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Ciao, oggi voglio descriverti come lavorano i collaboratori contabili nel mio Studio registrando regolarmente la contabilità e controllando mensilmente il bilancio.
Come vedrai non è importante solo lavorare personalmente al meglio, rispettando tempi e scadenze, ma, in uno Studio online (come è il mio), la collaborazione, l’ interagire, l’essere disponibili costituiscono, e diventano, le caratteristiche di vitale importanza per raggiungere una perfetta funzionalità.
La collaborazione del cliente è fondamentale durante il corso dell’anno intero per permettere di ottenere una contabilità precisa, ma solo la tempistica azione dei contabili, unita alla loro costante collaborazione, può portare a risultati ottimali.
Nell’articolo ti riporto, passo dopo passo, tutti i passaggi, in modo che tu possa non solo comprendere come lavoriamo, ma anche capire se possiedi le qualità che io ricerco e valutare così se proporti per una collaborazione.
Fatta questa precisazione, iniziamo subito da…
Il primo giorno del mese
1) i contabili procedono con la richiesta delle fatture attive passive, non appena disponibili si procede con la registrazione:
ATTENZIONE
Le fatture di acquisto vanno registrata per data di ricezione a SDI e NON per data fattura;
Le fatture la cui descrizione lascia dei dubbi vanno registrate nel conto 702.99999 (Conto sospeso per corretta imputazione costi);
Il giorno 13 va chiesto uno scarico cautelativo delle sole fatture emesse.
2) il collaboratore responsabile invia, a tutti i clienti, una e-mail circolare con un promemoria dei documenti che questi devono produrre/mettere a disposizione (lista movimenti, fatture cartacee estere, quietanze di polizze ecc.) e l’invito ad avvisare non appena il caricamento sarà completato.
Passo successivo: registrazione estratto conto/lista movimenti-sollecito documenti
• Entro il giorno 05 i clienti devono aver messo a disposizione la lista movimenti.
• Chi non ha ancora proceduto va sollecitato.
• Il giorno 09 viene inviato un ulteriore sollecito.
• L’obiettivo è ottenere la lista al massimo entro il giorno 10, perché registrando la lista movimenti si ha la possibilità di comprendere se il cliente ha prodotto tutta la documentazione necessaria.
IN PRIMIS LE FATTURE CARTACEE ESTERE
(memo invio autofattura entro il giorno 15 del mese successivo)
Richiesta documentazione/chiarimenti
Una volta registrato l’estratto conto, se insorgono/permangono dubbi e/o mancano documenti, è possibile seguire due strade:
1) Il contabile invia un’e-mail oppure contatta il cliente telefonicamente o via whatsapp (gruppo esistente con il cliente o conversazione privata);
2) il contabile genera un report con le richieste da fare al cliente (un report per ciascun cliente e solo ed esclusivamente con le richieste da fare al cliente), carica il report nel gruppo dedicato al Bilancio mensile e chiede che venga gestito.
ATTENZIONE
I due metodi sono ALTERNATIVI
La gestione delle scadenze
1) IVA MENSILE PER CASSA E RITENUTE DI ACCONTO
I contabili inviano ai clienti un’e-mail con indicato importo IVA a debito e ritenute di acconto rilevate; qualora la liquidazione mensile si chiuda con un credito IVA, tale circostanza va comunicata al cliente così come va comunicata l’assenza di ritenute di acconto.
È opportuno che l’e-mail venga inviata:
A) ai clienti che hanno messo a disposizione i documenti contabili in modo rapido: non oltre 3 o 4 giorni precedenti la scadenza;
B) ai clienti che utilizzano QONTO: non oltre 6 giorni precedenti la scadenza;
C) ai clienti che hanno tardato a mettere a disposizione la/le lista/e movimenti così come le fatture cartacee estere per auto fatturazione:
in modo rapido, non appena disponibile AVVISANDOMI PRONTAMENTE in modo che io sia a conoscenza della situazione in caso di eventuali recriminazioni dei clienti in merito a ritardi.
La gestione delle scadenze
2) IVA MENSILE ORDINARIA E RITENUTE DI ACCONTO
I contabili inviano ai clienti una e-mail con indicato importo IVA a debito e ritenute di acconto rilevate; qualora la liquidazione mensile si chiuda con un credito IVA, tale circostanza va comunicata al cliente così come va comunicata l’assenza di ritenute di acconto.
