formali, non sostanziali, perlomeno in questa fase.
Ad esempio, l’uso di più sottoconti con analoga natura per il medesimo fornitori (licenze uso software, servizi internet, servizi digitali, per esempio), lasciare un fornitore o un cliente aperto per uno o pochi centesimi di arrotondamento, sbagliare la conversione di valuta, creare due diversi fornitori uno per la fattura ed uno per l’incasso (capita spesso con ristoranti e alberghi) ecc.
Come si risolvono questi problemi?
In modo molto semplice.
Facendo una verifica, mensilmente, delle medesime schede che si invieranno al cliente unitamente al bilancio.
È sufficiente stampare le schede clienti e fornitori e scorrerle.
Ecco la procedura completa:
- stampa in Excel dei partitari clienti e fornitori da 01 a mese di stampa, di tutti i fornitori, non solo quelli con saldo aperto per controllare:
– di aver usato sempre lo stesso sottoconto (l’uso di sottoconti diversi ovviamente è possibile ma deve essere motivato dal contenuto della fattura);
-che clienti e fornitori restino aperti per pochi centesimi di arrotondamento o per sviste nella conversione di valute);
-che certi fornitori non restino “stranamente” aperti (ristoranti, alberghi, supermarket, brico center, ecc.): in questo caso prima verificare di aver contabilizzato correttamente, senza dimenticare nulla:
-che ci siano pagamenti stessa data e stesso importo che fanno si che un fornitore resti aperto in quanto non pagato ed uno resti aperto in quanto senza fattura: capita spesso che il fornitore abbia una denominazione in fattura ma compaia con altra denominazione sul mezzo di pagamento:
-che le fatture estere siano effettivamente intestate alla S.r.l., se intestate a persona fisica, senza indicazioni che possano portare alla società.
Occorre segnalare il caso ed invitare (se vi sono i presupposti) a compilare la nota spessa nella versione “con rimessa anticipata”:
- stampa in Excel dei sottoconti economici in modo da verificare che non vi sia qualche errore “da velocità” (ad esempio utilizzare un sottoconto di natura economica in sede di registrazione del pagamento di un fornitore, imputando il costo senza registrare il documento);
- check saldi estratti conto;
- check progressione protocolli:
- check F24 da cassetto (soprattutto compensazioni) e, di conseguenza, check debiti fiscali/contributivi in essere.
A questo punto – e solo a questo punto, dopo aver effettuato tutti questi controlli – ( attenzione al concetto espresso 😉) è possibile passare al quinto step.
Quinto step: la consegna al cliente di bilancio e sottoconti
Il cliente deve ricevere il bilancio, e questo lo sappiamo, ma deve essere messo nelle condizioni di poterlo leggere prima dell’incontro mensile.
Come si ottiene questo risultato?
Inviando il bilancio ed i relativi sottoconti al cliente avendo cura di riportare, ANCHE nel testo e-mail, le situazioni più gravi da attenzionare in modo particolare, ossia:
-IVA NON VERSATA
-RITENUTE E CONTRIBUTI NON VERSATI
-IMPOSTE VARIE COMUNICATE MA NON VERSATE
-INCASSI NON FATTURATI.
E (NOTA IMPORTANTISSIMA!)
Scrivendo, in modo molto chiaro, che il risultato evidenziato (utile o perdita) potrebbe essere diverso per l’incidenza di voci che, normalmente, vengono rilevate a fine esercizio ossia:
- -ammortamenti;
- -ratei;
- -risconti;
- -costi anticipati
Ed invitando a prenotare l’appuntamento mensile in modo da poter conteggiare queste voci induttivamente, in un apposito prospetto che consente sia l’analisi del bilancio, che la verifica dei principali indici, che la pianificazione fiscale, che il budgeting imposte.
Conclusioni
Come avrai potuto capire da quanto scritto il ruolo del contabile non è “solo” registrare, ma contribuire a creare un ottimo lavoro ed un eccellente risultato.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto desidero ricordarti che, nel mio Studio, anche chi non ha una formazione tecnica può collaborare con noi.
Per questo ti invito a candidarti: attività come la stesura di articoli – che richiedono impegno e attenzione, ma non una preparazione tecnica specialistica – possono comunque offrirti l’opportunità di entrare a far parte del team.
È, però, fondamentale possedere una base solida e disporre di informazioni sempre aggiornate.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
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Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi, puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti, scrivimi all’indirizzo info@contabilionline.com .
A presto!