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La storia dello Studio di un commercialista è ricca di aziende che aprono, aziende che chiudono, aziende che si trasformano, aziende che interrompono il mandato e, per mille motivi, cambiano commercialista.
Oggi voglio essere ottimista e proattivo; non mi soffermerò su ciò che deve fare lo Studio che “perde” il cliente, bensì su cosa è opportuno che faccia lo Studio che lo acquisisce (cosa che mi capita spesso 😊 e su cui sono molto ferrato).
Questo articolo nasce dall’esperienza sul campo.
Non ci sono regole precise, non c’è una check list definita dall’Ordine; quindi, ho deciso di scrivere io una check list in modo che tu sappia tutto ciò che dovrai chiedere ad un nuovo cliente per iniziare la collaborazione al meglio e proseguirla al top.
Primo passo: raccogliere le informazioni
È un punto fondamentale, perché serve sia a conoscere il cliente che ad impostare correttamente l’azienda nel programma di contabilità.
Occorre quindi:
- acquisire l’Atto costitutivo e lo Statuto (naturalmente io ragiono in termini di clienti S.r.l., essendo focalizzato su queste realtà)
- acquisire una visura camerale aggiornata
- acquisire i documenti di identità dei soci e dell’amministratore (fondamentale anche per un altro importante aspetto, ossia l’antiriciclaggio) a cui dedicherò un articolo ad hoc.
Secondo passo: le deleghe
Quando si acquisisce un cliente è fondamentale essere immediatamente operativi e, di conseguenza, attivarsi in modo da poter aver accesso:
- al cassetto fatture e corrispettivi
- al cassetto fiscale
Ricordiamoci sempre che lo Stato ci ha semplificato il lavoro grazie alla progressiva telematizzazione delle varie aree e alla fatturazione elettronica, ma se non ci attiviamo con rapidità ad acquisire le deleghe il nostro lavoro non sarà semplificato ma, ahimè, al contrario, estremamente complicato.
Sai come funzionano fatture elettroniche, XML, import, ecc.?
No?
Non ti devi preoccupare.
Scriverò un articolo.
Terzo passo: il bilancio di apertura
È una nota dolente.
Finché il commercialista precedente non ci fa avere lo Stato Patrimoniale al 31.12 con il dettaglio di sottoconti, clienti e fornitori registriamo “alla cieca”.
Quindi, è opportuno insistere per avere questi dati anche a costo di risultare noiosi ed antipatici. L’obbiettivo è quello di arrivare in tempi rapidi ad avere una contabilità perfetta… ed “agganciare” i saldi è fondamentale.
Quarto passo: cominciare a registrare…
Semplice, dirai… si registrano le fatture, l’estratto conto, le paghe se ci sono e la cosa è fatta.
Eh, no…
Ci sono domande che bisogna porsi (e porre) prima di “impiantare” la contabilità, per non fare errori che potrebbero costare il dover cancellare mesi di lavoro e registrare nuovamente tutto daccapo per sistemare.
Quali sono queste domande?
Ecco la panoramica:
| CONTABILITA’ |
| mensile |
| trimestrale |
| REGIME IVA |
| ordinario |
| per cassa |
| UTILI |
| ordinario |
| trasparenza |
| TRASMISSIONE F24 con soli debiti |
| Entratel |
| Presentazione in proprio |
| TRASMISSIONE F24 con debiti e crediti/ a zero |
| Entratel |
| Presentazione in proprio con Fisco web |
| USO AUTO PROPRIA |
| si |
| no |
| CEDOLINO AMMINISTRATORE |
| si |
| no |
| TFM |
| si |
| No |
| COMODATO ABITAZIONE (**) (**) in caso di sede legale S.r.l. presso l’indirizzo di residenza del socio |
| Si |
| No |
Vediamo nel dettaglio:
Contabilità e regime IVA
Innanzitutto, è fondamentale sapere se la liquidazione IVA è mensile o trimestrale e, se trimestrale, verificare con il cliente se versare l’IVA mensilmente può essere una soluzione più vantaggiosa (evitare il versamento di una grossa somma diluendola nei mesi, evitare l’applicazione del 1% di interesse per la liquidazione trimestrale, ecc.).