È opportuno che l’e-mail venga inviata:
A) ai clienti che hanno messo a disposizione i documenti contabili in modo rapido: non oltre 3 o 4 giorni precedenti la scadenza;
B) ai clienti che utilizzano QONTO: non oltre 6 giorni precedenti la scadenza;
C) ai clienti che hanno tardato a mettere a disposizione le fatture cartacee estere per auto fatturazione:
in modo rapido, non appena disponibile AVVISANDOMI PRONTAMENTE in modo che io sia a conoscenza della situazione in caso di eventuali recriminazioni dei clienti in merito a ritardi.
La gestione delle scadenze
3) IVA TRIMESTRALE ORDINARIA E PER CASSA E RITENUTE DI ACCONTO IVA
I contabili inviano ai clienti un’e-mail con indicato importo IVA a debito, qualora la liquidazione trimestrale si chiuda con un credito IVA tale circostanza va comunicata al cliente.
È opportuno che l’e-mail venga inviata
A) IVA PER CASSA: non appena si è conclusa la registrazione della/e lista/e movimenti relativa/e dell’ultimo mese del trimestre;
B) IVA ORDINARIA: non appena si è conclusa la registrazione delle fatture dell’ultimo mese del trimestre;
RITENUTE DI ACCONTO
I contabili inviano mensilmente ai clienti un’e-mail con indicato l’importo delle ritenute di acconto rilevate, qualora non siano state rilevate ritenute di acconto tale circostanza va comunicata al cliente.
MEMO
L’e-mail relativa alla presenza o assenza di ritenute di acconto va inviata MENSILMENTE indipendentemente dal SISTEMA (mensile o trimestrale) di liquidazione IVA.
Qualora vi siano clienti che tardano a mettere a disposizione la/le lista/e movimenti e/o le fatture estere:
DEVO ESSERE PRONTAMENTE AVVISATO in modo da essere a conoscenza della situazione in caso di eventuali recriminazioni dei clienti in merito a ritardi.
Il contenuto dell’e-mail mensile e l’aggiornamento report
Viene fornito un testo e-mail standard da adattare in base alle circostanze;
L’email deve essere firmata dal collaboratore;
Ciascuna e-mail va inviata al cliente e, in CCN, a questo indirizzo: commercialistacalisti@gmail.com;
All’email NON va allegato alcun F24, l’invio di questo è compito del collaboratore che gestisce le scadenze;
L’importo a debito dell’IVA mensile o trimestrale, l’importo delle ritenute di acconto, la presenza di un credito (per IVA o ritenute) va indicato in un report condiviso;
La presenza di un tributo a debito, la necessità di ravvedere un tributo non andato a buon fine, qualsiasi informazione che riguarda addebiti relativi alle scadenze va comunicata nel gruppo WhatsApp dedicato alle scadenze.
Raccordo contabilità e bilanci mensili
I clienti fissano l’appuntamento per il bilancio mensile tramite una app di prenotazione denominata KOALENDAR.
In ogni caso , man mano che i bilanci sono chiusi e, IN OGNI CASO, entro il giorno 30/31 di ciascun mese viene inviato ai clienti:
– il bilancio relativo al mese precedente;
– il file Excel con lo sviluppo dell’IVA a debito e dell’IVA a credito. ELABORATI SULLA BASE DI CIò CHE I CLIENTI HANNO FORNITO.
I CONTABILI SONO, QUINDI, TENUTI:
– a controllare le date di prenotazione degli appuntamenti su Koalendar
– a registrare tutto il registrabile e ad inviare le e-mail (o a delegare l’invio alla persona preposta) con i report dei sospesi il più presto possibile.
