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Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog Contabili online per affrontare un argomento a cui tengo molto e che considero fondamentale per poter avviare (o proseguire) la collaborazione con i contabili.
Chi mi conosce, e collabora con me, sa che sono una persona aperta, disponibile all’ascolto, proattiva, tesa alla soluzione e ben distante dalla figura del “Boss” che rimprovera e rinfaccia; ma, su un punto sono intransigente:
il rispetto del lavoro e del cliente.
Come ben avrete compreso dalla lettura degli articoli precedenti uno dei cardini su cui si poggia il mio Studio (e che mi differenzia da molti altri Studi 😊) è il servizio che ho denominato “contabilità controllata mensile”.
Contabilità controllata mensile. In cosa consiste il servizio?
Il servizio consiste nel controllare, mensilmente appunto, tutti (ma proprio tutti) i sottoconti di cui si compone un bilancio.
Quindi:
– sottoconti economici
– sottoconti patrimoniali
– clienti
– fornitori
E, dopo questa precisazione, andiamo subito al dunque…
Questo servizio si compone di due fasi:
- controllo svolto dal contabile
- controllo svolto con il cliente
In questo articolo mi soffermerò sulla prima fase.
Il controllo svolto dal contabile
Quando si lavora in velocità (per rispettare le scadenze, per rispettare la data dell’appuntamento mensile fissato dal cliente, ecc.) è umano che scappi qualche errore.
Un pagamento fornitore registrato con la banca in dare, una consulenza registrata come merce conto acquisti, un pagamento registrato come fornitore conto anticipi, perché la denominazione di chi fattura e di chi riceve il pagamento è leggermente diversa, un’assicurazione con risconto registrata totalmente a costo, ecc.
Se errare è umano, normale, non è altrettanto normale presentarsi al cliente con registrazioni discutibili portando come giustificazione “la velocità” e, soprattutto, non è questo che garantisco ai clienti e non è questo che chiedo ai contabili.
Cosa chiedo, quindi, ai contabili?
Molto semplicemente che, una volta registrato in velocità, facciano un passo indietro e controllino ciò che è stato registrato, prima che il bilancio mensile venga fornito al cliente.
La stampa di un bilancio offre già molte indicazioni.
Un conto che nasce “di debito” (si pensi ad esempio al Debito verso Erario o verso INPS) tra le attività, è indicativo del fatto che la voce da cui il debito nasce è stata registrata in modo scorretto o non è stata affatto registrata.
- un classico esempio è rappresentato dalla registrazione del versamento dei modelli F24 dimenticando la registrazione delle paghe mensili
- un altro esempio è la proliferazione di conti simili, che possono essere accorpati in un’unica voce
- un ulteriore esempio è l’esistenza della voce “risultato anno precedente” che è un chiaro segnale che la scrittura di giroconto dell’utile o della perdita è stata dimenticata.
Una volta risolti i principali “svarioni” contabili occorre comunque, sempre e tassativamente, andare a fondo aprendo sottoconto per sottoconto.
Gli step del controllo
Come consiglio di procedere?
Rispettando gli step di una check list, che consiglio di tenere sottomano nella forma preferita (sia che si tratti di un foglio di Excel o di un foglio di carta scritto a penna).
- Controllare che i saldi dei conti correnti (Banca, PayPal, Stripe, Carta di credito, ecc. coincidano al centesimo con quelli riportati negli estratti/lista movimenti forniti dai clienti. È fondamentale che questa operazione preceda tutte le altre in modo che eventuali errori ed omissioni vengano corretti prima di perdere tempo a quadrare i sottoconti inficiati da errore.
- Controllare i partitari clienti e fornitori, in modo da verificare che tutte le fatture attive siano state emesse e che tutte le fatture passive siano state fornite (problema ricorrente con le fatture estere cartacee) e per domandare al cliente se alcune fatture, apparentemente impagate, sono state, in realtà, saldate in contanti o con fondi personali dei soci o dell’amministratore.
- Controllare che tutte le fatture estere siano state regolarmente “autofatturate”, come si dice in gergo.
- Controllare che i protocolli delle fatture di acquisto e di vendita siano in ordine (esiste una funzione apposita in qualsiasi gestionale).
- Controllare (mensilmente o trimestralmente, a seconda del regime IVA del cliente, che i sottoconti IVA acquisti e vendite si azzerino, dopo la scrittura di liquidazione periodica dell’IVA). Controllare che la situazione Debiti/Crediti verso il Fisco e gli Enti previdenziali corrisponda esattamente con quanto rilevabile da cassetto fiscale (capita spesso che gli F24 a zero per compensazioni sfuggano).
- Controllare che la situazione Debiti/Crediti verso il Fisco e gli Enti previdenziali corrisponda esattamente con quanto rilevabile da cassetto fiscale (capita spesso che gli F24 a zero per compensazioni sfuggano).
- Controllare che le voci che normalmente sono collegate a ratei e risconti (abbonamenti, servizi internet, corsi di formazione, assicurazioni, ecc.) siano state registrate correttamente e che la competenza ultrannuale sia stata recepita correttamente dal programma.
- Controllare che i beni ammortizzabili siano stati registrati in modo che gli stessi compaiano nel libro cespiti.
- Controllare che il fornitore sia agganciato al sottoconto corretto. Dove per “corretto” intendo sia che il sottoconto sia quello adatto in base alla natura dell’acquisto o della vendita (capita spesso che il programma proponga, in sede di registrazione della fattura, il sottoconto “merci conto acquisti”, che va ovviamente cambiato se non si tratta di acquisto di merci) sia che il sottoconto sia quello normalmente utilizzato per quel dato fornitore o cliente.
In questo caso è sufficiente che, in sede di verifica di cui al punto 2), si controlli che il sottoconto utilizzato sia sempre il medesimo. Chiaramente ci possono essere casi particolari (ad esempio un fornitore di merce che in un’occasione vende un’attrezzatura) ma si tratta, appunto, di casi particolari.
Conclusioni
Una volta completato questo giro “basic” di controlli (ovviamente ciascuna azienda ha delle peculiarità che possono imporre un controllo ancora più approfondito) il bilancio è pronto per essere consegnato al cliente.
Questo processo non solo garantisce l’accuratezza dei dati contabili, ma rafforza anche la fiducia del cliente nel nostro operato.
Il cliente, a questo punto, dovrà limitarsi a fornire eventuali documenti o informazioni mancanti.
Questo approccio collaborativo permetterà di svolgere un lavoro di pianificazione e strategia fiscale più efficace, oltre a facilitare un’analisi di bilancio dettagliata e precisa.
Con questo articolo spero di essere stato chiaro ed esplicativo e di avervi tolto ogni dubbio circa il modo di procedere per ottenere il risultato migliore.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che collaborare con successo nel mio Studio richiede una combinazione di caratteristiche personali, conoscenze tecniche, motivazione, capacità di autogestione e grande capacità di collaborazione.
Se pensi di avere queste caratteristiche, non esitare a propormi la tua collaborazione.
A questo punto voglio, però, ricordarti che, nel mio Studio anche i non tecnici possono collaborare con noi.
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A presto.