E’, poi, fondamentale vedere se l’IVA viene liquidata in modo ordinario (differenza tra IVA a debito ed IVA a credito) oppure ha adottato o vuole adottare” il regime per cassa (l’IVA da versare è pari alla differenza tra l’IVA relativa alle fatture incassate nel periodo – mese o trimestre – e l’IVA esposta sulle fatture pagate nel medesimo periodo).
Sono scelte che impattano anche sul versante di una corretta gestione della liquidità.
Aiutare il cliente in questa scelta, all’inizio del rapporto, è molto importante. Ovviamente, deve trattarsi di cliente acquisito a inizio anno, altrimenti la scelta va rinviata all’anno successivo.
Utili
Con il regime di trasparenza gli utili di esercizio vengono imputati direttamente ai soci e tassati in capo a questi. Se il nuovo cliente ha optato, in passato, per il regime della trasparenza occorre saperlo con rapidità per svariati motivi: per tenere sotto controllo la fine del triennio e per valutare se ha senso o meno proseguire con questo regime, per redigere i verbali in modo corretto e, ultimo ma non ultimo, redigere uno schema di pianificazione fiscale adatto al caso di specie.
Trasmissione F24
La gestione delle scadenze è uno degli aspetti spinosi del lavoro di uno Studio di commercialisti.
Sapere se il cliente è solito occuparsi in autonomia delle scadenze, oppure se appartiene alla categoria di chi si sente più tutelato affidando al commercialista anche la trasmissione degli F24, consente di arrivare preparato alla scadenza e gestirla correttamente.
Bisogna prestare particolare attenzione agli F24 che riportano dei crediti e segnalare ai clienti che gestiscono i versamenti in autonomia, che non potranno utilizzare il solito canale internet banking, ma dovranno utilizzare uno strumento particolare messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ossia F24WEB.
Uso auto propria
L’argomento auto è un mondo a sé, a cui non basta dedicare qualche riga di un articolo e neppure un solo articolo.
L’uso dell’auto propria va previsto in un apposito verbale, occorre far presente al cliente che, se fa intestare le fatture (carburanti, manutenzione telepass) alla S.r.l., costo ed IVA saranno indetraibili e fornire altre informazioni che consentiranno di non far perdere al cliente neppure un centesimo in termini di risparmio fiscale.
Cedolino amministratore e TFM (trattamento di fine mandato)
Anche a questi argomenti, così come per l’uso dell’auto propria, occorre prestare massima attenzione, perché vi sono regole che bisogna rispettare in modo ferreo, in modo da non mettere a repentaglio la deducibilità dei costi.
Per poter subentrare nella gestione di un cedolino, inoltre, occorre acquisire rapidamente informazioni dal precedente consulente.
Comodato abitazione
Chi ospita la S.r.l. in casa propria è logico che possa volere un rimborso delle spese da questo ospite.
Operazione che potrebbe avere margini di convenienza, oppure muovere importi talmente irrisori che la gestione (registrazione del contratto, rinnovo, ecc.) potrebbe risultare antieconomica.
Se il cliente ha già fatto queste valutazioni in passato, ed ha stipulato un contratto, occorre acquisirlo per registrare correttamente la voce di spesa.
Conclusioni
Come vedi sono molte le cose che bisogna conoscere ed acquisire prima di mettersi alla tastiera e cominciare a registrare.
Per questo sono certo che questa check list ti sarà di grande utilità per riassumere e ripassare (o per conoscere, se non sei un tecnico) tutto ciò che dovrai chiedere ad un nuovo cliente per iniziare e, in seguito proseguire, la collaborazione al meglio.
Ed ora, come sempre, ti ricordo che se vuoi rimanere in contatto con me per sapere quali settori nella mia azienda sono disponibili, e per provare un test di collaborazione, puoi iscriverti al blog compilando il forum qui in basso (cliccando sul pulsante).