Check list registrazioni contabili
MENSILMENTE:
1) va effettuata la stampa registri IVA acquisti e vendite per il controllo dei protocolli;
2) va verificato che una fattura non sia stata, per errore, registrata due volte (il software ha un meccanismo di controllo, ma è opportuno un doppio controllo);
3) va verificato di aver registrato la fattura cartacea estera nel mese in cui è stata messa a disposizione dal cliente e va verificato che la relativa autofattura sia stata inviata (a seconda del caso) da noi o dal cliente nei tempi di legge, ovverosia entro il 15 del mese successivo la registrazione della fattura cartacea;
4) va verificato di aver registrato le fatture nei sezionali corretti (precedentemente impostati) e/o va adottato un nuovo sezionale, se del caso;
5) in sede di registrazione di fatture emesse o ricevute dall’estero va controllato che l’anagrafica sia completa (incluso il numero di VAT, che solo in determinate circostanze può essere costituito da una serie di numeri 9);
6) prestare attenzione al contenuto della fattura: in particolar modo alla presenza di risconti, cespiti, depositi cauzionali;
7) in caso di leasing/mutui/prestiti fare attenzione a registrare correttamente la quota capitale, gli interessi e le eventuali spese di avviso rata;
8) controllare il sottoconto normalmente utilizzato per una determinata prestazione: evitare di utilizzare conti diversi da un mese all’altro;
9) controllare di non utilizzare, per distrazione, un conto patrimoniale anziché un conto economico e viceversa (taluni sottoconti, se richiamati con una parola chiave, hanno una descrizione molto simile pur essendo di diversa natura.
Nello screenshot è evidenziato il numero iniziale di ciascun mastro.
10) fare attenzione a registrare correttamente le paghe mensili
11) fare attenzione a rilevare correttamente i cespiti (natura del cespite, aliquota, durata di ammortamento);
12) ricordarsi di registrare TUTTE le voci dell’estratto conto, evitando di lasciare indietro le movimentazioni non chiare in attesa di risposte del cliente. In questi casi procedere alla registrazione utilizzando, TRANSITORIAMENTE, i conti (di natura patrimoniale) denominati CLIENTI CONTO ANTICIPI o FORNITORI CONTO ANTICIPI, oppure, il conto (di natura economica) denominato CONTO SOSPESO PER CORRETTA IMPUTAZIONE COSTO;
13) ricordarsi, a fine anno, di rilevare costi e ricavi, qualora i clienti abbiano incassato importi, o pagato importi, senza aver emesso o aver ricevuto la relativa fattura con utilizzo per tali operazioni di incasso e pagamento DEI CONTI (DI NATURA PATRIMONIALE) CLIENTI C/ANTICIPI e FORNITORI C/ANTICIPI;
14) ricordarsi di chiedere ai clienti l’ammontare delle rimanenze entro il mese di gennaio dell’esercizio appena chiuso;
15) utilizzare gli automatismi del software per registrare ratei/ risconti/ fatture da ricevere/fatture da emettere;
16) caricare in allegato alla scrittura contabile il relaativo documento tramite la funzione «docuvision»;
17) utilizzare l’automatismo del software per registrare le fatture con ritenuta d’acconto e/o in regime forfettario al fine della corretta elaborazione delle CU e/o 770;
Conclusioni
Con questo articolo ho voluto offrirti una panoramica generale di come io e il mio staff di collaboratori contabili ci muoviamo e interagiamo nel mio Studio.
A questo punto voglio, però, ricordarti che anche i non tecnici possono collaborare con noi.
Quindi, ti invito a candidarti, perché ruoli come l’archiviazione delle e-mail o la trascrizione dei podcast (ruoli che richiedono impegno ed attenzione, ma non una preparazione tecnica specifica) possono, comunque, permetterti di entrare a far parte del team.
Se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il form qui in basso (cliccando sul pulsante).
Verrai aggiornato ogni settimana riguardo gli sviluppi del mio metodo di lavoro e sarai a conoscenza delle opportunità di collaborazione con noi.
Scaricando il manuale, che trovi in questo blog, riceverai ulteriori informazioni per comprendere come gestiremo l’evoluzione del nostro rapporto professionale.
Saprai come integrare la collaborazione con me con la tua vita, in modo da avere tempo libero per gestire al meglio la tua famiglia oppure qualsiasi tua esigenza personale.
Se preferisci provare un test insieme a noi puoi scaricare il manuale gratuito messo a disposizione in questo blog, leggerlo e, dopo, provare a candidarti, alle condizioni che trovi all’interno, mettendoti in lista.
Se hai bisogno di qualsiasi informazione, scrivimi alla e-mail info@contabilionline.com.
A presto.