La divisione e condivisione degli incarichi

Ciascuno di noi, in genere, mal sopporta le “privazioni” di incarichi.

Tende a vederle come qualcosa di negativo, come una sorta di retrocessione, come una penalità per non aver adempiuto perfettamente a quanto richiesto.

A volte, poi, scatta la paura dell’avversario.

Si teme sia più veloce, più preparato, più disponibile.

Questi stati d’animo, estremamente negativi, possono essere spazzati via con un sistema tanto antico quanto efficace ma, spesso, inapplicato: la motivazione.

E non mi riferisco alla “motivazione” come incitamento a rendere di più, perché altrimenti “ti sostituisco”.

Mi riferisco al significato più semplice di questo termine: fornire una spiegazione.

L’individuazione delle attitudini

Quando uno Studio è agli inizi è il commercialista stesso che segue i propri clienti dalla A alla Z.

Man mano che lo Studio si sviluppa cominciano a sorgere le prime difficoltà a seguire tutti e tutto ed il commercialista comincia a selezionare i propri collaboratori.

Ciascun collaboratore ha le proprie peculiarità.

C’è chi è più preparato sulla contabilità di tutti i giorni, chi è forte sui dichiarativi, chi sulle pratiche di ComUnica, chi è più comunicativo, chi approfondisce, chi predilige le mansioni di segretariato, chi le ricerche fiscali, ecc.….

Uno Studio è una sorta di micromondo in cui possono convivere più realtà e in cui, l’importante, è attribuire a ciascuno un incarico consono alle proprie capacità, alle proprie attitudini, alle proprie conoscenze e alle proprie disponibilità in termini di tempo.

Va da sé che la comunicazione è importante.

Comprendere pregi e difetti, capacità e attitudini è fondamentale. La capacità di rettificare il tiro e motivare adeguatamente le decisioni consente di far percepire ogni cambiamento come un intervento migliorativo e non come una penalizzazione, salvando il rapporto di collaborazione.

Una volta stabilite ciò in cui un collaboratore “è forte” può sorgere un secondo problema.

L’aumento dei clienti e dei collaboratori

In realtà si tratta di un falso problema, che tutti i commercialisti si augurano di incontrare nel proprio percorso di crescita professionale: avere tanti clienti.

Avere tanti clienti significa aumentare i collaboratori.

I collaboratori che si occupano della sola contabilità percepiscono “l’allarme” in modo più soft.

Hanno il proprio pacchetto clienti, si sono organizzati in modo da poterlo gestire, non lo vedono incrementare, ma non lo vedono diminuire.

A parte un potenziale, umano disappunto qualora avessero chiesto più lavoro senza ottenerlo, non si creano particolari problematiche.

I collaboratori che, invece, si occupano di pratiche spot (come le pratiche di ComUnica) o limitate a determinati periodi dell’anno (come i bilanci CEE ed i Dichiarativi) possono percepire un nuovo arrivo in modo estremamente negativo.

Ed è qui che devo essere veramente bravo nella comunicazione 😊, in quanto devo comunicare e far percepire gli aspetti positivi della condivisione.

Le aree

Innanzitutto, faccio un ripasso delle aree in cui ho diviso gli incarichi nel mio Studio.

Come ben sai se hai letto i precedenti articoli pubblicati sul blog dei Contabili online, i clienti non sono seguiti da un unico collaboratore dalla A alla Z, ma da più collaboratori a seconda dell’esigenza.

Da qui una struttura a settori:

• CONTABILITA’
• BILANCI CONTROLLATI E PIANIFICAZIONE
• SCADENZE
• COMUNICAZIONI PERIODICHE -DICHIARATIVI- BILANCI CEE
• PRATICHE DI COMUNICA
• IRREGOLARITA’ E CARTELLE
• ADEMPIMENTI VARI

Queste sono le macroaree all’interno delle quali vi sono ulteriori suddivisioni (ad esempio la categoria ADEMPIMENTI VARI include: verbali, contratti, aggiornamento libri sociali, acquisizione e rinnovo deleghe).

Fatto questo breve ripasso mi concentro sul concetto di condivisione degli incarichi.

Cosa significa “condividere incarichi” in uno Studio

È normale che, in uno Studio che ha molti clienti, un solo collaboratore, anche se fosse un dipendente, anche se lavorasse per lo Studio a tempo pieno, non potrebbe materialmente seguire tutti in modo perfetto.

È normale ma non è ovvio e, per rispetto del collaboratore, non bisogna dare per scontato che percepisca la necessità di fornirgli un aiuto.

L’atteggiamento “lo Studio è il mio e faccio quel che mi pare” ed il “silenzio del capo” sono atteggiamenti negativi che, nel lungo (ma anche nel breve) termine possono creare rancori e dissapori fino alla conclusione del rapporto di collaborazione.

Per questo è mio compito spiegare la presenza, prima di presentare, i nuovi collaboratori.

Condividere un incarico insieme ad altri ha parecchi aspetti favorevoli.

Sia per lo Studio che per il collaboratore.

Vediamoli insieme.

• Migliorare la qualità del lavoro: accentrare un incarico su un solo collaboratore, storico, è pericoloso.

Il rischio di commettere errori aumenta in modo esponenziale.

E lavorare in affanno, sotto stress rende questo rischio ad altissima probabilità di realizzazione.

• Migliorare la propria posizione.

Da collaboratore si può diventare coordinatore, se si ha l’intenzione (e si hanno le capacità) per svolgere questo ruolo.

Solo chi conosce dinamiche dello Studio, ha un proprio metodo consolidato che può trasmettere, conosce una materia in modo approfondita ha le potenzialità per coordinare ossia individuare collaboratori promettenti ed inserirli nel proprio staff.

• Acquisire concretezza.

L’avidità e l’arroganza sono di certo sentimenti umani. Ma il volere tutto e mettere a repentaglio uno Studio in caso di normalissimi impedimenti (basta un’influenza in prossimità di una scadenza) è un qualcosa da evitare in modo tassativo.

Conclusioni

Ora che ti ho mostrato tutti i vantaggi della condivisione, sono certo che, se comincerai a collaborare con il mio Studio, sarai in grado di cogliere in modo positivo un qualsiasi cambiamento che, a prima vista, potrebbe sembrare uno “scippo” di incarichi.

Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione. 

Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione. 

A questo punto desidero ricordarti che, nel mio Studio, anche chi non ha una formazione tecnica può collaborare con noi.

Per questo ti invito a candidarti: attività come la stesura di articoli — che richiedono impegno e attenzione, ma non una preparazione tecnica specialistica — possono comunque offrirti l’opportunità di entrare a far parte del team.

È, però, fondamentale possedere una base solida e disporre di informazioni sempre aggiornate.

Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante). 

Verrai aggiornato ogni settimana riguardo agli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi. 

Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale. 

Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale. 

Se preferisci provare un test insieme a noi, puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista. 

Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti, scrivimi all’indirizzo info@contabilionline.com .  

A presto!